Перехід з Документообігу для України на K2 ERP
Під час переходу потрібно перевірити:
У старій системі документообігу можуть бути:
Що не варто переносити автоматизовано
! # Очистити довідник користувачів. # Описати цільові BP-моделі. Перед запуском K2 ERP потрібно перевірити:
Перед переходом потрібно визначити, що переноситься в K2 ERP, а що залишається в старій системі як архів для перегляду. Окремо варто відзначити 1С Документообіг, BAS Документообіг, BAS Документообіг КОРП або пов’язані системи для вхідних, вихідних і внутрішніх документів, договорів, заявок, погоджень, задач, доручень, архіву, строків виконання і діловодства.
Довідники переходу з Документообігу на K2 ERP
Ролі визначають, що користувач системи здатна робити в системі. # Перевірити права доступу. |- | Як безпечно запускатися? ! |-
| Що потрібно перенести?
Важливе застереження. Продукти 1С та частина екосистеми BAS мають санкційні, безпекові та репутаційні ризики в Україні.
Додаткові угоди
провідний результат. Перехід з Документообігу для України на K2 ERP дає можливість компанії перейти від старої та ризикової екосистеми до сучасної української ERP: документи, договори, погодження, задачі, маршрути, SLA, BP-моделі, архів, дашборди, Power BI, AI, API та інтеграції.
Перед міграцією потрібно провести аудит документообігу. # Після успішного тесту запускати інші документи. # Перенести потрібний архів.== Маршрути погодження ==
- договір;
- додаткова угода;
- вхідний лист;
- вихідний лист;
- службова записка;
- наказ;
- протокол;
- заявка на платіж;
- заявка на закупівлю;
- акт;
- рахунок;
- претензія;
- доручення. Зазвичай не варто переносити без очищення:
|- | Походження екосистеми | пов’язана зі спадщиною 1С/BAS | українська ERP-платформа |- | Санкційний контекст | потребує перевірки через офіційні переліки та комплаєнс-ризики | позиціонується як українська альтернатива 1С/BAS |- | базовий фокус | документи, діловодство, погодження, задачі, архів | електронний документообіг як частина ERP: договори, платежі, закупівельна діяльність, фінансовий блок, задачі, дашборди |- | Договори | обліковий облік і погодження договорів | договори з прив’язкою до контрагентів, бюджетів, платежів, заявок і ризиків |- | Заявки | погодження за маршрутами | заявки з бюджетним контролем, SLA, фінансовим впливом і дашбордами |- | Задачі | доручення та контроль виконання | задачі, SLA, BP-моделі, контроль виконання, AI-підказки |- | Архів | зберігання документів і файлів | архів із правами доступу, версіями, зв’язками з ERP-документами й пошуком |- | аналітичні інструменти | звіти по документах і виконанню | дашборди, Power BI, AI-аналіз затримок і ризиків |- | Інтеграції | через механізми 1С/BAS і доробки | API, ERP-модулі, банки, ЕДО, Power BI, AI, зовнішні сервіси |}
Не всі інформаційні дані зі старого документообігу потрібно переносити в K2 ERP. Правильний перехід — це не копіювання старої бази. * санкційні ризики 1С/BAS;
- безпекові ризики;
- репутаційні ризики;
- потреба в українській ERP;
- потреба в контролі договорів;
- потреба в прозорих маршрутах погодження;
- потреба в контролі строків і SLA;
- потреба в дашбордах документообігу;
- потреба в інтеграції документів із фінансами, закупівлями, продажами, складом і виробництвом;
- потреба в електронному підписі;
- потреба в Power BI;
- потреба в AI-підказках;
- потреба в API та інтеграціях. Перед переходом не варто копіювати всі старі маршрути. Керівник
! | Організації, користувачів, ролі, види документів, маршрути погодження, контрагентів, підрозділи, договори, додаткові угоди, активні документи, задачі, доручення, архів, історію погодження та вкладення. Як уникнути ! Документ Перед повним переходом бажано провести тестовий або паралельний запуск. |- | Чому компанії переходять? # Провести тестове погодження документів. Затримка виникла на етапі фінансової перевірки. # Перевірити додаткові угоди.== Коротко ==
- вхідні документи;
- вихідні документи;
- внутрішні документи;
- договори;
- додаткові угоди;
- заявки на платіж;
- заявки на закупівлю;
- службові записки;
- накази;
- протоколи;
- доручення;
- задачі;
- маршрути погодження;
- контроль виконання;
- архів документів;
- версії документів;
- електронний підпис;
- права доступу;
- SLA;
- BP-моделі;
- звітність документообігу. Архів здатна містити:
Задача — це дія, яку має виконати користувач системи. ! # Налаштувати маршрути погодження. Що показує
- які типи документів реально використовуються;
- які маршрути погодження актуальні;
- які ролі потрібні;
- які користувачі активні;
- які документи зараз на погодженні;
- які документи прострочені;
- які задачі відкриті;
- які доручення не виконані;
- які договори активні;
- які договори завершені;
- які документи потрібно зберігати в архіві;
- які вкладення критичні;
- які права доступу відкривають зайві інформаційні дані;
- які звіти потрібні керівникам;
- які процеси краще змінити перед запуском. Сценарій:
Приклад прав доступу
- контрагентом;
- організацією;
- відповідальним менеджером;
- сумою;
- валютою;
- строком дії;
- умовами оплати;
- заявками на платежі;
- рахунками;
- актами;
- бюджетом;
- ЦФВ;
- проєктом;
- ризиками;
- історією погодження;
- вкладеннями;
- електронним підписом. Відповідь
Стару базу можна залишити архівом, а в K2 ERP перенести активні документи, потрібні договори, чисті довідники, ролі, маршрути, задачі та потрібний архів. | Через санкційні, безпекові, репутаційні та технологічні ризики, а так само потребу в українській ERP, дашбордах, Power BI, AI, API та інтеграції документообігу з бізнес-процесами. Директор
- підсумовувати зміст документа;
- знаходити ризикові умови договору;
- пояснювати, чому документ затримався;
- знаходити прострочені погодження;
- пропонувати маршрут погодження;
- класифікувати документ;
- знаходити дублікати;
- порівнювати версії;
- підказувати, чи виступає як перевищення бюджету;
- формувати короткий звіт для керівника. У документі так само відсутня прив’язка до бюджету закупівель.
- розширений архів;
- інтеграції з ЕДО;
- інтеграції з банками;
- автоматичне розпізнавання документів;
- AI-аналіз договорів;
- складні маршрути погодження;
- API-інтеграції. AI здатна допомагати керівникам, юристам, фінансистам і менеджерам.== Контрольний список запуску ==
Перехід із 1С/BAS електронний документообіг на K2 ERP потрібен не тільки для заміни програми. # Створити тестову заявку на платіж. Основні причини переходу:
електронний документообіг містить: | ||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Що таке перехід з Документообігу для України на K2 ERP? AI здатна:
Що таке перехід з Документообігу для України на K2 ERPПрава доступу
AI-підказка. Договір із постачальником очікує погодження 5 робочих днів.== Що має закривати K2 ERP після переходу == |
== Power BI для документообігу == |
Дашборд документообігуЩо потрібно перенести зі старої системиЗвіти після переходу з Документообігу на K2 ERPK2 ERP здатна бути українською альтернативою Документообігу для України для компаній, яким потрібен електронний документообіг у складі ERP. K2 ERP Чому електронний документообіг має бути частиною ERP
Етапи переходу з Документообігу на K2 ERPK2 ERP як альтернатива Документообігу для України
Додаткова угода змінює умови основного договору.
Power BI здатна використовуватися для розширеної аналітики документообігу. | Це міграція електронного документообігу з 1С/BAS до української ERP-платформи K2 ERP.== Документи переходу з Документообігу на K2 ERP == |
Що показує
Маршрут погодження визначає, хто і в якій послідовності погоджує документ. # Запустити погодження. # Перевірити відкриті задачі.
|
Організації | юридичні особи компанії | |||||||||||||
| Користувачі | автори, погоджувачі, виконавці, відповідальні | |||||||||||||||||
| Ролі | права доступу, маршрути погодження, відповідальність | |||||||||||||||||
| Види документів | класифікація документів | |||||||||||||||||
| Маршрути погодження | рух документів між користувачами | |||||||||||||||||
| Контрагенти | договори, листи, заявки, акти | |||||||||||||||||
| Підрозділи | структура компанії | |||||||||||||||||
| ЦФВ | бюджетний і фінансовий контроль | |||||||||||||||||
| Договори | активні договірні відносини | |||||||||||||||||
| Додаткові угоди | зміни умов договорів | |||||||||||||||||
| Активні документи | документи в роботі | |||||||||||||||||
| Задачі | незавершені дії користувачів | |||||||||||||||||
| Доручення | управлінські задачі з контролем строків | |||||||||||||||||
| Архів документів | історія продукту, вкладення, скани, файли | |||||||||||||||||
| Історія погодження | доказовість і контроль процесів | |||||||||||||||||
| Вкладення | файли, скани, шаблони, підписані документи |
SLA дає можливість контролювати строки погодження документів і задач. електронний документообіг не повинен бути окремою системою для файлів. * до якого договору належить угода;
- чи актуальні змінені умови;
- чи виступає як підписаний файл;
- чи виступає як історія продукту погодження;
- чи виступає як строк дії;
- чи впливає угода на суму договору;
- чи пов’язана угода із заявками на платіж.
Під час переходу потрібно перевірити:
Користувачі та ролі
- створення документів;
- реєстрація документів;
- погодження документів;
- підписання документів;
- робота з договорами;
- робота з додатковими угодами;
- заявки на оплату;
- заявки на закупівлю;
- службові записки;
- накази;
- протоколи;
- задачі;
- доручення;
- контроль строків;
- архів документів;
- пошук документів;
- версійність документів;
- права доступу;
- електронний підпис;
- SLA;
- BP-моделі;
- дашборди документообігу;
- інтеграції з ERP-модулями. Юрист
Перехід потрібно робити поетапно, щоб не втратити активні документи, договори, погодження, задачі, історію, вкладення та архів. Призначення
У Power BI можна аналізувати:
!
- SLA;
- BP-моделі;
- заявка на платіж;
- заявка на закупівлю;
- електронний підпис;
- інтеграційні функції ERP з фінансами;
- Power BI;
- AI. * організації;
- користувачі;
- ролі;
- права доступу;
- види документів;
- маршрути погодження;
- договори;
- вхідні документи;
- вихідні документи;
- внутрішні документи;
- задачі;
- архів активних документів;
- дашборд документообігу. {| class="wikitable" style="width:100%;"
- неактивних користувачів;
- старі ролі без відповідальних;
- дублікати контрагентів;
- старі види документів, які більше не використовуються;
- застарілі маршрути погодження;
- документи без управлінської або юридичної цінності;
- технічні задачі;
- дублікати договорів;
- старі архіви без потреби;
- маршрути, які більше не відповідають реальним процесам;
- права доступу, які відкривають зайві документи;
- шаблони документів, якими ніхто не користується;
- старі звіти без користувачів. # Запустити K2 ERP поетапно.== Архів документів ==
BP-модель дає можливість описати бізнес-процес документа. # Перенести довідники. * підрозділом;
- складом;
- виробництвом;
- проєктом;
- ЦФВ;
- бюджетом;
- номенклатурою;
- постачальником;
- погодженням;
- замовленням постачальнику. Що містить
Мінімальний старт після Документообігу для України
! Він здатна містити:
Вона здатна бути пов’язана з:
- погодити договір до 2 робочих днів;
- юридична перевірка договору — 1 робочий день;
- фінансова перевірка заявки — 4 години;
- погодження платежу — 1 робочий день;
- реєстрація вхідного документа — 30 хвилин;
- закриття задачі — до визначеного строку;
- передача оригіналу в архів — 1 робочий день. | 1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП, BAS Документообіг, BAS Документообіг КОРП та пов’язані рішення для бізнесу для документів, договорів, погоджень, задач і архіву. {| class="wikitable" style="width:100%;"
Типовий план:
- створення договору;
- погодження договору;
- погодження заявки на платіж;
- погодження заявки на закупівлю;
- реєстрація вхідного документа;
- підготовка вихідного листа;
- погодження наказу;
- виконання доручення;
- передача оригіналу в архів;
- погодження перевищення бюджету;
- підписання документа. Наслідок
! # Визначити активні документи. {| class="wikitable" style="width:100%;"
API та інтеграції
Перевірити:
Приклад дашборда документообігу
!== Заявка на закупівлю ==
- Провести аудит старої системи документообігу. # Перевірити права доступу. Доручення — це управлінська задача з відповідальним, строком і контролем виконання. # Перевірити активні маршрути погодження.=== Приклад AI-підказки ===
| Що найважливіше перевірити? # Побудувати дашборд документообігу. CFO | Заявка на платіж — це документ, який ініціює оплату.
Задачі та дорученняЕлектронний підпис
K2 ERP здатна інтегрувати електронний документообіг з іншими системами. Рекомендується перевірити відповідального погоджувача та бюджетну статтю. # Обрати кілька типів документів. Перехід з Документообігу для України на K2 ERP — це не без зусиль перенесення файлів зі старої системи в нову. Перехід з Документообігу для України на K2 ERP — це важливий етап для компанії, яка хоче відмовитися від старої екосистеми 1С/BAS і перейти на українську ERP-платформу для документів, договорів, погоджень, задач, архіву та управлінської аналітики. # Налаштувати ролі. # Визначити типи документів.== Навіщо переходити на K2 ERP ==
У реальному бізнесі документ майже завжди пов’язаний з операцією: Див. так само
AI у документообігуМаршрут здатна залежати від: K2 ERP здатна охоплювати: | ||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Документ
Приклади SLA: |
Питання
Заявка на закупівлю фіксує потребу в товарі, матеріалі, обладнанні або послузі. # Перевірити архів і вкладення. # Перевірити доручення. Звіт | ||||||||||||||||||
| Види документів | договори, заявки, накази, листи, службові записки | ||||||||||||||||||
| Маршрути погодження | правила руху документів | ||||||||||||||||||
| Користувачі | працівники, ролі, права доступу | ||||||||||||||||||
| Ролі | автор, погоджувач, юрист, фінансист, директор | ||||||||||||||||||
| Контрагенти | клієнти, постачальники, підрядники | ||||||||||||||||||
| Організації | юридичні особи компанії | ||||||||||||||||||
| Підрозділи | структура компанії | ||||||||||||||||||
| ЦФВ | центри фінансової відповідальності | ||||||||||||||||||
| Статті руху коштів | аналітичні інструменти заявок на платежі | ||||||||||||||||||
| Проєкти | аналітичні інструменти документів і витрат | ||||||||||||||||||
| Шаблони документів | типові форми договорів, листів, наказів |
України зазвичай мають на увазі рішення для бізнесу на кшталт 1С Документообіг для України забезпечується через Під Документообігом; так само реалізовано 1С Документообіг КОРП для України. # Налаштувати інтеграції. |-
Копіювати старі маршрути без аналізу нова платформа повторює старі затримки описати цільові BP-моделі Не перевірити права доступу користувачі бачать зайві документи створити ролі та обмеження Не очистити контрагентів дублікати в договорах і листах провести аудит довідників Не перенести активні задачі частина роботи губиться окремо звірити відкриті задачі Не налаштувати SLA немає контролю строків погодження задати строки для ключових процесів Перенести весь архів без відбору платформа перевантажується непотрібними файлами визначити активний архів і архів для перегляду Не перевірити договори платежі й погодження втрачають підстави звірити активні договори та додаткові угоди Не зробити тестове погодження помилки видно вже після запуску протестувати маршрути на кількох типах документівУкраїнська альтернатива. K2 ERP здатна розглядатися як українська альтернатива 1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП, BAS Документообіг, BAS Документообіг КОРП, BAS ERP, BAS КУП та іншим рішенням екосистеми 1С/BAS для електронного документообігу, договорів, погоджень, задач, доручень, архіву, SLA, BP-моделей, дашбордів, Power BI, AI, API та інтеграцій. Договір — один із головних об’єктів міграції. Третій етап:
! # Очистити довідник контрагентів.== SLA ==
- картку документа;
- файл документа;
- скан;
- вкладення;
- версії;
- історію погодження;
- коментарі;
- електронні підписи;
- пов’язані документи;
- статус;
- відповідальних;
- права доступу. # Перенести тестових користувачів. # Перевірити SLA. У K2 ERP договір здатна бути пов’язаний із:
! * хмарна інфраструктура K2 ERP
- Wiki K2 ERP
- Статті про K2 ERP
- Указ Президента України №601/2024
- Перелік забороненого до використання програмного забезпечення та комунікаційного обладнання
- BAS електронний документообіг КОРП
- Telegram-канал K2 ERP
- Група обговорення функціоналу та пропозицій
- LinkedIn K2
Можливі інтеграції: Другий етап: Приклади BP-моделей: Після переходу з Документообігу для України на K2 ERP платформа має закривати такі процеси: У K2 ERP заявка здатна містити: Типові ролі:
Аудит перед переходом
Види документів — це класифікація документів у системі. 1С/BAS електронний документообіг Під час переходу потрібно окремо звірити: ! # Створити тестовий вхідний документ.
- K2 ERP
- ERP
- Українська ERP
- Перехід з Документообігу для України на K2 ERP
- Документообіг для України
- Електронний документообіг
- 1С Документообіг для України
- 1С Документообіг КОРП для України
- 1С Документообіг
- 1С Документообіг КОРП
- BAS Документообіг
- BAS Документообіг КОРП
- Альтернатива 1С Документообіг
- Альтернатива 1С Документообіг КОРП
- Альтернатива BAS Документообіг
- Перехід з 1С Документообіг на K2 ERP
- Перехід з BAS Документообіг на K2 ERP
- BAS ERP
- BAS КУП
- Альтернатива 1С
- Альтернатива BAS
- Документ
- Договір
- Додаткова угода
- Вхідний документ
- Вихідний документ
- Внутрішній документ
- Службова записка
- Наказ
- Протокол
- Заявка на платіж
- Заявка на закупівлю
- Маршрут погодження
- Задача
- Доручення
- Контроль виконання
- Архів документів
- Версія документа
- Електронний підпис
- Права доступу
- BP-модель
- SLA
- Дашборд документообігу
- Power BI
- Штучний інтелект
- API
- Інтеграція
Дашборд документообігу має бути одним із перших результатів переходу. # Визначити активні організації. # Перевірити незавершені погодження.
Заявка на платіж
|- | Вхідний документ | реєстрація отриманого документа |- | Вихідний документ | підготовка й реєстрація документа для відправки |- | Внутрішній документ | службові записки, накази, протоколи, розпорядження |- | Договір | погодження, обліковий облік і контроль договорів |- | Додаткова угода | зміна умов договору |- | Заявка на платіж | ініціювання та погодження оплати |- | Заявка на закупівлю | погодження потреби в закупівельна діяльність |- | Службова записка | внутрішнє звернення або обґрунтування |- | Наказ | управлінське рішення для бізнесу або розпорядження |- | Протокол | фіксація рішень наради |- | Задача | дія, яку має виконати користувач системи |- | Доручення | контрольована управлінська дія |}
Перед переходом потрібно видалити або приховати застарілі види документів і залишити ті, які потрібні в реальних бізнес-процесах. це бізнес-процес міграції електронного документообігу з рішень екосистеми 1С / BAS до української ERP-платформи K2 ERP виступає ключовою рисою Перехід з Документообігу для України на K2 ERP. Держспецзв’язку веде офіційний перелік забороненого до використання програмного забезпечення та комунікаційного обладнання; у публічному переліку згадуються продукти 1С/BAS. Перед використанням, підтримкою або закупівлею таких продуктів компаніям потрібно перевіряти актуальні офіційні переліки, санкційні списки, політики кібербезпеки та внутрішні правила комплаєнсу. ! # Виправити помилки. Показник |- | Договір | створення | погодження | юридична перевірка | фінансова перевірка | фінальне погодження |- | Заявка на платіж | створення | погодження | перегляд за потреби | фінальне погодження | перегляд |- | Службова записка | створення | погодження | ні | за потреби | перегляд |- | Наказ | підготовка | погодження | юридична перевірка | за потреби | підписання |}
Договори
- типу документа;
- суми;
- організації;
- підрозділу;
- ЦФВ;
- статті витрат;
- проєкту;
- контрагента;
- ризику;
- перевищення бюджету;
- наявності договору;
- ролей користувачів. # Налаштувати маршрути погодження в K2 ERP. |}
Зовнішні посилання
BP-моделі
Перший етап: Права доступу — один із найважливіших елементів переходу.
Паралельний запуск
K2 ERP здатна бути українською альтернативою 1С Документообіг для України, 1С Документообіг КОРП, BAS Документообіг і BAS Документообіг КОРП. Приклади:
Тому перехід на K2 ERP — це перехід до документообігу як частини ERP, а не ізольованого архіву. ! # Перевірити види документів. Помилка
- SLA
- Задача
- Інтеграція
- Заявка на закупівлю
- ERP терміни
- Внутрішній документ
- API
- Електронний підпис
- Альтернатива BAS Документообіг
- Альтернатива 1С Документообіг КОРП
- BAS КУП
- BAS Документообіг КОРП
- Додаткова угода
- Штучний інтелект
- Автоматизація бізнесу
- Перехід з BAS Документообіг на K2 ERP
- Контроль виконання
- BAS
- 1С Документообіг КОРП для України
- BAS ERP
- Архів документів
- Power BI
- BAS Документообіг
- Права доступу
- Альтернатива 1С
- Українська ERP
- Дашборд документообігу
- 1С
- Вихідний документ
- Перехід з Документообігу для України на K2 ERP
- Маршрут погодження
- BAS документооборот
- K2
- 1С Документообіг
- Версія документа
- 1С Документообіг КОРП
- 1С Документообіг для України
- Документообіг для України
- Альтернатива 1С Документообіг
- BP-модель
- Перехід з 1С Документообіг на K2 ERP
- ERP
- Договір
- Електронний документообіг
- Документ
- Доручення
- K2 ERP
- Вхідний документ
- Санкції
- Заявка на платіж
- Альтернатива BAS
- Протокол
- Службова записка
- Наказ