Архів документів

автоматизація процесів архіву документів

! Архів потрібно періодично перевіряти. Статус

"number": "15/2026", Етапи: Power BI здатна аналізувати стан архіву. # Документ передано в архів.</syntaxhighlight>

Архів і API

До архіву первинних документів можуть входити:

• контрагента;
• договору;
• замовлення;
• реалізації;
• закупівельна діяльність;
• рахунку;
• акта;
• накладної;
• платежу;
• працівника;
• проєкту;
• складу;
• виробничого замовлення;
• рекламації;
• заявки;
• задачі. # виступає як процедура знищення. Бо фраза “документ сам зник” звучить переконливо тільки в казках про офісну нечисть. ! Погано:

• працівників;
• клієнтів;
• контактних осіб;
• підрядників;
• фізичних осіб-підприємців;
• отримувачів доставки;
• підзвітних осіб. # Розробити структуру архіву.== Помилка: скани виступає як, але оригінали не контролюються ==

Приклад метаданих: договір_новий.docx |- | Договір №15 | Так | Шафа 1, папка Договори 2026 | Юрист |- | Акт №45 | Ні | Очікується від клієнта | Менеджер продажів |} Електронний акт → платформа ЕДО <div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;"> читабельною; повною; не обрізаною; з усіма сторінками; з підписами; з печатками, якщо виступає як; з правильною назвою; прив’язаною до картки документа; захищеною від несанкціонованих змін.</syntaxhighlight> ↓ Приклад: Скан-копії документів "document_id": "DOC-2026-000125",	! # виступає як резервне копіювання. Повернути до
Що це? ↓ Хто має право доступу? Оригінал мав бути в архіві. # Фізично знищити документи без витоку даних. ├── Нове	Приклад структури: Паперовий архів
Паперовий архів	Фізичне зберігання оригіналів у папках, коробках, шафах або архівному приміщенні	Папки з договорами за роками
Електронний архів	Зберігання документів у цифровому вигляді	PDF, XML, скан-копії, електронні підписи
Змішаний архів	Частина документів паперова, частина електронна	Оригінал договору в шафі, скан у ERP
Оперативний архів	Документи, які часто використовуються	Поточні договори, акти за місяць
Довгостроковий архів	Документи для тривалого зберігання	Кадрові документи, фінансова формування звітів
Юридичний архів	Документи для юридичного захисту	Договори, претензії, судові документи
Кадровий архів	Документи працівників	Накази, трудові договори, особові справи

</syntaxhighlight>

Це оптимізує:

В електронному архіві можуть зберігатися:

• у папках;
• у коробках;
• у шафах;
• у сейфах;
• у архівній кімнаті;
• у спеціалізованому архівному сховищі;
• у зовнішнього архівного провайдера. "storage_location": "CABINET-2/SHELF-4/FOLDER-SUP-2026",

• номером документа;
• датою;
• контрагентом;
• договором;
• сумою;
• типом документа;
• відповідальним;
• статусом;
• періодом;
• проєктом;
• організацією;
• підрозділом;
• ключовими словами;
• штрихкодом;
• QR-кодом;
• пов’язаною операцією.</syntaxhighlight>

Статуси документів в архіві

</syntaxhighlight>

Інвентаризація архіву

Електронний архів не означає “скинули все на Google Drive у папку Документи”. Кадровий архів особливо чутливий, бо містить персональні інформаційні дані. # Прив’язати документи до контрагентів і операцій. |-

Документів в архіві 125 000 Без скан-копії 3 200 Без оригіналу 850 Прострочено повернення оригіналу 74 Документи на підписі понад 10 днів 126

До якого договору або операції він належить? Приклад:

Зовнішні посилання

Якщо відповідального немає, архів оперативно перетворюється на “усі трохи відповідають, але ніхто конкретно”. Він здатна мати: Акт / накладна Документи можуть прив’язуватися до: Документ: Акт №45 від 15.05.2026

• кількість документів;
• документи без скан-копій;
• документи без оригіналів;
• документи на підписі;
• прострочене повернення оригіналів;
• документи за типами;
• документи за відповідальними;
• документи з завершеним строком зберігання;
• документи, готові до знищення;
• активні договори;
• договори без додатків;
• документи з помилками метаданих. # Запустити регулярний контроль. Відповідальний підрозділ

- чи правильно вказано місце зберігання; Приклад:

 "has_original": true,
Приклад пошуку:
автоматизація процесів оптимізує:
|-
| DOC
| Документ
|-
| 2026
| Рік
|-
| CONTRACT
| Тип документа
|-
| SUP
| Постачальник
|-
| 00015
| Порядковий номер
|}

Електронний документ не потрібно друкувати “для надійності”, якщо законодавство і внутрішні правила дозволяють використовувати електронну форму. # Оригінал отримано, якщо потрібен. # Налаштувати права доступу. Це здатна бути початком, але не архівом. ↓
|-
| Первинні документи
| Кілька років або довше залежно від вимог
| Потрібні для обліку і перевірок
|-
| Договори
| Строк дії + період після завершення
| критично для спорів і звірок
|-
| Кадрові документи
| Часто мають довгострокове зберігання
| Містять інформаційні дані про трудові відносини
|-
| Фінансова формування звітів
| Визначається правилами обліку
| Потрібна для аудиту і контролю
|-
| Внутрішні регламенти
| До заміни + архів версій
| Потрібні для історії правил
|}

Інша крайність — видалення без правил. Приклад строку
Метадані — це описові поля документа: тип, номер, дата, контрагент, договір, статус, відповідальний, строк зберігання, місце оригіналу. "date": "2026-05-15",
 ]
Строк залежить від:

Корисні дашборди: Права доступу мають залежати від ролі. # Навчити користувачів. # Провести інвентаризацію. Пошук і використання

== Строки зберігання документів ==
! Доступ
Оригінал договору → паперова папка в юридичному архіві
'''Електронний документ''' — це документ, створений і підписаний в електронному вигляді. Схема:
Електронний архів має структуру, метадані, права доступу, пошук, статуси, audit log, зв’язок із бізнес-операціями і контроль строків зберігання. # Документ перевірено. # Місце зберігання зафіксовано. Приклад JSON картки документа:
! Доступ до нього має бути обмежений. Відповідь

* ERP;
* CRM;
* HRM;
* ЕДО;
* банківські сервіси;
* WMS;
* системи електронного підпису;
* поштові сервіси;
* портали клієнтів;
* BI-системи;
* юридичні системи. Його головне задача — забезпечити швидкий доступ до потрібного документа, підтвердити господарські операції, захистити компанію під час перевірок, спорів, аудитів, судових процесів, звірок із контрагентами та внутрішнього контролю. Знищення має бути контрольованим:
 ↓

Архів документів потрібен не тільки “щоб щось десь лежало”. Коментар
[[Категорія:Електронний архів]]

Архів договорів має зберігати:

 ├── Дуже важливе

* хто створив документ;
* хто завантажив файл;
* хто змінив метадані;
* хто переглянув документ;
* хто скачав документ;
* хто видав оригінал;
* хто повернув оригінал;
* хто змінив права доступу;
* хто видалив файл;
* хто змінив статус;
* хто передав документ в архів;
* хто знищив документ;
* хто експортував архів. Приклад

 │ │ └── Постачальники

* чи отримано оригінал;
* дату отримання;
* хто отримав;
* де зберігається;
* кому передано;
* чи повернуто;
* чи виступає як скан-копія;
* чи підписані всі сторони;
* чи виступає як печатка, якщо застосовується для;
* чи виступає як електронний підпис.

Приклади D:\Документи Архів відповідає на питання: Чи потрібно зберігати паперові оригінали, якщо виступає як скан? договори; додаткові угоди; рахунки; акти; видаткові накладні; прибуткові накладні; ТТН; податкові накладні; банківські документи; кадрові документи; накази; довіреності; акти звірки; первинні документи; технічні задача; сертифікати; листування; претензії; рекламації; документи постачальників; документи покупців; внутрішні регламенти. |-	Чернетка	Документ ще не завершений
На погодженні	Очікує погодження
На підписі	Очікує підписання
Підписано	Документ підписаний сторонами
Діючий	Документ чинний
Завершений	Строк дії або операційна дія завершені
Архівний	Документ передано в архів
Прострочено повернення оригіналу	Оригінал ще не отримано
Втрачено	Документ не знайдено
Знищено	Документ знищено за актом після завершення строку зберігання

договір_фінал.docx

! ↓ Працівник сканує QR-код — ERP відкриває картку акта. Приклад:

Первинні документи мають бути пов’язані з операціями в ERP:

Щоб документ можна було оперативно знайти, йому потрібні метадані. ↓

Приклад картки договору:

Бухгалтер	Первинні документи, фінансові документи, акти звірки
Юрист	Договори, претензії, судові документи
HR	Кадрові документи
Менеджер продажів	Документи своїх клієнтів
Закупівельник	Документи своїх постачальників
Керівник	Документи свого підрозділу або аналітичні інструменти
Директор	Повний або розширений доступ
Зовнішній аудитор	Тимчасовий обмежений доступ

}

Приклад:

== Коротко == Закон офісного архіву функціонує жорстоко. ↓

QR-код: DOC-2026-ACT-00045

Потрібно фіксувати:

Реалізація

Краще:

Архів

* договорів;
* технічних завдань;
* актів;
* листування;
* специфікацій;
* інструкцій;
* протоколів;
* юридичних документів. Можливі принципи структурування:
Документ прив’язано до договору і контрагента
! На практиці компанії часто використовують змішаний архів. │ ├── Первинні документи

[[Категорія:API]]

Він здатна бути організований:

[[Категорія:BI]]
! # Описати поточні місця зберігання. Скан-копія має бути:

Погана ситуація:

<syntaxhighlight lang="text">

Файл із назвою `scan_001_final2.pdf` без метаданих — це не документ в архіві, а загадка для майбутніх поколінь. Оплата
Скан договору → картка договору в ERP
Це не архів.[[Категорія:Скан-копії]]

== Нумерація і кодування архіву ==
[[Категорія:Електронний підпис]]
Краще:
— це не версійність. Документи можна маркувати штрихкодами або QR-кодами. # виступає як пошук. # Зафіксувати факт у системі.== Оригінали документів ==

* контролю платежів;
* аудиту;
* звірок;
* податкових перевірок;
* судових спорів;
* фінансового аналізу.<syntaxhighlight lang="text">

* швидкий пошук;
* доступ із різних місць;
* фільтри;
* права доступу;
* історія продукту змін;
* резервне копіювання;
* зв’язок із ERP;
* зв’язок із договорами;
* зв’язок із первинними документами;
* менше паперового хаосу.[[Категорія:Юридичні документи]]

== Електронний документ ==
Створення документа
== Штрихкодування документів ==

Для паперового архіву можна використовувати коди папок:

Чи виступає як електронна копія? Тип документів

<syntaxhighlight lang="text">

== Види архівів документів ==

* хто приймає документи;
* хто перевіряє метадані;
* хто контролює оригінали;
* хто видає документи;
* хто проводить інвентаризацію;
* хто відповідає за строки зберігання;
* хто погоджує знищення;
* хто адмініструє права.

* за роками;
* за типами документів;
* за контрагентами;
* за договорами;
* за підрозділами;
* за проєктами;
* за організаціями;
* за строками зберігання;
* за статусами;
* за архівними справами;
* за відповідальними. |-
| Найкраща практика
| ERP/ЕДО, структурований електронний архів, audit log, резервне копіювання і регулярна інвентаризація. # виступає як строки зберігання. Документи можуть мати кілька версій. Якщо документ підписаний електронно, паперовий оригінал здатна бути не потрібен. Документ старий, видалимо. Відповідальний

== Архів і резервне копіювання ==

Платіж → банківська виписка в ERP

[[Категорія:K2 ERP]]

== Впровадження архіву документів ==

[[Категорія:Audit log]]

Інвентаризація архіву перевіряє:

Чи виступає як оригінал?== Архів і Power BI ==

Погоджено
Для багатьох документів критично знати, чи виступає як оригінал.== Архів фінансових документів ==

{
Потрібно описати типи документів, структуру, відповідальних, метадані, строки зберігання, права доступу, бізнес-процес передачі в архів і зв’язок із ERP або системою документообігу. # виступає як метадані. Але OCR не замінює правильні метадані: якщо документ погано відсканований, платформа здатна “не побачити” важливий текст. Поле

* який документ видано;
* кому;
* коли;
* для чого;
* очікувану дату повернення;
* фактичну дату повернення;
* стан документа;
* відповідального. Приклад:
|-
| Документи зберігаються хаотично
| Немає структури
| Неможливо оперативно знайти
|-
| Немає метаданих
| Файли без зусиль завантажують
| Пошук функціонує погано
|-
| Немає контролю оригіналів
| Не фіксують місце зберігання
| Оригінали губляться
|-
| Усі мають доступ до всього
| Немає прав доступу
| Ризик витоку даних
|-
| Немає audit log
| Не фіксують дії
| Незрозуміло, хто змінив або видалив документ
|-
| Погані скан-копії
| Немає стандарту сканування
| Документ важко використовувати
|-
| Немає строків зберігання
| Не визначена політика
| Документи зберігаються вічно або знищуються зарано
|-
| Немає резервного копіювання
| Покладаються на один диск
| Ризик втрати архіву
|}

! ! ! Це цифровий горище. Статус

== Висновок ==
=== Навіщо потрібен audit log в архіві? ===
== Повнотекстовий пошук ==

Шукати можна за:

- чи всі додаткові угоди додані. |-
| Головні об’єкти
| Договори, акти, накладні, рахунки, ТТН, кадрові, фінансові й первинні документи. ├── Різне

Архів здатна містити персональні інформаційні дані:
Архів має бути не “місцем, куди щось складають”, а системою: структура, метадані, статуси, строки зберігання, права доступу, audit log, резервні копії, контроль оригіналів, інтеграційні функції ERP з ERP і електронним документообігом.[[Категорія:Архів документів]]

{| class="wikitable" style="width:100%;"
Статус “Підписано” → оригінал отримано → скан додано → місце зберігання: Шафа 2, папка 2026-ПОСТ → статус “Архівний”. Наслідок

Зберігати всі документи безстроково здається безпечним, але створює проблеми:

* проєкт договору;
* погоджена реліз системи;
* реліз системи з правками юриста;
* підписана реліз системи;
* додаткова угода;
* оновлена редакція;
* архівна реліз системи.<div style="border:3px solid #1565c0; background:#e3f2fd; padding:14px; margin:16px 0;">
! # Налаштувати електронний архів або ERP. # Визначити метадані. Питання

Проблеми:

! ↓
 ├── Важливе

[[Категорія:JSON]]

* фіксувати наявність оригіналу;
* вказувати місце зберігання;
* вести журнал видачі;
* проводити інвентаризацію;
* призначити відповідального. # Налаштувати контроль оригіналів. Приклади інтеграцій:

користувач системи має бачити тільки ті документи, які потрібні йому для роботи. Приклади:

== Див. так само ==

Архів первинних документів

Архів документів — це важлива частина керування компанією, бухгалтерією, фінансами, юридичними процесами, HR, закупівлями, продажами і документообігом. Це не командна прозорість, це ризик. * договір;

• додаткові угоди;
• специфікації;
• протоколи розбіжностей;
• листування;
• додатки;
• скан-копії;
• електронні підписи;
• строки дії;
• відповідальних;
• статуси;
• оригінали;
• умови оплати;
• умови поставки;
• пов’язані документи. * Електронний документообіг
• Документообіг
• Первинні документи
• Договір
• Акт звірки
• Рахунок
• ТТН
• Банківська виписка
• Кадровий облік
• Зарплата
• Дебіторська заборгованість
• Кредиторська заборгованість
• ERP
• K2 ERP
• K2 Cloud ERP
• Power BI
• BI система
• API
• Інтеграція через JSON
• Audit log
• Права доступу в ERP
• Українське програмне забезпечення

↓

• Сайт K2 ERP
• Wiki K2 ERP
• K2 Cloud ERP

Який строк зберігання? Електронний архів потребує резервного копіювання. Коли документ можна знищити? Надсилання контрагенту Первинні документи підтверджують господарські операції. Місце зберігання Архів здатна містити: Документи за період, строк зберігання яких завершився, включені до акта знищення №3 від 20.05.2026. # Документ створено. Архів документів

Чим електронний архів відрізняється від папки з файлами?

SEO title: Архів документів — електронний архів, паперові документи, ERP, ЕДО, пошук, права доступу і зберігання

SEO keywords: архів документів, електронний архів документів, паперовий архів, зберігання документів, ERP, K2 ERP, електронний документообіг, ЕДО, первинні документи, договори, акти, накладні, права доступу, audit log

</noinclude>
 {{SEO
Шаблон для службового SEO-опису сторінки. 

}}

Погана скан-копія:

• PDF-файли;
• XML-документи;
• скан-копії;
• фото документів;
• електронні документи з підписом;
• вкладення до договорів;
• службові записки;
• листування;
• версії документів;
• метадані;
• історія продукту погодження;
• audit log. Поле

• регулярність backup;
• місце зберігання копій;
• шифрування;
• контроль доступу;
• тест відновлення;
• захист від видалення;
• захист від вірусів;
• журнал змін;
• аварійне відновлення;
• відповідальних. # Визначити відповідальних. договір_новий_2.docx

Типові помилки в архіві документів

* зберігання файлів;
* картки документів;
* метадані;
* зв’язок із договорами;
* зв’язок із контрагентами;
* зв’язок із первинними документами;
* скан-копії;
* електронні документи;
* статуси;
* погодження;
* контроль оригіналів;
* місце зберігання паперового документа;
* права доступу;
* audit log;
* пошук;
* API;
* інтеграційні функції ERP з ЕДО;
* Power BI-аналітика.</div>

== Чек-лист якісного архіву документів ==

<syntaxhighlight lang="json">

Кадровий архів і документи з персональними даними не мають лежати “у всіх на диску”. ! Значення

Приклад:

* оперативно знаходити документи;
* контролювати оригінали;
* зберігати скани;
* контролювати строки зберігання;
* обмежувати доступ;
* вести audit log;
* зв’язувати документи з ERP-операціями;
* запускати погодження;
* отримувати документи з ЕДО;
* формувати архівні справи;
* контролювати видачу документів;
* готувати документи до перевірок;
* будувати аналітику. | платформа зберігання, пошуку, контролю і захисту документів. BOX-2026-ACCOUNTS-003

Папка з файлами:

 │ ├── Договори

# Перевірити строк зберігання. Це подарунок для того, хто знайде чужі документи. Якщо папки не структуровані, потрібний акт здатна шукатися довше, ніж колись погоджувався сам договір. # Оцифрувати критичні документи. Частина
<syntaxhighlight lang="text">
через Скан-копія користувачі можуть оперативно переглянути документ без фізичного пошуку оригіналу. {| class="wikitable" style="width:100%;"

== Змішаний архів ==

'''Електронний архів документів''' — це цифрова платформа зберігання документів. Перевірити всі договори постачальників за 2025 рік:

ERP або архівна платформа має фіксувати:

== Електронний архів ==

* наявність документів;
* відповідність опису;
* наявність оригіналів;
* правильність місця зберігання;
* стан документів;
* строки зберігання;
* документи, видані з архіву;
* документи, які можна знищити;
* відсутні документи;
* дублікати. # виступає як контроль оригіналів.== Архів проєктних документів ==

== Audit log архіву документів ==
DOC-2026-CONTRACT-SUP-00015

Архів має мати зрозумілу структуру. │ ├── Кадрові документи Розмите фото документа під кутом, без останньої сторінки і з пальцем у кадрі. Тип документа

Тип документа Договір Номер №15/2026 Дата 15.05.2026 Контрагент ТОВ “Постачальник” Організація ТОВ “компанія-користувач” Договір Договір поставки Статус Підписано Відповідальний Іваненко Строк зберігання 3 роки / 5 років / 10 років / постійно Наявність оригіналу Так Місце оригіналу Шафа 2, полиця 4, папка 2026-ПОСТ Хороший архів має забезпечувати швидкий пошук. │ │ ├── Покупці ↓ Конкретні строки зберігання потрібно визначати за чинним законодавством і внутрішньою політикою компанії. Потрібно врахувати:

} └── 2025 Скан або електронний файл додано	Хороший архів дає можливість оперативно знайти потрібний документ, підтвердити операцію, пройти перевірку, захистити компанію в спорі, контролювати оригінали, зберігати електронні документи і не залежати від пам’яті окремих працівників. Показник В ERP архів документів має бути пов’язаний з бізнес-операціями. Змішаний архів потребує особливої дисципліни, бо потрібно чітко знати: Документ, видалений зарано, здатна дуже знадобитися саме через тиждень. ! # Метадані заповнено. # Погодити з відповідальними. Резервна копія, яку ніхто ніколи не перевіряв, — це не backup, а оптимістична легенда. Тільки нервів з’їдає більше.== Помилка: папка “Документи” як архів == </syntaxhighlight> незрозуміло, що де лежить; немає відповідальних; немає статусів; немає прав; немає строків зберігання; немає зв’язку з ERP; немає audit log; ніхто не знає, яка реліз системи актуальна. Це платформа, де зрозуміло: який документ зберігається, де він лежить, хто має доступ, який строк зберігання, яка реліз системи актуальна, чи виступає як підпис, чи виступає як оригінал і як оперативно його знайти. # виступає як процедура видачі документів. # виступає як відповідальні. # виступає як статуси документів. # виступає як зв’язок із ERP. Audit log потрібен, щоб у разі проблеми було видно, що саме сталося. Якщо погоджували — архів має це пам’ятати краще за менеджера. Помилка: немає відповідального за архів - чи виступає як скан; Це означає: коробка 2026 року з бухгалтерськими документами, номер 003. # виступає як інвентаризація архіву.== Які документи зберігати в архіві == Проблема паперового архіву — пошук. Роль Місце зберігання зафіксовано "file_type": "pdf", - чи виступає як оригінал; Типові питання оперативно відкривати картку документа; прив’язувати паперовий оригінал до ERP; контролювати передачу документів; проводити інвентаризацію архіву; знаходити папки; зменшувати ручні помилки. Це цифрова шафа без підписів на полицях. # Оформити акт знищення. # виступає як інтеграційні функції ERP з ЕДО, якщо потрібно. * яка реліз системи актуальна; хто її погодив; коли її створено; що змінилося; чи виступає як підпис; чи попередня реліз системи втратила чинність. Головне. Архів документів — це не складський облік папок і не папка “Різне” на диску. Приклад: Потрібно контролювати: особові справи; заяви; накази; трудові договори; посадові інструкції; табелі; документи про відпустки; лікарняні; документи про відрядження; документи про навчання; атестації; оцінка персоналу; документи про звільнення. функції ERP: права доступу; мету обробки; строки зберігання; захист файлів; передачу третім особам; видалення або знищення; журнал доступу; резервні копії; політику конфіденційності.</syntaxhighlight> швидкого пошуку документів; підтвердження господарських операцій; проходження податкових, фінансових і внутрішніх перевірок; юридичного захисту компанії; роботи з контрагентами; контролю оригіналів; зберігання електронних документів; контролю строків зберігання; зменшення втрат документів; доступу для бухгалтерії, юристів, фінансів, HR, продажів, закупівель; підтримки електронного документообігу; підготовки актів звірки; аудиту; судових спорів; передачі справ між працівниками; зменшення хаосу в папках, пошті та месенджерах. Папка з файлами часто має тільки хаос і надію. Потрібно чітко розуміти: Для чого потрібен архів документів Знайти всі договори, де згадується “пеня 0,1%”. # виступає як скан-копії або електронні документи. # виступає як процедура передачі в архів. |-	Ключовий контроль	Метадані, оригінали, скан-копії, статуси, строки зберігання, права доступу. # Переконатися, що немає спорів, перевірок або судових ризиків. Проста аналогія. електронний документообіг без архіву — це кухня без шаф: наче все виступає як, але знайти кришку від потрібної каструлі можна тільки після нервового археологічного розкопування. це організована платформа зберігання. Тоді архів стає не пиловою кімнатою або файловим звалищем, а надійною частиною керованого бізнес-процесу. Що означає Хто підписав? ├── 2026 PDF, усі сторінки, нормальна якість, правильна назва, прив’язка до договору або операції. Фінансові документи потрібні для: "counterparty": "SUPPLIER_001", безпеки забезпечується через Щоб бачити, хто переглядав, змінював, завантажував, видаляв, видавав або повертав документ. Приклад:	Це критично; так само реалізовано аудиту і розслідування інцидентів. Замовлення Знайти всі акти за контрагентом ТОВ “клієнт ERP” за травень 2026 року, які не мають підписаного оригіналу. рішення для бізнесу:	# виступає як структура архіву. # виступає як права доступу. # Налаштувати audit log. Причина Він корисний для: ↓ ↓ Приклад: ↓ Перевірити строк зберігання → погодити → включити в акт → знищити → зафіксувати. Він здатна бути паперовим, електронним або змішаним. Дата видачі Фінансовий архів здатна містити: Метадані — це описові поля документа.</syntaxhighlight> ↓ │ │ ├── Акти Знищення документів	-	Основні види	Паперовий, електронний, змішаний, оперативний, довгостроковий. Документ "file_name": "contract_15_2026.pdf", "status": "signed", "retention_until": "2031-05-15", Метадані документа Для сканованих документів потрібне розпізнавання тексту. * технічні задача; комерційні пропозиції; кошториси; плани; протоколи зустрічей; акти виконаних робіт; договори; специфікації; листування; зміни вимог; acceptance criteria; документи здачі-приймання; фінансові документи. Документ	class="wikitable" style="width:100%;" Іноді оригінал документа потрібно тимчасово видати. '''Хороший архів документів — це коли договір, акт або накладну можна знайти за хвилину. Що означає Архів документів потрібен для: == Що таке архів документів == ↓ │ │ └── ТТН { Пошук документів Залежить від типу документа, законодавчих вимог, внутрішньої політики і способу підписання. договір_фінал_точно.docx Визначити типи документів. Кому видано ↓ Погодження Для проєктної роботи архів здатна містити:	Це не статус, а прокляття архіву. Скан договору виступає як. Де зберігається документ? # Статус змінено на “Архівний”.== Передача документів в архів == Документ, виданий без журналу, часто переходить у статус “десь у когось”. Розшифрування: ↓ Окремо варто відзначити пошуку, контролю, захисту і використання документів компанії виступає ключовою рисою Архів документів. Приклад Скан-копія корисна, але іноді потрібен оригінал. # Документ підписано. # Скан-копію додано в систему. Якщо документ паперовий — скан не завжди замінює оригінал. ! Це крик про допомогу. Повнотекстовий пошук дає можливість шукати текст усередині документів. |-	Договір	№15 від 15.05.2026
Контрагент	ТОВ “Постачальник”
Тип	Договір поставки
Статус	Діючий
Строк дії	До 31.12.2026
Оригінал	Так
Місце зберігання	Шафа 2, папка Постачальники 2026

Документ здатна мати статус. * сам документ;

• електронні підписи;
• квитанції;
• статуси;
• дату відправлення;
• дату отримання;
• дату підписання;
• версії;
• вкладення;
• історію погодження. "files": [

• акти виконаних робіт;
• акти наданих послуг;
• видаткові накладні;
• прибуткові накладні;
• ТТН;
• рахунки;
• банківські виписки;
• податкові накладні;
• касові документи;
• інвентаризаційні описи;
• акти списання;
• акти браку;
• акти звірки.== Електронний електронний документообіг і архів ==

Архів документів в ERP

↓

Що таке архів документів?

!</syntaxhighlight>

├── Старе

• зростає обсяг архіву;
• важче шукати;
• більші витрати;
• більше ризиків витоку;
• більше персональних даних;
• складніше керувати доступами;
• важче виконувати політики зберігання. |-

| Договір №15 | Юрист | 20.05.2026 | 25.05.2026 | Видано |}

Паперовий архів — це фізичне зберігання документів.== Архів договорів ==

Оригінал == Архів кадрових документів == == Права доступу до архіву == <syntaxhighlight lang="text"> * де оригінал; * де електронна копія; * яка копія актуальна; * чи документ підписаний; * хто відповідає за зберігання; * який статус документа. Друкувати електронний документ тільки для того, щоб покласти в папку — це як роздрукувати сайт і назвати це цифровізацією. # виступає як контроль персональних даних. Насправді він у менеджера, який звільнився два роки тому.=== Що таке метадані документа? === [[Категорія:Первинні документи]] Підписано Audit log має фіксувати: {{DISPLAYTITLE:Архів документів}} Хто переглядав або змінював інформаційні дані? # виступає як audit log. # Визначити строки зберігання. Документ створено в K2 ERP Картка контрагента У сучасній ERP, зокрема в [[K2 ERP]], архів документів має бути пов’язаний із контрагентами, договорами, первинними документами, фінансами, закупівлями, продажами, HR, електронним документообігом, Power BI, API, audit log і правами доступу. Приклад: # виступає як класифікація документів.[[Категорія:Фінансові документи]] == Помилка: видаляють документи без процедури == Етапи впровадження: Принцип: === Як почати впровадження архіву документів? === [[Категорія:Накладні]] ↓ └── Різне_2 [[Категорія:Електронний документообіг]] ! Значення * банківські виписки; * платіжні доручення; * рахунки; * заявки на оплату; * акти звірки; * бюджетні документи; * платіжний календар; * касові документи; * документи по кредитах; * договори фінансування; * податкові документи; * фінансову формування звітів. Значення Документи не можна без зусиль викинути, коли вони “набридли”. │ │ ├── Накладні Оригінал передано в архів "signed": true <syntaxhighlight lang="text"> {| class="wikitable" style="width:100%;" * типу документа; * законодавчих вимог; * податкових правил; * кадрових правил; * внутрішньої політики; * умов договору; * судових або аудиторських ризиків; * галузевих вимог.== Помилка: зберігають усе вічно == ↓ Підписання Хто його створив? |- | базовий ризик | Документ виступає як, але його неможливо знайти або незрозуміло, яка реліз системи актуальна. Кадровий архів містить документи працівників. # Документ погоджено.[[Категорія:K2 Cloud ERP]] [[Категорія:Права доступу]] Підписання контрагентом Краще мати строки зберігання і контрольоване знищення. # Сформувати перелік документів. Поганий архів — це коли всі пам’ятають, що документ “точно був”, але знайти його здатна тільки людина, яка вже три роки як звільнилася.''' │ └── Фінансові документи "type": "contract", Замовлення → Реалізація → Видаткова накладна → ТТН → Оплата → Архів документів [[Категорія:Акти]] Потрібно визначити: } Архівні справи можна кодувати. '''Електронний електронний документообіг''' або ЕДО дає можливість створювати, погоджувати, підписувати, надсилати і зберігати документи в електронному вигляді. Поганий архів: ! Архів ЕДО має зберігати: == Видача документів з архіву == Збереження в електронному архіві Договір №15: Архів документів — це платформа зберігання, пошуку, контролю і захисту документів компанії. Вид архіву Структура архіву документів Приклади: Акт звірки Договори Договори, додаткові угоди, специфікації Юридичний відділ, закупівельна діяльність, продажі та реалізація Первинні документи Акти, накладні, ТТН бухгалтерський обліковий облік, складський облік Фінансові документи Рахунки, банківські виписки, акти звірки фінансовий блок, бухгалтерський обліковий облік Кадрові документи Накази, заяви, трудові договори HR, кадрова служба Закупівельні документи Замовлення постачальникам, рахунки, комерційні пропозиції закупівельна діяльність Продажні документи Замовлення покупців, рахунки, акти, накладні продажі та реалізація, бухгалтерський обліковий облік Складські документи Прибуткові, видаткові, інвентаризаційні документи складський облік, WMS Юридичні документи Претензії, позови, рішення для бізнесу, листування Юристи Архів документів здатна інтегруватися з іншими системами через API. Проєктний архів корисний, коли клієнт ERP через пів року каже: “Ми такого не погоджували”. Помилка * електронний підпис; * часову мітку; * XML-структуру; * PDF-візуалізацію; * ідентифікатор документа; * статус доставки; * статус підписання; * історію погодження; * підтвердження отримання. '''Архів документів''' — це впорядковане місце або платформа для довгострокового і оперативного зберігання документів.== Архів і персональні інформаційні дані == Документ, який неможливо знайти, у потрібний момент поводиться майже як документ, якого немає. # Налаштувати резервне копіювання.[[Категорія:Строки зберігання документів]] <syntaxhighlight lang="text"> ! </syntaxhighlight> Документи мають різні строки зберігання. Договір Документ доступний для пошуку Приклад управлінської таблиці: конкурентні переваги електронного архіву:

Архів здатна бути паперовим, електронним або змішаним: частина документів зберігається у фізичних папках, частина — у вигляді електронних файлів, скан-копій або документів з електронним підписом.== Архів документів у K2 ERP == <syntaxhighlight lang="text"> Паперовий архів важливий, якщо компанія-користувач зберігає оригінали документів: У K2 ERP архів документів здатна бути частиною ERP, документообігу, фінансів, закупівель, продажів, HR, складу, виробництва і Power BI-аналітики. Викинути папки в смітник — це не знищення архіву.<syntaxhighlight lang="text"> договорів; актів; накладних; кадрових документів; довіреностей; первинних документів; судових документів.== Версії документів == договір.docx бізнес-процес передачі документів в архів має бути формалізований. {| class="wikitable" style="width:100%;" Приклад процесу: