Задачі менеджерів
Контроль оплати
! |- | Чи можна створювати задачі автоматизовано? У коментарях можна фіксувати:
- не губити клієнтів;
- контролювати наступні дії;
- бачити відповідальних;
- контролювати строки;
- зменшувати хаос у комунікаціях;
- підвищувати дисципліну менеджерів;
- фіксувати історію роботи;
- створювати прозорість для керівника;
- цифровізувати повторювані дії;
- аналізувати ефективність команди;
- пов’язувати роботу з клієнтами, угодами й документами. Не всі задачі однаково важливі. |-
| Для чого потрібні задачі?== Делегування задач == як приклад, після створення нового ліда CRM здатна автоматизовано створити задачу менеджеру: “Зв’язатися з клієнтом протягом 15 хвилин”. # Менеджер виконує дію. # Призначений відповідальний. Приклад
Див. так само
- перевірити оплату рахунку;
- нагадати клієнту про оплату;
- уточнити статус платежу;
- передати інформацію бухгалтерії;
- проконтролювати заборгованість;
- повідомити про прострочення. Задачі роблять систему активним робочим інструментом. * нові ліди;
- прострочені задачі;
- дзвінки;
- зустрічі;
- follow-up;
- підготовку КП;
- контроль оплат;
- відповіді клієнтам;
- внутрішні погодження. ! це робочі доручення, дії або контрольні точки, які створюються; так само реалізовано ERP або іншій бізнес-системі з метою організації щоденної роботи, контролю клієнтів, продажів, заявок, документів, угод, проєктів і бізнес-процесів виступає ключовою рисою менеджерів у CRM забезпечується через Задачі менеджерів. Саме тому задачі менеджерів виступає як одним із базових інструментів CRM та ERP. # Задача закривається. Менеджеру потрібно:
Один із найпоширеніших типів задач — дзвінок. Поле
Зустріч
- контролю роботи;
- планування дня;
- пріоритезації;
- автоматичних нагадувань;
- звітності;
- ескалації;
- оцінки дисципліни. * ліди;
- контакти;
- компанії;
- угоди;
- воронку продажів;
- комунікації;
- дзвінки;
- листи;
- зустрічі;
- комерційні пропозиції;
- повторні контакти.== Задачі та електронний документообіг ==
- менеджер створив замовлення — складський облік отримав задачу зібрати товар;
- рахунок прострочений — менеджер отримав задачу нагадати клієнту;
- договір очікує підпису — юрист отримав задачу перевірити документ;
- заявка клієнта не закрита — відповідальний отримав нагадування;
- товар відвантажено — менеджер отримав задачу уточнити задоволеність клієнта.
Пріоритети задач
У такій задачі критично фіксувати дату, час, учасників і результат зустрічі. |-
Як задачі допомагають керівнику? * клієнт ERP;
як приклад: Так CRM поєднує маркетинг і продажі та реалізація. * комерційна пропозиція;
|
Які бувають задачі менеджерів?== Приклад задачі по комерційній пропозиції ==
як приклад: як приклад: Головне. Задачі менеджерів — це спосіб перетворити хаотичні домовленості, дзвінки, листи й повідомлення в керовану систему дій: хто, що, для кого і до якого терміну має зробити. Пов’язаним об’єктом здатна бути: Якщо задачі не ведуться системно, виникають проблеми: Підготовка комерційної пропозиції — окрема важлива задача. як приклад: Задача по документу дає можливість контролювати його життєвий цикл.Типові помилкиУ CRM задачі допомагають рухати ліди й угоди по воронці продажів. SLA оптимізує зробити якість сервісу вимірюваною. як приклад:
Вони можуть надходити: Внутрішнє погодженняКанбан оптимізує оперативно бачити стан роботи менеджера або команди. * новий лід;
|
Що таке follow-up? # У задачі фіксується результат. Вона здатна включати: Для ефективної роботи із задачами бажано: |
як приклад, один клієнт ERP здатна мати кілька угод:
Суть задачі. Хороша задача відповідає на чотири питання: що потрібно зробити, хто відповідальний, до якого терміну і який результат очікується. У CRM задачі менеджерів зазвичай пов’язані з продажами та клієнтами. Задачі можуть бути такими:
Контроль документа
Задачі менеджерів можуть бути пов’язані з email-розсилками. * контроль роботи менеджерів;
|
Де використовуються задачі?== автоматизація процесів задач в ERP ==
Ескалація потрібна, коли задача не виконується вчасно або має критичне значення. | Щоб не губити клієнтів, контролювати роботу менеджерів, бачити строки, відповідальних, статуси й наступні дії. Коментарі дозволяють зберігати робочу історію.=== Дзвінок клієнту === Задачі та email-розсилкиВони допомагають: Нагадування особливо корисні для follow-up, оплат, зустрічей і задач із конкретним часом. У сервісі й підтримці задачі можуть мати SLA — регламентований строк реакції або виконання. Нагадування допомагають менеджеру не забути про задачу. Для керівника задачі — це спосіб бачити реальну роботу команди. | Конкретна дія, відповідальний, строк виконання, пов’язаний об’єкт, пріоритет, SEO-опис і очікуваний результат. Статуси допомагають зрозуміти, що відбувається із задачею. CRM-задачі допомагають контролювати:
Дисципліна означає: Приклади: Типові помилки в роботі із задачами: |
- | Чим задачі в CRM відрізняються від задач в ERP? Питання
Задачі менеджерів — це основа дисципліни, контролю та автоматизації в сучасній CRM/ERP-системі. До задач можуть прикріплюватися файли. Керівнику потрібна аналітичні інструменти по задачах. критично. Якщо задачі не мають відповідального, строку, статусу й зрозумілого результату, вони оперативно перетворюються на список побажань, який ніхто системно не виконує. Канбан — зручний спосіб візуалізації задач.== Коротко == Задачі менеджерів тісно пов’язані з воронкою продажів. # Погодити з клієнтом. Не всі задачі однаково корисні. як приклад:
Follow-upТипові статуси: Без задач документи часто зависають між відділами. Вони можуть бути пов’язані з: Навіщо потрібні задачі менеджерівяк приклад: |
|---|---|---|---|---|---|---|
Що таке задачі менеджерів? Задачі можуть створюватися після подій:
Керівник або менеджер здатна делегувати задачу іншому працівнику. # Отримати підпис. А сам менеджер здатна щось забути, особливо коли одночасно веде десятки клієнтів і угод.== Ризики без задач == Деякі задачі повторюються регулярно. Ручні задачі важливі, але їх потрібно створювати за єдиними правилами. У CRM та ERP критично не без зусиль створювати задачі, а й контролювати прострочення. * “Поговорити з клієнтом”
конкурентні переваги використання задач
Задачі та воронка продажівEmail або повідомленняЗадачі по угоді допомагають не змішувати різні продажі та реалізація в одну історію. як приклад:
|
Що має бути в якісній задачі? Її рухають конкретні дії менеджера: дзвінки, листи, зустрічі, погодження, нагадування й контроль. У CRM така задача має бути пов’язана з клієнтом, угодою або лідом. # Встановлений строк виконання.
Ручне створення задачОдна з найважливіших можливостей CRM/ERP — автоматичне створення задач. | У CRM, ERP, системах керування проєктами, сервіс-десках, документообігу та бізнес-процесах. критично не перетворювати KPI лише на кількість дій.== SLA та контроль строків == | |||||
| Назва | Підготувати та надіслати КП | |||||
| Пов’язаний об’єкт | Угода: Впровадження CRM | |||||
| Відповідальний | Менеджер | |||||
| Строк | До кінця робочого дня | |||||
| Пріоритет | Звичайний | |||||
| SEO-опис | Підготувати пропозицію на 20 користувачів, погодити знижку 10%, надіслати клієнту | |||||
| Наступна дія | Follow-up через 2 дні після надсилання |
Хороші практики
- дзвінків;
- зустрічей;
- демонстрацій;
- дедлайнів;
- нагадувань;
- повторюваних задач;
- планування тижня. * підготувати документ;
- перевірити реквізити;
- погодити з керівником;
- погодити з юристом;
- надіслати клієнту;
- отримати підпис;
- завантажити скан;
- передати в архів. як приклад:
- які задачі виконувалися;
- хто відповідав;
- які коментарі були;
- які строки порушувалися;
- які документи прикріплювалися;
- які наступні дії заплановані. # За потреби задача переноситься або делегується. * новий лід → задача менеджеру передзвонити;
- угода без активності 3 дні → нагадування;
- комерційна пропозиція надіслана → follow-up через 2 дні;
- клієнт ERP відкрив лист → задача зателефонувати;
- угода перейшла на етап “Погодження” → задача юристу;
- угода виграна → задача передати в ERP;
- угода програна → задача уточнити причину. # Завантажити скан. | У CRM задачі переважно пов’язані з клієнтами, лідами й угодами, а в ERP — ще й з документами, оплатами, складами, сервісом і бізнес-процесами. # Менеджер бере задачу в роботу. Задачі можуть створюватися після подій: новий лід, зміна етапу угоди, прострочений рахунок, відкриття email, нова заявка або документ на погодження. ! Задача здатна бути пов’язана із зустріччю.== Задачі по клієнтах ==
Висновок
Основні конкурентні переваги:
Що таке задача менеджера
- кількість створених задач;
- кількість виконаних задач;
- прострочені задачі;
- задачі по менеджерах;
- задачі по клієнтах;
- задачі по угодах;
- середній час виконання;
- задачі без результату;
- задачі, які часто переносяться;
- навантаження команди;
- ефективність менеджерів. Звіти по задачах. Якщо менеджери ведуть задачі системно, керівник бачить не тільки результат продажів, а й сам бізнес-процес роботи команди. CRM-задачі допомагають підтримувати цю дисципліну. Делегування має бути прозорим: хто передав, кому, коли і що потрібно зробити. * у CRM;
- на email;
- у Telegram;
- у мобільний застосунок;
- у календар;
- у внутрішню систему повідомлень. # інформаційні дані потрапляють у звіт. як приклад:
- нова;
- в роботі;
- очікує відповіді;
- очікує клієнта;
- очікує колегу;
- відкладена;
- виконана;
- скасована;
- прострочена;
- закрита. В ERP вони можуть бути частиною складніших процесів: документів, оплат, складів, сервісу, погоджень і внутрішньої роботи компанії. * щотижневий дзвінок ключовому клієнту;
- щомісячний звіт;
- контроль оплат;
- перевірка прострочених угод;
- регулярне оновлення версій статусів;
- повторний контакт через 30 днів;
- нагадування про продовження договору. Приклади:
Дедлайни потрібні для:
Ескалація здатна створювати повідомлення керівнику або нову задачу для контролю. * оперативно реагувати на ліди;
- виконувати follow-up;
- фіксувати результат;
- не тримати інформацію тільки в голові;
- закривати задачі;
- оновлювати статуси угод;
- не залишати клієнтів без наступної дії. Це дає можливість бачити всю історію роботи:
Ризик без задач. Якщо робота менеджерів не фіксується в системі, бізнес-середовище залежить від пам’яті окремих людей, а не від керованого процесу. Задачі рухають воронку. Угода не переходить до результату сама по собі. У документообігу задачі потрібні для погодження і контролю. Календар задач особливо важливий для менеджерів, які працюють із великою кількістю клієнтів.
Основні типи задач менеджерів
Задачі в ERP
- передзвонити клієнту;
- відповісти на лист;
- підготувати комерційну пропозицію;
- уточнити потреби;
- перевірити оплату;
- погодити знижку;
- нагадати про зустріч;
- передати заявку на складський облік;
- проконтролювати відправку;
- закрити угоду;
- повернутися до клієнта через кілька днів;
- повідомити керівника про проблему. ! як приклад:
У багатьох компаніях менеджер функціонує з договорами, актами, рахунками, накладними або заявками. * перше впровадження;
- додатковий компонент;
- продовження підтримки;
- окремий проєкт;
- сервісне обслуговування. * назву;
- SEO-опис;
- відповідального;
- постановника;
- строк виконання;
- статус;
- пріоритет;
- пов’язаний об’єкт;
- коментарі;
- файли;
- результат виконання;
- історію змін. Якщо ці дії живуть у голові менеджера, у блокноті, у месенджері або в особистому календарі, керівник не бачить реальної картини роботи. як приклад:
Планування дня менеджера
! | Це конкретні дії менеджерів із відповідальним, строком, статусом і результатом: дзвінки, листи, зустрічі, follow-up, документи, оплати, заявки та інші дії. У продажах задача часто пов’язана не без зусиль з клієнтом, а з конкретною угодою. В ERP автоматизація процесів задач здатна бути пов’язана з документами й процесами. | Так.SEO title: Задачі менеджерів у CRM та ERP — контроль роботи, продажів, клієнтів і бізнес-процесів
SEO keywords: задачі менеджерів, CRM задачі, ERP задачі, задачі в CRM, задачі в ERP, менеджер з продажів, контроль задач, управління задачами, follow-up, нагадування клієнтам, обробка лідів, воронка продажів, задачі по клієнтах, задачі по угодах, K2 ERP, автоматизація продажів, контроль менеджерів, робота менеджера, task management, CRM менеджер
</noinclude>
{{SEO
Шаблон для службового SEO-опису сторінки.
}}
Задача менеджера — це конкретна дія, яку має виконати відповідальний працівник у визначений строк. Відповідь
- передзвонити після заявки;
- уточнити потребу;
- нагадати про комерційну пропозицію;
- повідомити про статус замовлення;
- домовитися про зустріч;
- повернути клієнта після паузи;
- з’ясувати причину відмови. | У K2 ERP задачі менеджерів можуть бути частиною CRM, документообігу, продажів, сервісу, оплат, складів, email-розсилок і бізнес-процесів. * відповісти клієнту за 2 години;
- обробити заявку за 1 робочий день;
- вирішити критичну проблему за 4 години;
- погодити документ за 2 дні. У CRM автоматизація процесів задач здатна працювати за правилами.== Вступ ==
Погана задача:
У ERP задачі часто пов’язані з документами. Для ERP. В ERP задачі менеджерів можуть бути пов’язані не тільки з продажами, а й із документами, рахунками, оплатами, складами, закупівлями, сервісом, погодженнями та внутрішніми бізнес-процесами. Вони допомагають зробити роботу прозорою: кожна дія має відповідального, строк, статус, контекст і результат. Такі задачі важливі, бо продаж або документ часто залежить від кількох працівників.== Приклад життєвого циклу задачі ==
- уточнення потреб клієнта;
- підбір продуктів або послуг;
- розрахунок вартості;
- погодження знижки;
- підготовку документа;
- надсилання клієнту;
- контроль відповіді. # Задача розроблена вручну або автоматизовано. Тому задачі потрібно аналізувати разом із продажами. Менеджер або керівник здатна вручну створити задачу, якщо виникла нова ситуація.== Задачі менеджерів у K2 ERP ==
Не всі задачі можна створити автоматизовано. Етап воронки
Коментарі особливо важливі, коли над задачею функціонує кілька людей. |- | Як задачі можуть працювати в K2 ERP? {| class="wikitable" style="width:100%;"
Керівник здатна аналізувати:
Звіти по задачах
Follow-up — це повторний контакт із клієнтом після попередньої комунікації. Задача менеджера здатна означати дзвінок клієнту. # Підготувати договір. Задачі допомагають менеджеру планувати день. Приклад
- підготувати договір;
- передати договір на погодження;
- отримати підпис;
- перевірити реквізити;
- надіслати акт;
- завантажити скан документа;
- проконтролювати повернення підписаного документа. як приклад:
А після надсилання комерційної пропозиції здатна створитися задача: “Передзвонити клієнту через 2 дні”. Вони можуть бути пов’язані з:
Звіти можуть показувати:
- кількість оброблених лідів;
- кількість дзвінків;
- кількість зустрічей;
- кількість виконаних follow-up;
- відсоток прострочених задач;
- швидкість першої реакції;
- кількість задач без результату;
- конверсія задач у продажі та реалізація;
- якість коментарів;
- виконання задач у строк. Для клієнта — кращий сервіс. |-
| Назва | Передзвонити новому ліду |- | Пов’язаний об’єкт | Лід: ТОВ “Приклад” |- | Відповідальний | Менеджер з продажів |- | Строк | Сьогодні до 15:00 |- | Пріоритет | Високий |- | SEO-опис | Уточнити потребу, кількість користувачів, терміни впровадження та джерело звернення |- | Результат | Лід кваліфіковано, створено угоду або зафіксовано причину відмови |}
Менеджер здатна отримати задачу написати клієнту. Поле
Щоб задачами можна було керувати, вони мають статуси.Типовий список на день здатна включати:
Можливі сценарії для K2 ERP:Задачі та клієнтський сервіс
Автоматичне створення задач
Задача здатна бути пов’язана з конкретним клієнтом. Задача зазвичай має:
У ERP задачі менеджерів можуть бути ширшими, ніж у CRM. * замовленнями;
- рахунками;
- договорами;
- актами;
- складом;
- закупівлями;
- виробництвом;
- сервісними заявками;
- доставкою;
- оплатами;
- внутрішніми погодженнями;
- бізнес-процесами. # Перевірити юридично. # У процесі додаються коментарі або файли.== Задачі та дисципліна продажів ==
- клієнт ERP попросив повернутися через місяць;
- керівник доручив підготувати звіт;
- потрібно перевірити нестандартну умову;
- потрібно погодити індивідуальну знижку;
- клієнт ERP попросив додаткову інформацію;
- виникла проблема з документом.== Задачі в CRM ==
У сервісі задачі допомагають контролювати звернення клієнтів. Окремо варто відзначити підготовку комерційної пропозиції, перевірку оплати, обробку ліда, зустріч, нагадування, follow-up, погодження документа, контроль відправки, закриття заявки або будь-яку іншу дію, яка має відповідального, строк виконання і результат.== Канбан задач ==
Задача здатна бути внутрішньою. У K2 ERP задачі менеджерів можуть бути частиною ширшої автоматизації бізнес-процесів. # Передати в обліковий облік. K2 ERP і задачі. У комплексній ERP задачі менеджерів можуть бути не окремим списком доручень, а частиною бізнес-процесів: продажів, сервісу, документообігу, складу, оплат і клієнтської комунікації. * задача прострочена більше ніж на 1 день;
- клієнт ERP VIP-рівня не отримав відповідь;
- угода на велику суму зависла;
- сервісна заявка порушує SLA;
- рахунок прострочений;
- документ не погоджено. Без задач CRM або ERP часто перетворюється на пасивну базу даних. У роботі менеджерів багато дрібних дій, які швидко загубити.== Якість задач ==
- менеджер передає задачу юристу;
- продажі та реалізація передають задачу складу;
- керівник доручає менеджеру зв’язатися з клієнтом;
- сервіс передає задачу технічному спеціалісту;
- бухгалтерський обліковий облік просить уточнити оплату. Він корисний для:
Ескалація задач
Пріоритети можуть бути такими:
продажі та реалізація залежать не тільки від таланту менеджера, а й від дисципліни. Задачі менеджерів можуть бути різними залежно від процесу.як приклад:
- рахунок прострочений → задача менеджеру;
- замовлення створено → задача складу;
- договір очікує підпису → задача відповідальному;
- заявка клієнта не закрита → нагадування;
- товар відвантажено → задача перевірити отримання;
- сервісна заявка критична → ескалація керівнику;
- документ потребує погодження → задача погоджувачу. автоматизація процесів. Найкраща задача — та, яка створилася сама в потрібний момент, потрапила правильному відповідальному і має зрозумілий строк виконання. {| class="wikitable" style="width:100%;"
Вони дають прозорість: хто що робить, які задачі прострочені, які угоди не рухаються, хто перевантажений і де процеси зависають. Якщо email або повідомлення пов’язане із задачею, потім легше зрозуміти, що саме було відправлено і коли. через Пріоритет користувачі можуть менеджеру планувати день.
| |
|---|---|
| Новий лід | Передзвонити, уточнити потребу, перевірити контактні інформаційні дані |
| Кваліфікація | Визначити бюджет, потребу, терміни, відповідальну особу |
| Презентація | Провести демонстрацію, надіслати матеріали, відповісти на питання |
| Комерційна пропозиція | Підготувати КП, погодити знижку, надіслати клієнту |
| Переговори | Уточнити умови, провести зустріч, зафіксувати заперечення |
| Погодження | Погодити договір, отримати документи, перевірити реквізити |
| Оплата | Надіслати рахунок, проконтролювати оплату, нагадати клієнту |
| Виконання | Передати в роботу, проконтролювати складський облік, доставку або сервіс |
| Закриття | Отримати підтвердження, закрити угоду, створити повторну задачу |
Файл має бути поруч із задачею, щоб потім його не шукали в пошті або месенджері. Календар дає можливість бачити задачі за датами. Для керівника — прозорість. Типові задачі менеджера
- погодити знижку;
- перевірити юридичні умови;
- погодити оплату;
- отримати дозвіл керівника;
- узгодити технічну частину;
- передати заявку в інший відділ. |}
як приклад:
Follow-up. У продажах часто виграє не той, хто першим відповів, а той, хто не забув повернутися до клієнта в потрібний момент.== Коментарі в задачах ==
Календар задач
Якісна задача. Чим конкретніше сформульована задача, тим менше шансів, що менеджер зрозуміє її неправильно або відкладе без результату.== Задачі по угодах ==
як приклад:
Комерційна пропозиція
- низький;
- звичайний;
- високий;
- критичний.== автоматизація процесів задач у CRM ==
Колонки можуть бути такими:
Файли в задачах
як приклад, якщо задача “очікує клієнта”, це не те саме, що “менеджер забув виконати”.== Задачі по документах ==
- створювати задачі без строків;
- не призначати відповідального;
- не фіксувати результат;
- не закривати виконані задачі;
- створювати дублікати;
- ставити занадто загальні задачі;
- не пов’язувати задачу з клієнтом або угодою;
- не використовувати пріоритети;
- не аналізувати прострочення;
- вести задачі поза CRM;
- використовувати месенджер замість системи задач;
- не налаштовувати автоматичні нагадування.== Дедлайни ==
як приклад:
- хто перевантажений;
- хто не закриває задачі;
- які задачі часто прострочуються;
- які клієнти залишилися без уваги;
- які угоди не рухаються;
- де процеси зависають;
- кого потрібно навчити;
- які правила автоматизації потрібно додати.== Нагадування ==
На кожному етапі воронки можуть створюватися свої задачі. * CRM