Заявки на закупівлю

Під час роботи із заявками часто виникають помилки.== Заявки і електронний документообіг ==

Потрібно перевірити:

Постачальник Б пропонує товар за 95 000 грн і поставку за 30 днів.== Права доступу ==

Це дає можливість закуповувати не “на око”, а за планом.

Комерційні пропозиції постачальників

Виробництво створює заявку, бо для плану потрібні матеріали. Але критично, щоб усі не ставили “критично”, бо тоді критично не буде нічого. * ліміту договору;

• строків;
• умов оплати;
• виконання;
• документів;
• відповідальності постачальника. Від 5 000 до 50 000 грн — погоджує керівник відділу і фінансовий директор. Приклад:

Після замовлення постачальнику компанія-користувач очікує поставку. * бажану дату отримання;

• крайній строк;
• дату погодження;
• дату передачі в закупівлю;
• дату замовлення постачальнику;
• очікувану дату поставки;
• фактичну дату поставки. У заявці на закупівлю здатна бути майже будь-що, що компанія-користувач купує.== Погодження заявок ==

як приклад:

Проблеми месенджерів:

Приклад:

• співробітник створює заявку;
• керівник погоджує;
• закупівельник купує;
• складський облік або ініціатор підтверджує отримання;
• заявка закривається. Після виконання можна побачити:

Поставка за заявкою

Заявки можуть бути як простими, так і складними. * описати поточний бізнес-процес закупівель;

• визначити типи заявок;
• визначити ролі користувачів;
• налаштувати довідники;
• визначити обов’язкові поля;
• описати маршрути погодження;
• налаштувати бюджетний контроль;
• налаштувати статуси;
• налаштувати сповіщення;
• налаштувати зв’язок із замовленнями постачальникам;
• налаштувати складське отримання;
• налаштувати звіти;
• навчити користувачів;
• запустити тестовий період;
• доопрацювати бізнес-процес за результатами. * краща ціна;
• менше документів;
• менше доставок;
• простіший контроль;
• краща переговорна позиція з постачальником. Приклад:

Але вони погано підходять як основна платформа заявок. * немає обґрунтування;

• неправильна кількість;
• не вказано строк;
• не перевірено залишки;
• не вказано бюджетну статтю;
• заявка дублює іншу;
• немає технічних характеристик;
• немає відповідального;
• немає погодження;
• закупівля зроблена до погодження;
• немає зв’язку з поставкою;
• немає зв’язку з оплатою;
• заявка зависла без статусу;
• немає контролю виконання;
• усе ведеться в Excel або месенджері. !

Номер заявки	Для ідентифікації документа
Дата	Щоб розуміти, коли виникла потреба
Ініціатор	Хто створив заявку
Підрозділ	Для якого підрозділу потрібна закупівля
Стаття бюджету	Щоб контролювати витрати
Проєкт	Якщо закупівля пов’язана з конкретним проєктом
Номенклатура або послуга	Що саме потрібно купити
Кількість	Скільки потрібно
Бажана дата отримання	До якого строку потрібно отримати
Орієнтовна ціна	Для попередньої оцінки витрат
Обґрунтування	Навіщо це потрібно
Бажаний постачальник	Якщо ініціатор має пропозицію
Статус	На якому етапі перебуває заявка
Відповідальний закупівельник	Хто займається виконанням
Коментарі	Додаткова інформаційні матеріали
Файли	Комерційні пропозиції, специфікації, фото, технічні вимоги

Якщо компанія-користувач погодила багато заявок, але ще не оплатила їх, це майбутнє навантаження на cash flow. | Щоб контролювати потреби, бюджети, погодження, закупівельна діяльність, строки, постачальників і виконання. Перед закупівлею потрібно перевірити, чи немає потрібного товару або матеріалу на складі.== Бюджетний контроль ==

Пріоритети заявок

як приклад:

Після погодження закупівельник вибирає постачальника і створює замовлення постачальнику: купити 100 кг матеріалу в компанії “МеталПостач” за конкретною ціною і строком поставки. Відповідь На рахунку очікується 900 000 грн. |- | Що можна купувати за заявкою? Можна бачити:

Погодження здатна бути простим або багаторівневим. |- | Що таке заявка на закупівлю?== Файли в заявках ==

Для великого бізнесу — основа складного процесу закупівель, погоджень, бюджетування, MRP, проєктного обліку і фінансового контролю. | Співробітники, підрозділи, складський облік, виробництво, сервіс, адміністрація або ERP автоматизовано на основі потреб.== Висновок ==

Підставами можуть бути: як приклад: як приклад:

• співробітник бачить свої заявки;
• керівник бачить заявки свого підрозділу;
• закупівельник бачить заявки в роботі;
• фінансовий відділ бачить бюджети і суми;
• директор бачить усі заявки;
• складський облік бачить заявки, пов’язані з товарами;
• бухгалтерський обліковий облік бачить документи і оплати. Заявки дають багато корисної аналітики. А на складі вже лежить 6 нових ноутбуків, які закупили для іншого проєкту, але не використали. |-

Як K2 ERP здатна допомогти? Окрема класика — заявка “купити таке саме, як минулого разу”. Це критично для контролю грошей. |-	Хто створює	Ініціатор потреби, підрозділ, складський облік, виробництво	Закупівельник або відповідальний за закупівлю
Погодження	Часто потребує внутрішнього погодження	Створюється після погодження або вибору постачальника
Бюджетний контроль	Перевіряється до закупівельна діяльність	застосовується для для виконання закупівельна діяльність
Результат	Погоджена потреба	Закупівля у конкретного постачальника

Замовлення постачальнику дає можливість контролювати виконання закупівельна діяльність. Заявка на закупівлю проходить певні етапи. Для чого потрібне

Закупівля — це не тільки купити дешевше. | Так.== Типові помилки в заявках на закупівлю == платформа здатна забезпечити:

Заявки для виробництва

Після погодження заявки і вибору постачальника створюється замовлення постачальнику.== Заявки для складу ==

• ініціатора;
• підрозділ;
• дату заявки;
• потрібні товари, матеріали або послуги;
• кількість;
• бажаний строк отримання;
• обґрунтування потреби;
• проєкт або напрям;
• складський облік або місце використання;
• бажаного постачальника;
• орієнтовну ціну;
• бюджетну статтю;
• статус погодження;
• відповідального закупівельника;
• коментарі;
• прикріплені файли. складський облік створює заявку, бо залишок товару впав нижче мінімального рівня. Поточний залишок — 20 одиниць. Якщо через місяць керівник питає, чому вибрали саме цього постачальника, не потрібно шукати листи в пошті закупівельника. Складна заявка: закупити комплект обладнання для нового виробничого цеху з монтажем, доставкою, гарантією, кількома постачальниками і погодженням бюджету. Якщо “минулого разу” ніхто не пам’ятає, а документи не прив’язані, закупівельник отримує не задачу, а детективне розслідування. | Заявка фіксує внутрішню потребу, а замовлення постачальнику — це вже конкретна закупівля у вибраного постачальника. Це критично для контролю:

Відділ виробництва створює заявку: потрібно купити 100 кг матеріалу. Навіть якщо компанія-користувач нічого не виробляє і не продає товари, вона все одно щось купує: послуги, офісні матеріали, обладнання, підписки, програмне забезпечення (ПЗ), ремонт, рекламу, транспорт, канцелярію, зв’язок, оренду, техніку, меблі або інші ресурси. ERP повинна зберігати файли поруч із заявкою, а не в пошті, месенджерах і папці “Нове 2”. У заявці зазвичай зазначають:

Поширена проблема. Якщо закупівельна діяльність починаються з фрази “Ми ж писали в чаті”, то це не бізнес-процес закупівель, а лотерея з бюджетом компанії. | Товари. Такий бізнес-процес набагато кращий, ніж нескінченний ланцюжок листів у пошті.

! Без системи це можуть пам’ятати окремі співробітники. Практичний сенс. Заявка на закупівлю — це перший контрольний пункт перед тим, як гроші компанії підуть у зовнішній світ і, можливо, більше ніколи не повернуться. | Вони не дають нормального погодження, статусів, прав доступу, історії змін, бюджетного контролю і аналітики. |- | Що таке бюджетний контроль? Особливо це критично для товарів, які регулярно продаються або використовуються у виробництві. | Це внутрішній документ компанії, який фіксує потребу щось купити: товар, матеріал, обладнання, послугу або інший ресурс. {| class="wikitable" style="width:100%;"

У сервісній компанії закупівельна діяльність впливають на виконання робіт, запчастини, матеріали і якість послуг. Такий бізнес-процес складніший, але він потрібен, коли йдеться про великі суми, ризики, строки, відповідальність і технічні вимоги.

автоматизація процесів заявок в ERP

Впровадження заявок на закупівлю краще робити поетапно.== Заявки для сервісу ==

ERP автоматизовано створює заявку, бо платформа побачила дефіцит за планом продажів або виробництва.== Автоматичне створення заявок ==

Заявка на закупівлю дає можливість зафіксувати потребу, погодити її, перевірити бюджет, вибрати постачальника, оформити замовлення, проконтролювати поставку, оплату і закриття. Без бюджетного контролю закупівельна діяльність можуть виглядати нормально окремо, але разом утворювати фінансовий сюрприз. Заявки на закупівлю впливають на майбутній рух коштів. * ініціатор створив заявку;

• керівник отримав задачу на погодження;
• фінансист перевірив бюджет;
• закупівельник отримав задачу на пошук постачальника;
• юрист отримав договір на перевірку;
• складський облік отримав очікування поставки;
• бухгалтерський обліковий облік отримала документи;
• ініціатор отримав повідомлення про виконання. Якщо платформа нагадує розумно — бізнес-процес рухається. ERP здатна формувати заявки на основі мінімальних залишків, виробничого плану, замовлень клієнтів або прогнозу попиту. як приклад:

У різних компаніях форма заявки здатна відрізнятися. Перед закриттям варто перевірити:

• очікувані платежі;
• дати оплат;
• суми;
• постачальників;
• статті бюджету;
• пріоритети;
• вплив на залишок коштів. Це як пожежна сирена, яка звучить щодня о 10:00 без зусиль для настрою. Для IT-закупівель важливі технічні вимоги.

• замовлення постачальнику;
• рахунок постачальника;
• договір;
• поставку;
• акт;
• платіжне доручення;
• бюджет. Відділ продажів просить 5 ноутбуків. Нова заявка — 30 000 грн. ERP здатна автоматизовано створювати задачі і повідомлення. * виробництво створює заявку на обладнання;
• технічний директор перевіряє характеристики;
• фінансовий відділ перевіряє бюджет;
• керівник підрозділу погоджує потребу;
• закупівельник збирає комерційні пропозиції;
• тендерний комітет вибирає постачальника;
• юридичний відділ перевіряє договір;
• фінансовий директор погоджує оплату;
• постачальник виконує поставку;
• складський облік приймає обладнання;
• технічний спеціаліст підтверджує якість;
• бухгалтерський обліковий облік отримує документи;
• заявка закривається. Після погодження заявки потрібно вибрати постачальника. Окремо варто відзначити матеріали, сировину, комплектуючі, обладнання, послуги, ліцензії, запчастини, канцтовари і інші ресурси. |-

| Навіщо потрібне погодження? ERP оптимізує закупівельникам розуміти, що потрібно робити в першу чергу. K2 ERP здатна допомогти цифровізувати заявки на закупівлю як частину єдиної системи керування бізнесом: від потреби до постачання, від погодження до оплати, від складу до фінансової аналітики. ERP здатна допомагати об’єднувати однакові або схожі заявки. Складська правда. Перед тим як купувати, варто подивитися на складський облік. Якщо потрібно виготовити продукцію, платформа здатна розрахувати потребу в матеріалах. Заявка не завжди означає, що закупівля вже відбудеться. Заявки на закупівлю — це частина документообігу компанії. Питання

Якщо товар потрібен терміново для виробництва, дешевша ціна здатна коштувати компанії простою. Після погодження закупівельник замовляє запчастину, а платформа пов’язує її з конкретною сервісною заявкою. Заявки на закупівлю тісно пов’язані з бюджетом. Заявки можуть створювати різні користувачі. Не всі заявки однаково важливі. * планові витрати;

• фактичні витрати;
• перевищення бюджету;
• прибутковість проєкту;
• незакриті закупівельна діяльність;
• затримки поставок.== Заявки і проєкти ==

Статус повинен бути зрозумілим для всіх учасників. Закупівельник замовляє товари. Заявка здатна бути виконана частково.

! | ERP автоматизує створення, погодження, бюджети, закупівельна діяльність, постачальників, поставки, оплату, документи і звіти. * виробничий план;

• специфікації продукції;
• залишки матеріалів;
• відкриті замовлення постачальникам;
• строки поставок;
• резерви;
• мінімальні залишки. До 5 000 грн — погоджує керівник відділу. Замість трьох окремих закупівель можна зробити одну закупівлю на 10 ноутбуків. Головне. Заявка на закупівлю — це спосіб перетворити хаотичне “треба щось купити” на контрольований бізнес-процес із відповідальними, строками, бюджетом, погодженням і результатом. ERP повинна дозволяти бачити не тільки загальний статус, а й виконання по рядках. Краще почати з простого маршруту, а потім поступово додавати бюджети, аналітику, тендери, автоматичні заявки і складні погодження.== Приклад складного процесу заявки ==

Вони допомагають:

Один відділ створює заявку на 10 ноутбуків. * створення заявки;

• маршрут погодження;
• бюджетний контроль;
• перевірку залишків;
• об’єднання потреб;
• вибір постачальника;
• зберігання комерційних пропозицій;
• створення замовлення постачальнику;
• контроль поставки;
• контроль оплати;
• зв’язок із документами;
• статуси;
• задачі;
• повідомлення;
• аналітику;
• права доступу. Типові етапи:

Приклад:

Не кожен користувач системи повинен бачити всі закупівельна діяльність. Інакше заявка здатна мати статус “у роботі” три місяці, хоча більша частина вже виконана. Заявка на каву в офіс і заявка на запчастину, без якої стоїть виробництво, не повинні мати однаковий пріоритет.== Замовлення постачальнику ==

ERP здатна автоматизовано запропонувати закупити ще 100 одиниць. Для виробництва. Заявки на закупівлю разом із MRP допомагають уникати ситуації, коли виробництво стоїть через одну дрібну деталь, яку “забули замовити”. ERP повинна показати, що заявка або замовлення виконані частково. Залишок 20 одиниць ще очікується або має бути скасований. У великій компанії бізнес-процес здатна бути складнішим: кілька рівнів погодження, бюджетний контроль, тендер, юридична перевірка, фінансове погодження, технічне погодження, контроль договору і контроль виконання. як приклад, користувач системи здатна попросити “потужний ноутбук”. * співробітник створює заявку на закупівлю;

• платформа перевіряє обов’язкові поля;
• заявка йде керівнику підрозділу;
• після погодження перевіряється бюджет;
• закупівельник отримує задачу;
• закупівельник додає комерційні пропозиції;
• вибирається постачальник;
• створюється замовлення постачальнику;
• складський облік очікує поставку;
• після отримання товару заявка частково або на 100% закривається;
• фінансовий відділ бачить майбутню оплату;
• керівник бачить аналітику по заявках. Але для закупівельника це не технічне задача. Для нього потрібно закупити обладнання, матеріали і послуги підрядників. У великій компанії бізнес-процес здатна бути значно складнішим. А зависла заявка — це майбутній скандал, тільки ще не дозрілий. У системі бажано зберігати:

Фінансовий відділ бачить, які майбутні платежі вже очікуються за погодженими заявками.== Чим заявка на закупівлю відрізняється від замовлення постачальнику ==

• відповідність технічним вимогам;
• якість поставки;
• кількість браку;
• претензії;
• повернення постачальнику;
• оцінку постачальника;
• коментарі отримувача;
• акти невідповідності. |}

Статуси допомагають розуміти, де саме знаходиться заявка. Керівник офісу погоджує.

Це дає можливість аналізувати: |- | Тип документа | Внутрішній документ компанії | Документ для роботи з постачальником |- | Основне питання | Що потрібно купити і навіщо?== Оцінка постачальників ==

Для чого потрібні заявки на закупівлю

Якщо 40% закупівель мають статус “терміново”, можливо, проблема не в закупівельниках, а в плануванні. Вони можуть мати маршрути погодження, задачі, коментарі, файли, статуси і повідомлення. | Перевірка, чи виступає як бюджет на закупівлю і чи не перевищує заявка доступний ліміт. бухгалтерський обліковий облік просить 2 ноутбуки. Простими словами, заявка на закупівлю відповідає на питання: Понад 50 000 грн — погоджує директор. Проблеми Excel:

Критерії оцінки:

ERP здатна допомагати формувати рейтинг постачальників. без зусиль, зрозуміло, без героїчних нарад на тему “хто мав купити папір ще минулого тижня”. * очікувану дату поставки;

• фактичну дату поставки;
• кількість;
• якість;
• складський облік отримання;
• супровідні документи;
• відповідність замовленню;
• часткову поставку;
• прострочення;
• претензії до постачальника. Проста заявка: купити 5 пачок паперу. IT-відділ здатна створювати або погоджувати заявки на:

ERP здатна запропонувати сформувати заявку вже зараз, щоб не отримати дефіцит через два тижні.

як приклад:

складський облік здатна створювати заявки на закупівлю, коли запаси знижуються до мінімального рівня.== Приклад автоматизації в K2 ERP ==

як приклад:

Менеджер з продажів створює заявку, бо клієнт ERP замовив товар, якого немає на складі. * керівнику — погодити заявку;

• закупівельнику — взяти заявку в роботу;
• фінансисту — перевірити бюджет;
• ініціатору — доопрацювати заявку;
• складу — очікувати поставку;
• бухгалтерії — отримано документи;
• директору — прострочене погодження;
• закупівельнику — постачальник затримує поставку. Це критично для прозорості. Це дає можливість контролювати строки ремонту і бачити, чому певна сервісна робота затримується.== Заявки і договори ==

Як K2 ERP оптимізує із заявками на закупівлю

IT-відділ створює заявку на ноутбуки. Приклад:

Коротко

• комп’ютери;
• ноутбуки;
• сервери;
• мережеве обладнання;
• ліцензії;
• програмне забезпечення (ПЗ);
• підписки;
• доступи;
• периферію;
• ремонт техніки;
• витратні матеріали. Що робить

Для малого бізнесу це спосіб навести порядок у витратах. У будь-якому бізнесі закупівельна діяльність впливають на витрати. Для товару встановлено мінімальний залишок — 50 одиниць. Такі закупівельна діяльність часто здаються дрібними, але в сумі можуть створювати значні витрати. У виробництві заявки на закупівлю можуть формуватися на основі виробничого плану.== Впровадження процесу заявок ==

Постачальник А дешевий, але постійно затримує поставки. як приклад:

Excel і месенджери можуть бути корисними допоміжними інструментами.== Хто створює заявки на закупівлю ==

Критерії можуть бути різні:

ERP дає можливість зробити бізнес-процес заявок керованим. | K2 ERP здатна цифровізувати заявки на закупівлю, маршрути погодження, бюджети, постачальників, замовлення, складський облік, оплату, документи і аналітику. Уже використано 85 000 грн.== Вибір постачальника ==

• ціна;
• якість;
• строки;
• умови оплати;
• наявність товару;
• гарантія;
• репутація;
• попередній досвід;
• умови доставки;
• сервіс;
• відповідність технічним вимогам.== Сповіщення і задачі ==

платформа здатна охоплювати:

Іноді найдешевший постачальник не виступає як найкращим. * заявки губляться;

• складно шукати;
• немає структури;
• немає статусів;
• немає бюджетного контролю;
• немає аналітики;
• немає відповідальності;
• “я ж писав” не виступає як документом. Іноді там можна знайти не тільки потрібний товар, а й археологічні сліди попередніх управлінських рішень. Без прив’язки до проєкту витрати можуть розчинитися в загальному обліку. У заявках на закупівлю важливі права доступу. Закрита заявка — це не без зусиль статус.

Заявки на закупівлю — це важливий інструмент керування потребами компанії. ERP дає можливість контролювати адміністративний бюджет і не купувати “трошки всього” кожного тижня без загальної картини. * створення заявок;

• довідники товарів і послуг;
• підрозділи;
• бюджети;
• статті витрат;
• погодження;
• бізнес-процеси;
• задачі;
• повідомлення;
• постачальників;
• комерційні пропозиції;
• замовлення постачальникам;
• поставки;
• складський облік;
• оплату;
• документи;
• аналітику;
• інтеграції;
• права доступу. * залишок на складах;
• доступний залишок;
• резерви;
• очікувані надходження;
• аналоги;
• товари, які можна перемістити;
• історію закупівель.== Excel і месенджери в закупівлях ==

Перед автоматизацією заявок потрібно відповісти на питання:


Для IT — погоджує IT-відділ. А фінансові сюрпризи рідко приносять радість фінансовому директору. |-
| Чому критично перевіряти складський облік? | Щоб перевірити доцільність, бюджет, залишки, кількість, строки і відповідальність до початку закупівельна діяльність. * чи запланована ця витрата;
* чи виступає як залишок бюджету;
* до якої статті віднести закупівлю;
* чи можна перенести витрату;
* чи потрібно додаткове погодження;
* чи впливає закупівля на cash flow. Адміністративні заявки можуть стосуватися офісних потреб:

* розроблена;
* на погодженні;
* погоджена;
* відхилена;
* передана в закупівлю;
* у роботі;
* очікує комерційні пропозиції;
* постачальника вибрано;
* створено замовлення постачальнику;
* очікується поставка;
* частково виконана;
* виконана;
* закрита;
* скасована. Перед погодженням потрібно розуміти:

Одна з головних задач заявок — контроль строків. У ньому фіксується:

На наступний тиждень заплановано оплат за закупівлями на 1 500 000 грн. Якщо строки не контролювати, заявка здатна “зависнути”.== Основні поля заявки на закупівлю ==

Що таке заявка на закупівлю
Постачальник привіз 80. ERP повинна допомагати контролювати:
Якщо немає нормального процесу заявок, закупівельна діяльність часто відбуваються хаотично:
як приклад:
! * низький;
* звичайний;
* високий;
* критичний;
* аварійний. Для критичних матеріалів другий варіант здатна бути вигіднішим. ERP здатна допомагати фіксувати:

Без заявок закупівельна діяльність часто живуть у месенджерах, Excel, усних домовленостях і пам’яті окремих співробітників. Постачальник Б дорожчий на 3%, але постачає вчасно і без браку. * відхилити заявку;
* перенести на наступний місяць;
* погодити перевищення;
* зменшити суму;
* переглянути бюджет. Замовлено 100 одиниць товару. * кількість заявок;
* суми заявок;
* заявки по підрозділах;
* заявки по статтях бюджету;
* заявки по постачальниках;
* строки погодження;
* строки виконання;
* прострочені заявки;
* відхилені заявки;
* заявки по проєктах;
* економію від вибору постачальника;
* частку аварійних закупівель;
* повторювані потреби. Типовий життєвий цикл здатна бути таким:

Не варто одразу робити надто складний бізнес-процес, якщо компанія-користувач раніше жила в чатах і таблицях.== Об’єднання потреб ==

ERP повинна дозволяти фіксувати комерційні пропозиції і причину вибору постачальника.== Контроль строків ==

Це особливо критично для компаній, де багато підрозділів. Далі керівник здатна вирішити:

Для закупівель часто потрібно збирати комерційні пропозиції. Поле

компанія-користувач виконує проєкт для клієнта. У заявці можна вказати:

ERP здатна створювати заявки автоматизовано. * чернетка;
* подана;
* на погодженні;
* повернута на доопрацювання;
* погоджена;
* відхилена;
* передана закупівельнику;
* у пошуку постачальника;
* очікує пропозиції;
* очікує бюджету;
* замовлено;
* частково поставлено;
* поставлено;
* закрито;
* скасовано. Заявка на закупівлю

Сервісний інженер діагностував обладнання клієнта і визначив, що потрібна запчастина. ERP повинна допомагати закупівельнику бачити схожі потреби і формувати зведені заявки або замовлення постачальникам.== Вступ ==

Заявка на закупівлю — це внутрішня потреба компанії. ERP здатна показувати:
! Потрібно вказати:

Після отримання офіс-менеджер підтверджує, що все отримано. ERP повинна показати дефіцит коштів до того, як бухгалтер відкриє банк і тихо скаже: “У нас проблема”. Це критично, бо закупівля часто потребує контексту. Заявки потрібні саме для того, щоб це “трошки” не стало традицією. | Щоб не купити те, що вже виступає як в наявності або здатна бути переміщено з іншого складу. |-
| Для чого потрібні заявки? У процесі заявок можуть бути такі ролі:
MRP аналізує:
Заявки і оплата
У результаті компанія-користувач витрачає більше грошей, ніж потрібно, а керівник дізнається про закупівлю тоді, коли рахунок уже треба оплатити. !== Що потрібно описати перед впровадженням ==

* що потрібно купити;
* кому це потрібно;
* для чого це потрібно;
* у якій кількості;
* до якої дати;
* за яким бюджетом;
* хто погоджує закупівлю;
* хто буде купувати;
* у якого постачальника;
* чи виступає як це в наявності на складі;
* чи вже не замовлено це раніше. Приклад:

Це оптимізує не губити заявки. Але зазвичай заявка містить такі поля:

Часткове виконання заявки
Вони допомагають зробити закупівельна діяльність прозорими, контрольованими і зрозумілими. Не кожна потреба повинна одразу перетворюватися на закупівлю. ERP повинна дозволяти пов’язувати заявку, замовлення постачальнику, рахунок, поставку, акт і оплату з договором. Це функціонує тільки до першої серйозної помилки, перевитрати бюджету або ситуації, коли потрібний товар “ніби хтось мав замовити”. як приклад:

* технічне задача;
* фото;
* специфікацію;
* комерційну пропозицію;
* рахунок;
* договір;
* листування;
* акт;
* сертифікат;
* креслення;
* інструкцію. * менеджер з продажів;
* керівник відділу;
* складський облік;
* виробництво;
* сервісна служба;
* адміністрація;
* бухгалтерський обліковий облік;
* IT-відділ;
* HR-відділ;
* відділ маркетингу;
* технічний спеціаліст;
* проєктний менеджер;
* автоматизовано ERP-системою. 3 позиції будуть через тиждень. Офіс-менеджер створює заявку на закупівлю паперу, картриджів і канцелярії. {| class="wikitable" style="width:100%;"

Приклад простого процесу заявки
як приклад:

SEO title: Заявки на закупівлю — як автоматизувати потреби, погодження, закупівлі та контроль витрат в ERP

SEO keywords: заявки на закупівлю, закупівлі, ERP, K2 ERP, автоматизація закупівель, погодження закупівель, потреба в закупівлі, постачальники, бюджети, контроль витрат, замовлення постачальнику, склад, виробництво, управління закупівлями, документообіг, бізнес-процеси
</noinclude>
 {{SEO
Шаблон для службового SEO-опису сторінки. 
}}

 
Замовлення постачальнику — це вже зовнішній документ або домовленість із конкретним постачальником. ! * рамковий договір з постачальником;

договір на поставку обладнання;
договір на послуги;
договір підряду;
ліцензійний договір;
договір оренди. У результаті компанія-користувач бачить не окремі прохання “купити щось”, а повну систему керування потребами. як приклад:
чи справді це потрібно;
чи виступає як бюджет;
чи немає цього на складі;
чи відповідає ціна ринку;
чи не дублює заявка іншу закупівлю;
чи правильна кількість;
чи потрібна ця закупівля зараз;
хто буде відповідати за використання. Погодження — одна з головних причин використання заявок. ERP здатна допомогти стандартизувати такі заявки. Приклад:
Пріоритети можуть бути:
Саме тому заявки на закупівлю потрібні не для бюрократії, а для контролю. |-

| Чому Excel і месенджери погані для заявок?

Це дає можливість планувати закупівельна діяльність не вручну, а на основі реальної виробничої потреби. У проєктному бізнесі заявки на закупівлю часто прив’язуються до конкретного проєкту. Це дає конкурентні переваги:

Для керівника. Заявки на закупівлю дозволяють бачити, хто що просить купити, навіщо, за які гроші, чи це погоджено, чи виступає як бюджет і чи не перетворюється компанія-користувач на складський облік речей “про всяк випадок”. закупівельна діяльність можуть бути пов’язані з договорами. як приклад, заявка на запчастину без фото, моделі або серійного номера здатна перетворитися на гру “вгадай деталь по опису”. Усе видно в системі. Кожна заявка прив’язується до цього проєкту. Заявка → Погодження → Замовлення постачальнику → Рахунок → Оплата → Поставка → Закриття

Малий бізнес-середовище здатна використовувати простий бізнес-процес. На основі заявок і закупівель можна оцінювати постачальників. Для маркетингу — погоджує керівник маркетингу. Для середнього бізнесу — спосіб контролювати підрозділи, бюджети і постачальників. Потрібно ще отримати потрібну якість. Підрозділ попросив 10 позицій. * постачальника;

• ціну;
• валюту;
• умови оплати;
• строк поставки;
• гарантію;
• умови доставки;
• прикріплений файл пропозиції;
• дату отримання;
• відповідального;
• коментарі. Для виробництва 100 одиниць продукції потрібно:

Життєвий цикл заявки на закупівлю

Заявки для IT

Заявка сама по собі не завжди означає оплату. Для великого бізнесу — складні бізнес-процеси, кілька рівнів погодження, проєкти, підрозділи, фінансовий контроль, інтеграції, аналітичні інструменти і консолідація потреб.

як приклад:

• мінімальні залишки;
• план продажів;
• виробничий план;
• замовлення клієнта;
• сервісна заявка;
• планове обслуговування обладнання;
• бюджет закупівель;
• прогноз попиту;
• сезонність;
• графік поставок. * скільки часу заявка була на погодженні;
• скільки часу закупівельник шукав постачальника;
• чи вчасно постачальник поставив товар;
• де виникають затримки;
• хто відповідальний за прострочення. як приклад:

• меблі;
• канцелярія;
• ремонт;
• техніка;
• господарські товари;
• послуги прибирання;
• охорона;
• зв’язок;
• оренда;
• корпоративні заходи.== Ролі в процесі закупівель ==

! Роль

Правильні права доступу дозволяють зберегти прозорість без зайвого розкриття інформації. Для середнього бізнесу — маршрути погодження, бюджети, складський облік, постачальники і контроль виконання. * товари для продажу;

• сировина;
• матеріали;
• комплектуючі;
• запчастини;
• інструменти;
• обладнання;
• офісна техніка;
• канцтовари;
• меблі;
• програмне забезпечення (ПЗ);
• послуги;
• транспортні послуги;
• ремонт;
• маркетингові послуги;
• підписки;
• ліцензії;
• спецодяг;
• господарські товари;
• витратні матеріали. Приклад:

|- | Ініціатор | Створює заявку і описує потребу |- | Керівник підрозділу | Погоджує доцільність закупівельна діяльність |- | Фінансовий відділ | Перевіряє бюджет і вплив на cash flow |- | Закупівельник | Шукає постачальників, ціни, умови і оформляє закупівлю |- | складський облік | Приймає товар і підтверджує фактичне отримання |- | бухгалтерський обліковий облік | Обробляє документи і оплату |- | Юрист | Перевіряє договори за потреби |- | Директор | Погоджує великі або критичні закупівельна діяльність |}

як приклад:

Заявки і cash flow

У виробництві заявки на закупівлю можуть бути пов’язані з MRP — плануванням потреб у матеріалах. Це вже не хаотичний бізнес-процес, а керований ланцюжок. Заявка на закупівлю — це внутрішній документ компанії, який фіксує потребу в закупівельна діяльність.== Заявки для адміністративних потреб ==

• процесор;
• пам’ять;
• диск;
• операційну систему;
• гарантію;
• екран;
• вимоги до програм;
• бюджет;
• призначення. через Для закупівельника. Заявка користувачі можуть зібрати потреби, об’єднати закупівельна діяльність, вибрати постачальника, отримати ціни, оформити замовлення і проконтролювати поставку. * матеріал А — 200 кг;
• матеріал Б — 50 кг;
• комплектуючий В — 100 шт.

Якщо платформа мовчить, люди часто забувають. Відділ логістики просить 3 ноутбуки. |-

| Чим заявка відрізняється від замовлення постачальнику?

До заявки можна прикріплювати файли:

Якщо ERP не перевіряє залишки, компанія-користувач здатна купити зайве. Заявку на закупівлю часто плутають із замовленням постачальнику. Приклади:

платформа бачить, що товар продається в середньому 20 одиниць на тиждень, залишок — 30 одиниць, строк поставки — 14 днів. Для малого бізнесу це здатна бути простий бізнес-процес: створили заявку, погодили, купили, закрили. Постачальник А пропонує товар за 100 000 грн і поставку за 3 дні. Чим краще описано бізнес-процес, тим простіше його цифровізувати.

Бо закупівельна діяльність без заявок — це коли всі щось хочуть, хтось щось купує, а потім фінансовий директор намагається зрозуміти, чому бюджет знову “трошки не зійшовся”.== Контроль якості закупівель ==

У торговій компанії закупівельна діяльність впливають на наявність товару і продажі та реалізація. Найпоширеніші:

Гумор із практики. Якщо закупівельна діяльність ведуться в чаті, то статус заявки залежить від того, чи не загубилася вона між мемом, привітанням з днем народження і повідомленням “хто забрав зарядку?”. Типові статуси:

• що замовлено;
• що вже поставлено;
• що ще очікується;
• що оплачено;
• які документи отримано;
• де виступає як затримка. На основі цього платформа формує потребу в закупівельна діяльність. як приклад:

• збирати потреби підрозділів;
• уникати хаотичних закупівель;
• контролювати бюджети;
• погоджувати витрати;
• перевіряти залишки на складі;
• об’єднувати однакові потреби;
• вибирати постачальників;
• контролювати строки поставки;
• бачити відповідальних;
• уникати дублювання закупівель;
• контролювати оплату;
• аналізувати витрати;
• планувати закупівельна діяльність;
• підвищувати прозорість процесу. це документ або бізнес-процес, за допомогою якого співробітник, підрозділ, складський облік, виробництво або інший учасник компанії повідомляє про потребу щось купити виступає ключовою рисою Заявка на закупівлю. Такі заявки допомагають уникати дефіциту. Заявка закривається, коли потреба виконана або скасована. |-

| Як ERP оптимізує із заявками? * різні версії файлів;

• ручне копіювання;
• помилки у формулах;
• складно контролювати статуси;
• немає маршруту погодження;
• немає прав доступу;
• немає історії змін;
• складно прикріплювати документи;
• складно зв’язати із замовленням і оплатою. * постачальник;
• договір;
• товари або послуги;
• кількість;
• ціна;
• сума;
• валюта;
• строк поставки;
• умови оплати;
• складський облік отримання;
• відповідальний;
• пов’язані заявки;
• статус виконання. У ERP це можна бачити в історії постачальника.

ERP дає можливість бачити весь ланцюжок:

Це дає можливість бачити витрати по проєктах.== Перевірка залишків перед закупівлею ==

У простій компанії етапів здатна бути менше. Вона означає, що потреба зареєстрована і повинна пройти певний шлях: перевірку, погодження, бюджетний контроль, вибір постачальника, замовлення, поставку, оплату і закриття. | У кого, за скільки і коли купуємо? Можна аналізувати:

ERP перевіряє залишки.

як приклад:

Приклад:

Статуси заявки

Він створює заявку на закупівлю. Постачальник регулярно дає найнижчу ціну, але часто затримує поставки і привозить товар з браком. Для обладнання — додатково погоджує технічний директор. * ціна;

• якість;
• строки поставки;
• точність виконання;
• кількість претензій;
• гнучкість;
• умови оплати;
• стабільність;
• документи;
• сервіс. |-

| Чи можна створювати заявки автоматизовано? K2 ERP здатна використовуватися для автоматизації заявок на закупівлю в компаніях різного масштабу.

Закриття заявки

Але це різні документи. ERP повинна показати, що бюджет буде перевищено на 15 000 грн. Замовлення постачальнику

Заявки на закупівлю і MRP

продажу забезпечується через Це здатна бути товар; так само реалізовано матеріали для виробництва, обладнання, запчастини, канцтовари, послуги, програмне забезпечення (ПЗ), інструменти, витратні матеріали або будь-який інший ресурс, потрібний для роботи компанії.== Що здатна бути предметом заявки ==

Якщо матеріалу А виступає як тільки 80 кг, платформа формує потребу на закупівлю 120 кг. Заявки на закупівлю потрібні, щоб компанія-користувач могла керувати витратами і потребами. Правильне погодження. Мета погодження — не створити бюрократичний лабіринт, а не дати компанії купити зайве, дороге, непотрібне або те, що вже лежить на складі під шаром пилу. платформа повинна показувати:

У виробничій компанії закупівельна діяльність впливають на виробництво, строки, собівартість і виконання замовлень.

Відділ маркетингу має бюджет 100 000 грн на місяць. Приклад процесу:

! закупівельна діяльність виступає як майже в кожній компанії. * хтось написав у месенджері;

• хтось сказав усно;
• хтось купив без погодження;
• хтось замовив удвічі більше;
• хтось забув перевірити складський облік;
• хтось не знає, чи виступає як бюджет;
• хтось не проконтролював поставку;
• хтось потім шукає рахунок, акт і відповідального. 5 позицій купили одразу. |-

| Хто створює заявки? 2 позиції відхилено, бо вони не погоджені або замінені аналогами. Заявка закрита. Приклад:

• чи все поставлено;
• чи все прийнято;
• чи всі документи отримано;
• чи немає претензій;
• чи пов’язано поставку із заявкою;
• чи закрито замовлення постачальнику;
• чи зрозумілий фінансовий результат;
• чи не залишилось відкритих питань. Сервісні компанії можуть створювати заявки на запчастини, інструменти або матеріали для виконання робіт. Але вона здатна бути пов’язана з оплатою через:

• хто здатна створювати заявки;
• які типи заявок існують;
• які поля обов’язкові;
• хто погоджує заявки;
• чи залежить погодження від суми;
• чи залежить погодження від підрозділу;
• чи потрібен бюджетний контроль;
• хто вибирає постачальника;
• чи потрібні комерційні пропозиції;
• коли створюється замовлення постачальнику;
• хто контролює поставку;
• хто підтверджує отримання;
• як заявка закривається;
• які звіти потрібні керівнику;
• які права доступу потрібні. Якщо статус “у роботі” здатна означати все що завгодно — від “закупівельник уже замовив” до “ніхто не відкривав заявку три дні” — статус потрібно деталізувати. Це сигнал, що потреба більше не потребує дій. Параметр