Облік постачальників

Вступ

Фінансова реальність. Постачальники теж люблять гроші. |- | складський облік | Приймає поставки, перевіряє кількість і якість, фіксує надходження. Для закупівель і фінансів це різні сценарії, бо вони по-різному впливають на cash flow. Тому для виробничих компаній обліковий облік постачальників — це не без зусиль бухгалтерська функція, а частина виробничої стабільності. Окрема помилка — вважати, що постачальники “і так зрозумілі”. Інакше все це живе в пошті, а пошта — не ERP.== Валютні постачальники ==

Реквізити постачальника

Постачальник — це контрагент, який надає компанії товари, роботи, послуги або інші ресурси. Якщо курс змінився між замовленням і оплатою, реальна вартість у гривні так само змінилася. Він показує:

аналітичні інструменти дає можливість бачити не тільки ціну, а реальну якість співпраці. ERP здатна зберігати альтернативних постачальників для товарів або груп товарів. Якщо технічне питання — до спеціаліста. Один постачальник здатна постачати критичну сировину для виробництва. * постачальник;

• замовлення постачальнику;
• поставка;
• складський облік;
• партія;
• серія;
• термін придатності;
• якість;
• документи;
• залишки. * Олег — менеджер з продажів;
• Ірина — бухгалтер;
• Максим — логіст;
• Андрій — технічний спеціаліст. Оплати постачальникам — важлива частина обліку. |-

| Керівник підрозділу | Погоджує потреби і контролює закупівельна діяльність свого напряму. * статус платника ПДВ;

• податкові накладні;
• правильність документів;
• дати операцій;
• суми;
• податковий кредит;
• первинні документи;
• відповідність договору;
• акти;
• накладні;
• коригування. як приклад, компанія-користувач здатна купувати товар у партнера і одночасно продавати йому інші товари або послуги. історія продукту цін постачальника дуже важлива.== Кредиторська заборгованість ==

Без історії цін компанія-користувач часто приймає нову ціну як даність.

Оцінка постачальників оптимізує вибирати кращих партнерів.== Постачальники і бюджети == |- | Що таке обліковий облік постачальників? Закупівельна ціна постачальника впливає на собівартість. як приклад:

Повернення постачальнику

Доставка — 15 000 грн.

Замовлення постачальнику — це документ, який фіксує домовленість про закупівлю. * неправильна кредиторська заборгованість;

• дублювання договорів;
• складність аналізу закупівель;
• ризик подвійної оплати;
• помилки в документах;
• втрата історії взаємодії. K2 ERP здатна використовуватися для комплексного обліку постачальників. Приклад:

Поставлено:

Особливо це критично для:

При імпорті критично враховувати не тільки ціну постачальника. Але як основна платформа обліку постачальників він має багато недоліків: Товар продається за 1 000 грн. складський облік отримує товари, матеріали або обладнання від постачальників. ! | Щоб зберігати реквізити, контакти, договори, умови оплати, документи, історію закупівель і відповідальних. * базові ціни постачальника;

• валюту;
• одиниці виміру;
• мінімальні партії;
• строки поставки;
• знижки;
• акційні ціни;
• ціни за договором;
• ціни за обсягом;
• історію зміни цін. Строк поставки

Без такого контролю частина замовлення здатна загубитися, а потім виробництво або продажі та реалізація раптово дізнаються, що “ми думали, воно вже приїхало”. Приклад:

Приклад:

Вона оптимізує:

Поширена проблема. Якщо інформаційні матеріали про постачальника живе в голові закупівельника, пошті бухгалтера і старому Excel-файлі, то це не обліковий облік постачальників, а корпоративна археологія. Якщо затримка поставки — до логіста. Для закупівельника. Постачальник у ERP — це історія продукту цін, комерційних пропозицій, договорів, замовлень, поставок, оплат, претензій, контактів і умов роботи.== Якість даних про постачальників ==

Постачальник вважає, що борг 80 000 грн. Якісний обліковий облік постачальників дає можливість бачити:

Потреба → Заявка на закупівлю → Погодження → Вибір постачальника → Замовлення постачальнику → Поставка → Оплата → Закриття

аналітичні інструменти по постачальниках

• не проведена оплата;
• не отримано документ;
• різні дати;
• помилка в сумі;
• дубль документа;
• повернення не враховано;
• різниця в курсі валюти. Постачальник передає документи. У постачальників можуть бути різні умови оплати. |-

| Хто такий постачальник? Якщо постачальник десятий раз “трохи затримав” поставку, це вже не випадковість, а стиль роботи. Це створює проблеми:

• митні платежі;
• доставка;
• страхування;
• брокерські послуги;
• сертифікація;
• банківські комісії;
• зберігання;
• розвантаження;
• інші витрати. Ціна

• кому потрібно платити;
• коли потрібно платити;
• за що саме;
• які платежі критичні;
• які платежі можна перенести;
• які постачальники можуть зупинити поставки;
• які виступає як аванси;
• які виступає як відстрочки;
• які виступає як борги. Одна з типових проблем у довіднику постачальників — дублікати. Постачальники можуть надавати прайс-листи. * довідник контрагентів;
• ролі постачальників;
• картки постачальників;
• реквізити;
• контактні особи;
• договори;
• файли;
• заявки на закупівлю;
• замовлення постачальникам;
• поставки;
• складський облік;
• прайс-листи;
• історію цін;
• оплати;
• кредиторську заборгованість;
• акти звірки;
• претензії;
• оцінку постачальників;
• електронний документообіг;
• бізнес-процеси;
• права доступу;
• аналітику. Якщо один постачальник дає найнижчу ціну, але має 30% прострочених поставок, це теж ризик. Торгова компанія-користувач закуповує товари для перепродажу. Це критично для прозорості закупівель.== Документи постачальника ==

Кредиторська заборгованість впливає на cash flow. Кредиторська заборгованість — це сума, яку компанія-користувач винна постачальникам та іншим контрагентам.

• постачальником;
• заявками на закупівлю;
• замовленнями постачальнику;
• поставками;
• рахунками;
• актами;
• оплатами;
• претензіями;
• файлами. Якщо привезли 100, але 10 пошкоджені, це теж має бути зафіксовано. Приклад:

• дату претензії;
• постачальника;
• замовлення;
• поставку;
• причину;
• суму;
• відповідального;
• статус;
• результат;
• файли;
• коментарі. ERP здатна показувати:

Статус оптимізує контролювати роботу. * дату поставки;

• постачальника;
• замовлення;
• складський облік;
• номенклатуру;
• кількість;
• ціну;
• суму;
• документи постачальника;
• якість;
• відповідність замовленню;
• відповідального за приймання. Якщо ERP не врахує додаткові витрати, собівартість буде занижена, а прибуток — намальований красивіше, ніж виступає як насправді. ! * постачальники товарів;
• постачальники сировини;
• постачальники послуг;
• транспортні компанії;
• орендодавці;
• IT-постачальники;
• маркетингові постачальники;
• виробники;
• імпортери;
• локальні постачальники;
• стратегічні постачальники;
• резервні постачальники;
• проблемні постачальники. як приклад:

Резервні постачальники

|- | Постачальник А | 100 грн | 2 дні | Передоплата |- | Постачальник Б | 105 грн | 1 день | Відстрочка 14 днів |- | Постачальник В | 95 грн | 10 днів | Передоплата |}

У договорі фіксуються:

Постачальник Б дає відстрочку 14 днів. * товар А — 100 шт;

• товар Б — 30 шт;
• товар В — 0 шт.

У ERP бажано зберігати не без зусиль телефон постачальника, а контакти з ролями. Перед автоматизацією обліку постачальників потрібно відповісти на питання:

ERP повинна дозволяти пов’язувати договір із:

Заявка фіксує потребу.== Стратегічні постачальники ==

Приклад:

Очікувані надходження — 700 000 грн.== Постачальники і складський облік ==

Картка постачальника

• постачальником;
• покупцем;
• підрядником;
• перевізником;
• партнером;
• орендодавцем;
• сервісною організацією. Постачальник, звичайно, не проти. як приклад:

• закупівлями;
• заявками на закупівлю;
• договорами;
• замовленнями постачальникам;
• поставками;
• складом;
• цінами;
• оплатами;
• кредиторською заборгованістю;
• якістю поставок;
• претензіями;
• документами;
• бюджетами;
• фінансовою звітністю;
• управлінською аналітикою. ERP дає можливість планувати платежі постачальникам і бачити майбутнє навантаження на cash flow. без зусиль іноді це розмазано по рахунках, актах, картках співробітників і фразах “та це дрібниця”. |-

| Як ERP оптимізує з постачальниками? Це учасник бізнес-процесу, від якого можуть залежати ціни, строки, якість, собівартість, наявність товарів, виконання замовлень клієнтів, виробництво, сервіс і навіть репутація компанії. Постачальники впливають і на податковий обліковий облік. Виробнича компанія-користувач закуповує сировину, матеріали, комплектуючі, обладнання, запчастини. Якщо постачальник поставляє неякісну сировину, компанія-користувач здатна отримати брак готової продукції.

• товар Б — 20 шт;
• товар В — 20 шт. інформаційні матеріали про постачальників здатна бути чутливою. |-

| Юрист | Перевіряє договори, додаткові угоди, претензії і юридичні ризики. Якщо її не контролювати, компанія-користувач здатна раптово отримати ситуацію, коли грошей на рахунку менше, ніж запланованих оплат. * різні версії файлів;

• немає єдиного джерела правди;
• складно контролювати права доступу;
• швидко помилитися;
• немає зв’язку з документами;
• немає зв’язку з оплатами;
• немає історії змін;
• немає автоматичного контролю боргів;
• немає нормальної аналітики;
• складно працювати кільком користувачам.

• строків поставки;
• якості;
• кількості;
• ціни;
• документів;
• упаковки;
• гарантії;
• сервісу;
• невідповідності договору. |-

| Чому небезпечні дублікати постачальників?== Коротко ==

Претензії можуть стосуватися:

ERP повинна фіксувати:

Тому критично не обмежувати контрагента тільки однією роллю.

Стратегічні постачальники — це ті, від яких суттєво залежить робота компанії. Сервісна компанія-користувач закуповує інструменти, деталі, витратні матеріали, послуги підрядників. * менеджер з продажів;

• бухгалтер;
• логіст;
• керівник;
• технічний спеціаліст;
• юрист;
• сервісний інженер;
• контакт для претензій;
• контакт для документів. Приклад:

ERP повинна дозволяти налаштовувати права доступу. Він потрібен забезпечується через Головне. обліковий облік постачальників потрібен не; так само реалізовано щоб компанія-користувач знала, у кого купує, на яких умовах, за якими цінами, з якою якістю, з якими строками і скільки винна. |- | Чому важлива оцінка постачальників? * знати, у кого вона закуповує;

• контролювати договори;
• контролювати ціни;
• контролювати умови оплати;
• бачити історію закупівель;
• контролювати поставки;
• контролювати борги;
• аналізувати якість постачання;
• порівнювати постачальників;
• уникати дублювання контрагентів;
• зберігати документи;
• бачити ризики;
• планувати закупівельна діяльність;
• контролювати бюджети;
• управляти cash flow. Поставка — це не без зусиль “прийшло щось”. як приклад:

Акти звірки з постачальниками

У правильній ERP постачальник пов’язаний з усім ланцюжком закупівельна діяльність: від потреби до оплати. без зусиль рахунок він виставляє не одразу. Приклад:

Дублі постачальників

платформа здатна охоплювати:

Документи поруч із операцією. Рахунок має бути біля оплати, накладна — біля поставки, договір — біля постачальника, сертифікат — біля товару. Умови оплати

Без такого обліку розслідування браку перетворюється на серіал із поганим фіналом. ! Це інтегратор, ризик, джерело витрат, джерело товарів, частина собівартості і важливий елемент стабільності бізнесу. Причини блокування можуть бути різні:

обліковий облік постачальників має давати аналітику. обліковий облік постачальників потрібен, щоб компанія-користувач могла:

• дублікати постачальників;
• відсутність договорів;
• неактуальні реквізити;
• немає контактних осіб;
• не ведеться історія продукту цін;
• не контролюються строки поставок;
• немає оцінки якості;
• не фіксуються претензії;
• документи зберігаються в пошті;
• оплати не пов’язані з замовленнями;
• поставки не пов’язані із заявками;
• немає контролю авансів;
• немає актів звірки;
• немає резервних постачальників;
• немає відповідального за довідник. ERP повинна показати дефіцит коштів заздалегідь, а не в день платежу.

У постачальника “ТехноПром” виступає як:

Якість обліку постачальників залежить від якості даних. У постачальника здатна бути кілька контактних осіб: Постачальник В дає кращу ціну, але вимагає передоплату.== Типові помилки в обліку постачальників ==

ERP повинна допомагати бачити ці зміни. Бо постачальник — це не без зусиль той, хто “прислав рахунок”.== Що таке обліковий облік постачальників ==

Типові етапи:

! Поставка — це фактичне отримання товарів, матеріалів, обладнання або послуг.== Замовлення постачальнику ==

Причини можуть бути різні:

!== Як K2 ERP оптимізує з обліком постачальників ==

Імпорт і додаткові витрати

До реквізитів можуть належати:

• валюту договору;
• курс;
• дату курсу;
• митні платежі;
• доставку;
• імпортні витрати;
• банківські комісії;
• передоплати;
• курсові різниці;
• строки поставки;
• міжнародні документи;
• собівартість з урахуванням додаткових витрат.== Контактні особи постачальника ==

• постачальнику А — 300 000 грн;
• постачальнику Б — 150 000 грн;
• постачальнику В — 500 000 грн. Для стратегічних постачальників потрібен окремий контроль:

ERP повинна забезпечувати зв’язок:

Постачальники виступає як майже в кожному бізнесі. ERP повинна показати часткове виконання замовлення. бізнес-процес здатна виглядати так: Можна аналізувати:

Постачальник із найнижчою ціною не завжди найкращий. Якщо постачальник має статус “заблокований”, платформа здатна заборонити створювати нові замовлення без дозволу керівника. У ERP можна вести: Excel здатна бути корисним для аналізу. Не всі користувачі повинні бачити: Приклад:

• очистити довідник контрагентів;
• прибрати дублікати;
• визначити ролі постачальників;
• заповнити реквізити;
• додати контактних осіб;
• прив’язати договори;
• налаштувати групи постачальників;
• налаштувати статуси;
• налаштувати умови оплати;
• налаштувати заявки і замовлення;
• налаштувати поставки;
• налаштувати оплати;
• налаштувати акти звірки;
• налаштувати аналітику;
• визначити відповідальних;
• навчити користувачів. | Вони розбивають історію закупівель, борги, договори і документи між кількома картками одного контрагента. Потрібно знайти причину:

Договори — ключова частина обліку постачальників. Іноді товар потрібно повернути постачальнику. Якщо потрібно отримати рахунок, звертаємося до менеджера. |-

Постачальник А	5	3	4	4	4.0
Постачальник Б	4	5	5	5	4.8
Постачальник В	5	2	3	2	3.0

Хто такий постачальник

Постачальники і податковий обліковий облік

Можна бачити:

А випадковість у закупівлях — це дуже дорогий постачальник. |- | Чому Excel не підходить як основна платформа? Для керівника. Якісний обліковий облік постачальників дає можливість бачити не тільки суму закупівель, а й залежність від конкретних постачальників, прострочені поставки, борги, якість виконання, динаміку цін і ризики. Якщо компанія-користувач функціонує з іноземними постачальниками або закупівлями у валюті, виникають додаткові задачі. До собівартості можуть входити:

Постачальник підняв ціну до 850 грн. Якщо товар має брак, критично знати, від якого постачальника він прийшов, у якій партії, за якою накладною і кому вже був відвантажений.== Претензії до постачальників ==

• повна юридична назва;
• код ЄДРПОУ або інший ідентифікатор;
• податковий номер;
• адреса;
• банківські реквізити;
• IBAN;
• платформа оподаткування;
• платник ПДВ або неплатник ПДВ;
• контактні інформаційні дані;
• підписанти;
• печатка або її відсутність;
• електронний електронний документообіг.

через '''Практичний сенс.''' обліковий облік постачальників користувачі можуть компанії купувати не без зусиль “де знайшли”, а там, де вигідно, надійно, прозоро і контрольовано.== Приклад процесу в K2 ERP == Якщо продажі та реалізація — це те, що приносить гроші, то закупівельна діяльність та постачальники — це те, що часто вирішує, скільки з цих грошей залишиться в компанії після всіх витрат. |- | Як [[K2 ERP]] здатна допомогти? Це дає можливість порівнювати постачальників і контролювати закупівельні ціни. Не всі постачальники однакові. * ТОВ “Альфа”; * Альфа ТОВ; * ООО Альфа; * Альфа; * TOV Alfa; * Альфа постачальник. це платформа зберігання. * закупівельник бачить своїх постачальників і закупівельні ціни; * бухгалтерський обліковий облік бачить реквізити, документи і взаєморозрахунки; * складський облік бачить постачальника в документах поставки; * керівник бачить аналітику; * звичайний користувач системи бачить тільки обмежену інформацію. | У ньому складно контролювати права, історію змін, документи, оплати, поставки, борги і аналітику. Ціна * ціна; * якість; * строки поставки; * точність виконання; * кількість претензій; * гнучкість; * умови оплати; * повнота документів; * швидкість реакції; * стабільність; * наявність товару; * сервіс. Якщо він постійно затримує поставки і не дає документи, економія здатна перетворитися на втрати.== Постачальник як контрагент == == історія продукту цін == Потрібен регламент ведення довідника постачальників.[[Категорія:Фінансовий контроль]] ERP повинна показувати: * новий; * активний; * перевіряється; * погоджений; * стратегічний; * резервний; * тимчасовий; * заблокований; * проблемний; * архівний. обліковий облік постачальників тісно пов’язаний із [[Заявки на закупівлю|заявками на закупівлю]].</div> * постачальника; * договір; * дату; * товари або послуги; * кількість; * ціну; * суму; * валюту; * строк поставки; * складський облік отримання; * умови оплати; * відповідального; * статус; * пов’язані заявки; * коментарі. | Договори визначають умови поставки, оплати, відповідальність, строки, гарантії і юридичні зобов’язання.== Заявки на закупівлю і постачальники == * план закупівель; * фактичні закупівельна діяльність; * перевищення бюджету; * залишок бюджету; * майбутні зобов’язання; * очікувані платежі; * витрати по постачальниках. | Це платформа ведення інформації про постачальників, договори, ціни, замовлення, поставки, документи, оплати, борги і якість роботи. Якість == Права доступу == Без системного обліку постачальників компанія-користувач ризикує втратити контроль над закупівлями, боргами, строками, документами і собівартістю. Реквізити потрібні для договорів, рахунків, актів, накладних, оплат, податкових документів та інших операцій. Приклад типового процесу: <div style="border:3px solid #b71c1c; background:#ffebee; padding:14px; margin:16px 0;"> Для великого бізнесу — багаторівневе погодження, стратегічні постачальники, рейтинги, бюджети, проєкти, виробничі потреби, імпорт, валютні операції, електронний документообіг і фінансовий контроль. Постачальник привіз 90. компанія-користувач оплатила 100 000 грн авансом. | [[K2 ERP]] здатна цифровізувати довідник постачальників, договори, заявки, закупівельна діяльність, поставки, оплати, акти звірки, претензії та аналітику. |- | Навіщо потрібна історія продукту цін? Це дає можливість аналізувати проблемних постачальників. продажі та реалізація можуть виглядати такими самими, але прибуток уже вдвічі менший. Питання * не заповнені реквізити; * немає контактів; * немає договорів; * не вказані умови оплати; * немає статусів; * не ведеться історія продукту цін; * не прикріплюються документи; * постачальники дублюються; * немає відповідальних; * старі постачальники не архівуються; * не контролюються банківські реквізити; * відсутні правила створення контрагентів. У компанії обліковий облік показує борг 50 000 грн. ! Загальна оцінка * у кого компанія-користувач купує; * за якими цінами; * на яких умовах; * які договори діють; * які поставки очікуються; * скільки компанія-користувач винна; * які документи отримані; * які постачальники надійні; * які створюють проблеми; * де виступає як залежність; * де можна зекономити; * де потрібен резервний варіант. |- | Для чого потрібна картка постачальника? * юридична особа; * фізична особа-підприємець; * фізична особа; * виробник; * дистриб’ютор; * імпортер; * підрядник; * сервісна компанія-користувач; * транспортна компанія-користувач; * орендодавець; * провайдер послуг; * маркетингова агенція; * IT-компанія; * банк; * страхова компанія-користувач; * державна або комунальна організація. * закупівельні ціни; * договори; * умови оплати; * борги; * банківські реквізити; * комерційні пропозиції; * претензії; * внутрішні коментарі; * рейтинги постачальників. Для малого бізнесу це здатна бути простий обліковий облік постачальників, договорів, рахунків і оплат. | Постачальник, від якого суттєво залежить робота компанії, виробництво, продажі та реалізація або сервіс. |- | Чому критично вести договори? | Вона дає можливість вибирати не тільки найдешевших, а й найнадійніших постачальників за якістю, строками і умовами. Це центр зв’язку між постачальником, умовами, документами, оплатами, поставками і відповідальністю. | Контрагент, який постачає компанії товари, матеріали, послуги, обладнання, роботи або інші ресурси. * рахунок; * видаткова накладна; * акт виконаних робіт; * податкова накладна; * товарно-транспортна накладна; * сертифікат; * паспорт якості; * гарантійний талон; * специфікація; * договір; * додаткова угода; * акт звірки; * претензійний лист.<div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;"> Окремо варто відзначити контролю і аналізу інформації про компанії або фізичних осіб, які постачають бізнесу товари, матеріали, послуги, обладнання, комплектуючі, роботи або інші ресурси виступає ключовою рисою '''обліковий облік постачальників'''. * вести єдиний довідник постачальників; * контролювати реквізити; * вести договори; * зберігати контакти; * вести прайс-листи; * контролювати заявки; * створювати замовлення постачальникам; * контролювати поставки; * вести складський обліковий облік; * контролювати оплати; * бачити кредиторську заборгованість; * формувати акти звірки; * фіксувати претензії; * оцінювати постачальників; * аналізувати закупівельна діяльність; * контролювати бюджети; * планувати cash flow. |- | бухгалтерський обліковий облік | Контролює документи, оплати, взаєморозрахунки, акти звірки. А потім ці “дрібниці” раптом складаються в суму, від якої фінансовий директор починає мовчати дуже виразно. Потрібно знати: ! * “Постачальник 2” — дорожче на 5%, але швидка доставка; * “Постачальник 3” — дешевше, але строк 14 днів. * адміністративних витрат; * маркетингу; * IT; * виробничих закупівель; * проєктних витрат; * капітальних інвестицій; * ремонтів; * сервісу. І якщо постачальники ведуться нормально, компанія-користувач купує краще, платить розумніше, планує точніше і менше залежить від випадковості. {| class="wikitable" style="width:100%;" Не потрібно починати з дуже складної системи оцінки постачальників, якщо в довіднику ще три однакових записи одного контрагента. ! Для товару А базовий постачальник — “Постачальник 1”. Брокер — 5 000 грн. * товар А — 100 шт; * товар Б — 50 шт; * товар В — 20 шт. ERP повинна показувати залишок до поставки: == Впровадження обліку постачальників == * предмет договору; * сторони; * строк дії; * умови оплати; * умови поставки; * ціни або порядок їх визначення; * відповідальність сторін; * гарантії; * штрафи; * порядок документообігу; * умови розірвання; * ліміти; * валюта; * підписанти; * додатки і специфікації.== Поставка від постачальника == Для середнього бізнесу — закупівельна діяльність, заявки, складський облік, контроль боргів і аналітичні інструменти. Постачальники_новий_остаточний_перевірений_версія_8_Саша_не_чіпати.xlsx ! Інакше довідник оперативно перетвориться на місце, де живуть помилки, старі записи і “не чіпайте, бо не знаємо, що це”. Навіть компанія-користувач, яка “нічого не купує”, зазвичай усе одно щось купує. | Це сума, яку компанія-користувач винна постачальникам за отримані товари, роботи або послуги. На жаль, вигадана. Потім красива аналітичні інструменти.== Оплати постачальникам == Маржа — 300 грн. У картці контрагента бажано мати ознаки або ролі: [[Категорія:Кредиторська заборгованість]] У картці можуть бути: Постачальником здатна бути: Чим краще описано правила, тим якісніший буде обліковий облік. Якщо в полі “Коментар” написано “нормальні, але дзвонити краще Олегу, бо Ірина не в темі”, це, звичайно, жива інформаційні матеріали.== Постачальники і cash flow == як приклад, один і той самий постачальник здатна бути заведений як: * як змінювалася ціна; * коли була остання закупівля; * чи зростає ціна; * чи дає постачальник знижки; * чи відповідає нова ціна ринку; * хто погодив закупівлю; * за яким договором купували; * який був курс валюти. ! Це дає можливість використовувати одну картку контрагента в різних бізнес-процесах і не створювати дублікати. |- | Що таке кредиторська заборгованість? Зрозумілі вони рівно до моменту, поки не звільнився закупівельник, не змінився бухгалтер або не потрібно терміново знайти, за що була оплата пів року тому. {| class="wikitable" style="width:100%;" ERP повинна дозволяти зберігати документи і пов’язувати їх із постачальником, договором, замовленням, поставкою або оплатою. Це оптимізує оперативно приймати управлінські рішення для бізнесу при проблемах. А це вже сигнал, що пора впроваджувати систему. |- | Що таке стратегічний постачальник? ! Тому в ERP бажано контролювати не тільки факт поставки, а й комплект документів. І якщо компанія-користувач забуває про борги, постачальники оперативно нагадують.{{SEO |title=Облік постачальників — як вести постачальників, договори, закупівлі, борги, оплати та документи в ERP |description=Облік постачальників — це система роботи з контрагентами, які постачають компанії товари, матеріали, послуги, обладнання або інші ресурси. У статті пояснюється, як вести постачальників в ERP, контролювати договори, ціни, заявки, замовлення, поставки, документи, оплати, кредиторську заборгованість, якість і строки постачання. |keywords=облік постачальників, постачальники, ERP, K2 ERP, закупівлі, замовлення постачальнику, кредиторська заборгованість, договори постачальників, оплати постачальникам, поставки, склад, документообіг, автоматизація закупівель, контрагенти, управління постачальниками, оцінка постачальників |image=https://erp.kyiv.ua }} Приклад: == автоматизація процесів обліку постачальників в ERP == Якщо продажна ціна залишилась 1 000 грн, маржа стала 150 грн. Постачальник здатна виконати замовлення частково.<div style="border:3px solid #ef6c00; background:#fff3e0; padding:14px; margin:16px 0;"> Постачальники тісно пов’язані зі складом. '''Класика довідників.''' Якщо одного постачальника завели п’ять разів, то це вже не контрагент, а маленька група компаній у вашій базі. Спочатку порядок у базі. * кому винна компанія-користувач; * скільки винна; * за якими договорами; * за які поставки; * коли потрібно оплатити; * які борги прострочені; * які платежі критичні; * які можна перенести; * які постачальники можуть зупинити поставки через борг. Повернення впливає на: == Групи постачальників == <div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;"> * закупівельна діяльність по постачальниках; * закупівельна діяльність по товарах; * закупівельна діяльність по групах; * динаміку цін; * строки поставок; * прострочені поставки; * часткові поставки; * якість; * претензії; * кредиторську заборгованість; * аванси; * переплати; * обороти; * залежність від постачальників; * частку одного постачальника в закупівлях; * виконання договорів; * виконання бюджетів. Якщо постачальник затримує матеріал, виробництво здатна зупинитися. |- | Фінансовий відділ | Планує платежі, контролює бюджети, cash flow і кредиторську заборгованість. Причини: Постачальників інтуїтивно групувати. Іноді дуже голосно.[[Категорія:Постачальники]] Приклад: як приклад: У нормальному варіанті — це повноцінна ERP-система керування взаємовідносинами з постачальниками. |- | Директор | Контролює стратегічних постачальників, великі суми, ризики і ключові умови. | Щоб бачити зміну закупівельних цін, контролювати зростання вартості і порівнювати постачальників. Обидва потрібні, але якщо не приїде кава, компанія-користувач буде бурчати. Після поставки потрібно оплатити ще 200 000 грн. Акти звірки потрібні, щоб переконатися, що компанія-користувач і постачальник однаково розуміють взаєморозрахунки. Закупівельник здатна запитати причину зміни ціни. Потрібно контролювати: У ERP бажано фіксувати: ! ERP повинна допомагати контролювати дублікати і якість довідників.== Оцінка постачальників == У більшості ERP-систем постачальник ведеться в довіднику контрагентів. ERP повинна показати залишок заборгованості. Роль == Для чого потрібен обліковий облік постачальників == ERP показує, що місяць тому цей самий товар купували по 100 грн. * назва; * коротка назва; * код; * тип контрагента; * країна; * місто; * адреса; * юридичні реквізити; * податкові реквізити; * банківські рахунки; * контактні особи; * телефони; * email; * сайт; * відповідальний менеджер; * група постачальника; * статус; * умови оплати; * валюта розрахунків; * базовий договір; * прикріплені файли; * коментарі; * історія продукту взаємодії. * створення картки постачальника; * зберігання реквізитів; * зберігання контактів; * ведення договорів; * ведення умов оплати; * ведення прайс-листів; * контроль замовлень; * контроль поставок; * контроль оплат; * обліковий облік боргів; * зберігання документів; * оцінку якості роботи; * аналіз закупівель; * контроль строків; * контроль ризиків. У простому варіанті обліковий облік постачальників — це довідник контрагентів. Але краще все ж таки мати нормальні контактні особи, ролі та історію комунікацій. {| class="wikitable" style="width:100%;" У постачальника здатна бути статус. Замовлено 100 одиниць товару. Якщо банківський рахунок змінився, а оплата пішла на старий, потім починається прекрасна гра “хто винен і як повернути гроші”. ERP дає можливість зробити обліковий облік постачальників системним. У результаті історія продукту закупівель, борги, договори і документи розкидані по різних картках. як приклад: * у довіднику створюється постачальник; * заповнюються реквізити і контактні особи; * додається договір; * створюється заявка на закупівлю; * заявка погоджується; * закупівельник вибирає постачальника; * створюється замовлення постачальнику; * постачальник виставляє рахунок; * фінансовий відділ планує оплату; * складський облік приймає поставку; * документи прикріплюються до операції; * ERP показує взаєморозрахунки; * при потребі формується акт звірки; * платформа накопичує історію цін, строків і якості.[[Категорія:ERP]] ERP здатна формувати рейтинг постачальників.<pre> У результаті компанія-користувач бачить не без зусиль “ми щось купили”, а повний ланцюжок роботи з постачальником.</div> Він містить: * базовий постачальник сировини; * постачальник критичних комплектуючих; * постачальник унікального обладнання; * постачальник ключових товарів; * базовий логістичний інтегратор; * IT-провайдер критичної системи. Хоча іноді перше теж небезпечно. * регулярні прострочення; * проблеми з якістю; * невиконання договору; * фінансові ризики; * юридичні ризики; * відсутність документів; * рішення для бізнесу керівництва. !== Статуси постачальників == ERP повинна допомагати бачити зміну закупівельних цін і вплив на маржу. Інакше рано чи пізно з’явиться файл: того, щоб “десь були реквізити”. Якщо не приїде сировина, компанія-користувач здатна зупинити виробництво. Впровадження обліку постачальників краще робити поетапно. Замовлено: Це дає можливість закупівельнику контролювати незакриті позиції.</div> Постачальники прямо впливають на рух коштів. ERP повинна дозволяти оформити повернення і пов’язати його з поставкою, замовленням, договором і взаєморозрахунками. У ньому зазвичай вказують: Проблеми виникають, коли: </div> Це важлива частина керування закупівлями, фінансами, складом, виробництвом, сервісом і ризиками. Відповідь Але один і той самий контрагент здатна бути одночасно: Постачальник закриває цю потребу. |} Групування оптимізує аналізувати закупівельна діяльність та керувати процесами. Якщо постачальник порушує умови, компанія-користувач здатна створити претензію.

Постачальники і собівартість

• брак;
• неправильна кількість;
• не той товар;
• пошкодження;
• невідповідність специфікації;
• прострочений товар;
• помилка в замовленні;
• домовленість сторін. Постачальник виставив рахунок на 300 000 грн. Потрібно знати:

Постачальник пропонує нову ціну 120 грн. Вона дає можливість бачити:

Якщо документи від постачальника оформлені неправильно або не отримані, це здатна створити проблеми для бухгалтерії.== Ролі в обліку постачальників ==

як приклад, стратегічні постачальники можуть мати окремі правила погодження договорів, контролю строків і оцінки якості. * дефіцит товару;

• затримка;
• підвищення ціни;
• проблеми з якістю;
• логістичні проблеми;
• фінансові проблеми постачальника;
• форс-мажор. Документи

• початковий борг;
• поставки;
• оплати;
• повернення;
• коригування;
• кінцевий борг. Якщо потрібен акт звірки — до бухгалтера. На наступний тиждень потрібно оплатити:

• хто створює постачальників;
• хто перевіряє реквізити;
• хто відповідає за договори;
• які групи постачальників потрібні;
• які статуси потрібні;
• які умови оплати використовуються;
• як ведуться прайс-листи;
• як фіксуються комерційні пропозиції;
• як створюються замовлення постачальникам;
• як контролюються поставки;
• як контролюються оплати;
• як формуються акти звірки;
• як фіксуються претензії;
• як оцінюється якість постачальників;
• які права доступу потрібні;
• які звіти потрібні керівнику. Закупівельна ціна була 700 грн. Постачальник

Резервний постачальник потрібен на випадок, якщо базовий не здатна виконати поставку. Не всі постачальники однаково важливі. Резервні:

ERP оптимізує формувати і перевіряти акти звірки. Якщо постачальник підвищує ціни, а компанія-користувач не переглядає продажні ціни, маржа здатна зменшитися. Договір у ERP. Це не без зусиль файл PDF. Приклад: Приклад: Excel добре підходить для тимчасового аналізу, але постачальники повинні жити в ERP. У виробництві постачальники впливають на:

Найдешевший варіант не завжди найкращий. Якщо компанія-користувач має одного критичного постачальника і не має альтернативи, це ризик. Це контроль виконання домовленості.

Постачальник — це не без зусиль запис у довіднику контрагентів. Постачальник

Часткові поставки

Приклад:

Критерії можуть бути такими:

Картка постачальника — це основне місце зберігання інформації про нього. У ERP критично контролювати актуальність реквізитів. Це можуть бути:

Офісна компанія-користувач закуповує техніку, програмне забезпечення (ПЗ), меблі, канцелярію, зв’язок, оренду, ремонт, маркетингові та юридичні послуги. Що робить

обліковий облік постачальників — це не без зусиль довідник із назвами компаній. обліковий облік постачальників — це бізнес-процес ведення всієї інформації про постачальників і операції з ними. Акт звірки оптимізує перевірити взаєморозрахунки з постачальником. Якщо товар потрібен завтра, постачальник В здатна бути непридатним, навіть якщо ціна красива.

K2 ERP дає можливість вести постачальників як частину єдиної системи керування бізнесом: від заявки на закупівлю до поставки, від договору до оплати, від складу до фінансової аналітики. Картка постачальника повинна бути не смітником для випадкової інформації, а структурованим джерелом даних. * постачальник;

• покупець;
• підрядник;
• перевізник;
• виробник;
• дилер;
• інше. Він пов’язаний із:

• що замовлено;
• що отримано;
• що ще очікується;
• що оплачено;
• які документи отримано;
• де виступає як затримка. * залишки на складі;
• борг перед постачальником;
• документи;
• якість постачальника;
• статистику претензій. |}

критично контролювати:

!

ERP повинна зберігати ці умови і враховувати їх у плануванні платежів. як приклад, товар куплено за 10 000 доларів. |- | Закупівельник | Шукає постачальників, отримує пропозиції, створює замовлення, контролює поставки. Разом — 950 000 грн. * рахунки до оплати;

• суми;
• строки оплати;
• умови оплати;
• фактичні платежі;
• аванси;
• часткові оплати;
• переплати;
• заборгованість;
• валюту;
• курс;
• призначення платежу;
• відповідального;
• зв’язок із договором і замовленням. Інший — каву в офіс. Приклад:

Договори з постачальниками

Валютні закупівельна діяльність можуть суттєво впливати на собівартість. Для керівника це один із ключових показників. Строки

Саме тому обліковий облік постачальників — важлива частина ERP. * договори;

• строки;
• резервні постачальники;
• ризики;
• ціни;
• якість;
• залежність бізнесу;
• фінансові умови;
• плани поставок. У процесі роботи з постачальниками можуть бути різні ролі. Якщо 80% критичної сировини закуповується в одного постачальника, це ризик. Це економить час і нерви. А собівартість впливає на прибуток. Групи можуть бути такими:

Найпоширеніші помилки:

Excel в обліку постачальників

Постачальник А функціонує тільки по 100% передоплаті.== Висновок ==

• 100% передоплата;
• часткова передоплата;
• оплата після поставки;
• відстрочка 7 днів;
• відстрочка 14 днів;
• відстрочка 30 днів;
• оплата поетапно;
• оплата за актом;
• оплата за графіком;
• кредитний ліміт;
• оплата у валюті;
• оплата за курсом. Замовлення постачальнику дає можливість контролювати виконання закупівельна діяльність. Митні витрати — 20 000 грн. | ERP пов’язує постачальника із заявками, замовленнями, поставками, оплатами, договорами, документами, складом і фінансами. Реальна вартість закупівельна діяльність — 140 000 грн.== Що потрібно описати перед автоматизацією ==

Постачальник продав товар за 100 000 грн. ERP дає можливість бачити, який постачальник був обраний для конкретної заявки і чому.

• наявність сировини;
• строки виробництва;
• собівартість;
• якість продукції;
• виконання замовлень клієнтів;
• планування закупівель;
• запаси;
• простої. Товар “Кабель А” можна купити у трьох постачальників:

закупівельна діяльність у постачальників повинні бути пов’язані з бюджетами.