Сертифікати якості

Сертифікати і статуси

Приклад:

Виробництво не повинно запускати партію, якщо критична сировина не має чинного паспорта якості.

Вимога надання сертифікатів здатна бути прописана в договорі. |- | ВТК / контролер якості | Перевіряє правильність сертифіката, параметри, партію, строк дії і відповідність вимогам. Документ

Сертифікат якості часто застосовують, коли потрібно при прийманні товарів і матеріалів. Питання

ERP здатна контролювати:

складський облік здатна переглядати наявність документа;
ВТК здатна перевіряти і погоджувати;
закупівельник здатна запитувати документ у постачальника;
менеджер продажів здатна прикріплювати сертифікат до відвантаження;
клієнт ERP здатна отримувати тільки документи по своєму замовленню;
адміністратор здатна налаштовувати типи документів. * що саме перевірено;
хто виробник;
хто постачальник;
до якої партії належить товар;
які параметри підтверджені;
яким стандартам відповідає продукція;
хто видав документ;
коли видано;
до якої дати чинний;
чи можна приймати товар;
чи можна використовувати матеріал у виробництві;
чи можна відвантажувати продукцію клієнту;
чи виступає як підтвердження якості у разі рекламації. Якщо документ не знайти в потрібний момент, для бізнесу він майже не існує.== Сертифікати і маркетплейси ==


Постачальник привіз партію металу. Це оптимізує не платити за поставку, яка документально не підтверджена. компанія-користувач здатна працювати з різними документами якості:

== Сертифікати для партій ==

Постачальник привіз товар, але не надав сертифікат. Для серійних виробів сертифікат або паспорт здатна прив’язуватись до серійного номера. через Блокування користувачі можуть не пустити проблемний товар у продаж або виробництво.== Сертифікати і файли ==

Це зменшує ризик відправити не той документ.== Сертифікати і електронний електронний документообіг ==

<div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;">

[[Категорія:Документи якості]]

* дату останньої повірки;
* дату наступної повірки;
* документ;
* відповідального;
* статус допуску;
* обладнання, яке не можна використовувати після прострочення. платформа здатна забезпечити:

* обладнання;
* електроніка;
* медичні прилади;
* вимірювальні інструменти;
* дорогі комплектуючі;
* промислові вузли. Приклад:

== Сертифікати і вхідний контроль ==
Сертифікат зазвичай зберігається як файл. бізнес-процес здатна виглядати так:

Контроль якості — це бізнес-процес. * назву продукції;
* виробника;
* постачальника;
* номер партії;
* дату виробництва;
* дату видачі;
* строк дії;
* показники якості;
* результати перевірок;
* стандарт або технічні умови;
* підпис відповідальної особи;
* печатку або електронний підпис;
* номер документа.== Сертифікати і історія продукту змін ==

Сертифікати калібрування або повірки підтверджують, що вимірювальне обладнання перевірене і здатна використовуватися. Партії:

історія продукту потрібна для аудиту, контролю і відповідальності. |}

як приклад:

Сертифікати для серійних виробів

Без системного обліку сертифікати часто губляться в пошті, месенджерах, папках і Excel-файлах. * якість;

відповідність;
походження;
безпеку;
складський облік;
строк придатності;
умови зберігання;
лабораторні показники;
гарантію;
екологічні вимоги;
технічні параметри. Статуси допомагають контролювати бізнес-процес роботи з документами. Окрема класика — файл із назвою:

Основні види документів якості

Для складу, закупівель і виробництва. Якщо товар або матеріал потребує сертифіката, ERP повинна не без зусиль зберігати файл, а контролювати його наявність, строк дії, зв’язок із партією, постачальником, прийманням і відвантаженням. Якщо сертифікат прив’язаний тільки до номенклатури, але не до партії, потім важко довести, що саме ця поставка мала потрібний документ. Якщо виявлена проблема з партією матеріалу, ERP здатна показати:

сертифікат якості;
сертифікат відповідності;
паспорт якості;
декларація відповідності;
протокол випробувань;
лабораторний висновок;
сертифікат походження;
санітарний висновок;
ветеринарний документ;
фітосанітарний документ;
паспорт виробу;
гарантійний талон;
технічний паспорт;
акт контролю якості;
висновок лабораторії;
сертифікат аналізу;
сертифікат калібрування;
сертифікат повірки. Для сертифікатів можна використовувати характеристики сутностей.== Сертифікат якості і контроль якості ==

як приклад:

Як K2 ERP оптимізує з сертифікатами якості

Під час аудиту можуть перевіряти:

постачальник зобов’язаний надавати сертифікат якості на кожну партію;
сертифікат має бути виданий виробником;
документ має бути українською або англійською мовою;
сертифікат має містити номер партії;
без сертифіката товар не приймається;
оплата здійснюється тільки після отримання повного комплекту документів. * контроль якості перевірив партію;
лабораторія провела аналіз;
ВТК підтвердив параметри;
виробник оформив паспорт якості;
постачальник передав сертифікат разом із товаром. | Бо якість і параметри можуть відрізнятися між партіями, і потрібно підтвердити саме конкретну поставку. Що підтверджує

сертифікати зберігаються в пошті;
документи не прив’язані до партій;
сертифікати прив’язані тільки до товару, але не до поставки;
не контролюється строк дії;
не видно, хто перевірив документ;
немає статусів;
немає відповідального;
складський облік приймає товар без сертифіката;
виробництво використовує матеріал без паспорта якості;
менеджери вручну шукають документи для клієнта;
немає версій;
відсутні сертифікати не блокують бізнес-процес;
документи дублюються;
файли мають незрозумілі назви;
немає аналітики по постачальниках. Приклад процесу:

клієнт ERP здатна вимагати сертифікати разом із товаром.

У ERP критично контролювати: Поставка → Перевірка документів → Перевірка якості → Приймання або блокування

Висновок

Це інтуїтивно для:

При прийманні товару ERP показує, що для цієї номенклатури обов’язковий сертифікат якості. Документ здатна підтверджувати якість, але компанія-користувач все одно здатна проводити власний вхідний контроль, якщо товар критичний, постачальник новий або ризики високі. Після отримання і перевірки сертифіката партію розблокували.

Сертифікати і аудит

Сертифікати часто виступає як частиною вхідного контролю.== автоматизація процесів сертифікатів якості в ERP ==

партію;
сертифікат якості;
паспорт якості;
протокол випробувань;
результати вхідного контролю;
результати виробничого контролю;
серійний номер;
дату відвантаження;
постачальника матеріалу. ERP здатна створювати задачу відповідальному на перевірку сертифіката. ERP повинна зберігати версії документів. Для партії фарби лабораторія перевірила:

Для середнього бізнесу — контроль сертифікатів по партіях, постачальниках, прийманню, складу і відвантаженнях. | Вони допомагають підтвердити якість партії, простежити постачання і проаналізувати причини проблеми. Для великого бізнесу — повноцінна платформа якості з простежуваністю, блокуванням партій, погодженням, лабораторними документами, аудитом, рекламаціями, виробництвом і інтеграціями. * складський облік перевіряє наявність;

ВТК перевіряє параметри;
технолог перевіряє відповідність виробництву;
закупівельник перевіряє вимоги постачання;
юрист перевіряє відповідність договору;
керівник якості затверджує.

Після 30.06 платформа не дає можливість відвантаження товару без нового документа. Вона розуміє, до чого цей PDF належить і як він впливає на бізнес-процес. ! * метал;

пластик;
хімічні компоненти;
харчові інгредієнти;
тканини;
фарби;
клеї;
електронні компоненти;
будівельні матеріали;
деревина;
скло;
пакувальні матеріали. Декларація здатна бути важливою для продажу, імпорту, експорту або участі в тендерах. * сертифікат має строк дії до 31.12;
ERP за 30 днів створює нагадування відповідальному;
відповідальний запитує новий документ у постачальника або виробника;
нова реліз системи сертифіката завантажується в систему;
стара реліз системи переходить в архів;
новий сертифікат застосовується для для майбутніх відвантажень. платформа здатна охоплювати:

Сертифікати і закупівельна діяльність

Excel в обліку сертифікатів

ERP здатна контролювати:

Приклад:

як приклад:

Результат зберігається у протоколі. K2 ERP здатна використовуватися для автоматизації обліку, перевірки, зберігання і контролю сертифікатів якості.

Сертифікати якості потрібні для підтвердження відповідності продукції вимогам. Якщо файл не прикріплено або документ прострочений, платформа здатна:

імпорту;
експорту;
митного оформлення;
тендерів;
клієнтських вимог;
підтвердження ланцюга постачання;
торгових обмежень;
преференційних режимів. |-

| Сертифікат якості | Якість конкретної продукції, партії або матеріалу | Поставка сировини, матеріалів, готової продукції |- | Сертифікат відповідності | Відповідність продукції стандарту або вимогам | Обладнання, товари, продукція з нормативними вимогами |- | Паспорт якості | Параметри конкретної партії або виробу | Метал, хімія, будівельні матеріали, харчова продукція |- | Декларація відповідності | Заява виробника або постачальника про відповідність | Продукція, що підлягає декларуванню |- | Протокол випробувань | Результати лабораторних або технічних випробувань | Перевірка зразків, матеріалів, виробів |- | Сертифікат походження | Країну або походження товару | Імпорт, експорт, митні операції |- | Сертифікат калібрування | Перевірку точності вимірювального обладнання | Ваги, прилади, датчики, лабораторне обладнання |}

Сертифікат — це документ.

У різних галузях назви документів можуть відрізнятися, але головна логіка одна: документ підтверджує важливу характеристику, відповідність або результат перевірки. {| class="wikitable" style="width:100%;"

Excel часто використовують для реєстру сертифікатів. K2 ERP здатна допомогти зробити сертифікати якості не без зусиль файлами, а керованими документами: зі строками, статусами, партіями, постачальниками, погодженням, блокуванням і аналітикою. |- | ERP-адміністратор | Налаштовує типи сертифікатів, статуси, права, правила обов’язковості, маршрути і звіти.== Сертифікат калібрування і повірки ==

А всередині сертифікат на критичну партію. |- | Чому важливий строк дії сертифіката? це документи, які підтверджують, що товар, сировина, матеріал, партія продукції, обладнання, запчастина або послуга відповідає встановленим вимогам, стандартам, технічним умовам, специфікації, договору або нормативним правилам виступає ключовою рисою Сертифікати якості. ! Протокол випробувань містить результати перевірки, тестування або лабораторного аналізу. | K2 ERP здатна цифровізувати обліковий облік сертифікатів якості, паспортів, декларацій, партій, серій, приймання, відвантажень, рекламацій і контролю строків. |- | Чим сертифікат якості відрізняється від паспорта якості? |- | Чому Excel незручний для сертифікатів? * які документи потрібні;

чи обов’язковий сертифікат;
чи потрібен паспорт якості;
чи потрібен протокол випробувань;
чи потрібна декларація відповідності;
чи потрібно надати документи до поставки або разом із поставкою. * реєстр сертифікатів;
типи документів;
статуси;
строки дії;
файли;
версії;
прив’язку до номенклатури;
прив’язку до партій;
прив’язку до серій;
прив’язку до постачальників;
прив’язку до приймання;
прив’язку до виробництва;
прив’язку до відвантаження;
контроль обов’язковості;
блокування партій;
карантин;
погодження;
нагадування;
пошук;
фільтри;
права доступу;
історію змін;
аналітику;
формування комплекту документів для клієнта. Що робить

Сертифікати і версії документів

Для керівника. Сертифікати якості зменшують ризики рекламацій, штрафів, відмов клієнтів, блокування поставок і проблем із постачальниками. Відсутність або неправильний обліковий облік сертифікатів створює ризики:

назву продукції;
виробника;
відповідальний орган або особу;
нормативний документ;
строк дії;
номер декларації;
підпис;
дату. | Можна прийняти в карантин, заблокувати партію, створити задачу або рекламацію постачальнику.

* реєстр сертифікатів; * паспорти якості; * сертифікати відповідності; * декларації відповідності; * протоколи випробувань; * лабораторні висновки; * сертифікати походження; * сертифікати калібрування; * сертифікати повірки; * файли документів; * строки дії; * статуси перевірки; * версії документів; * номенклатуру; * партії; * серійні номери; * постачальників; * договори; * приймання товару; * вхідний контроль; * складські залишки; * карантинні партії; * блокування і розблокування; * виробничі замовлення; * готову продукцію; * відвантаження клієнтам; * рекламації; * простежуваність; * погодження; * права доступу; * аналітику. |- | Як сертифікати пов’язані з рекламаціями?[[Категорія:Закупівлі]] Постачальник здатна бути зобов’язаний передавати документи якості разом із поставкою. як приклад: Партія сировини прийшла без паспорта якості.[[Категорія:Партійний облік]] На старті це здатна працювати. Для малого бізнесу це здатна бути простий реєстр документів якості з файлами і строками дії. Файл без прив’язки до бізнес-об’єкта — це без зусиль файл. '''Головне.''' Сертифікат якості — це не без зусиль PDF “десь у папці”. '''Практичний сенс.''' Сертифікат якості — це доказова база компанії. * прийманні; * зберіганні; * переміщенні; * комплектації; * відвантаженні; * поверненні; * інвентаризації. При прийманні ERP здатна перевірити виконання цих вимог. критично, щоб документ був: == Вступ == == Типові помилки в обліку сертифікатів == * товар без сертифіката не можна продати; * партію без документа не можна використати; * оплата постачальнику здатна бути заблокована; * клієнт ERP здатна затримати оплату без комплекту документів; * рекламація здатна створити витрати; * прострочений документ здатна зупинити відвантаження; * відсутність сертифіката здатна створити штраф або повернення.

партія №001 — сертифікат А;
партія №002 — сертифікат Б;
партія №003 — сертифікат В.

Вона здатна містити: У картці товару ERP здатна показувати, які документи обов’язкові для цього виду продукції. * чи виступає як сертифікат; * чи відповідає він товару; * чи відповідає партії; * чи не прострочений; * чи виступає як потрібні показники; * чи правильно вказаний виробник; * чи збігається номер партії; * чи відповідає документ вимогам договору. | Для підтвердження якості, приймання, виробництва, відвантаження, аудиту, рекламацій і виконання вимог клієнтів або договорів. ERP за 30 днів створює нагадування відповідальному. Потрібно перевірити: == Сертифікати для складу == [[Категорія:ERP]] * які типи сертифікатів використовуються; * які товари потребують сертифікатів; * які матеріали потребують паспортів якості; * чи потрібен сертифікат на кожну партію; * чи потрібен документ на серійний номер; * хто надає документи; * хто перевіряє документи; * хто погоджує; * які поля обов’язкові; * які строки дії потрібно контролювати; * коли документ блокує приймання; * коли документ блокує виробництво; * коли документ блокує відвантаження; * які статуси потрібні; * які файли зберігати; * чи потрібні версії; * які права доступу потрібні; * які звіти потрібні; * які документи передаються клієнту. ERP автоматизовано підтягує сертифікат саме цієї партії. Якщо товар прийшов без потрібного сертифіката, його можна прийняти в карантинний статус.== Паспорт якості == == Сертифікати для сировини і матеріалів == * які вироби були виготовлені; * кому вони відвантажені; * які сертифікати були прикріплені; * які документи якості підтверджували партію; * чи потрібне блокування або відкликання. |- | бухгалтерський обліковий облік | Контролює комплект документів для обліку, поставки, оплати або архіву. Під час вхідного контролю перевіряють: Паперовий архів теж здатна допомогти. ! |- | Як ERP оптимізує?[[Погодження документів]] дає можливість фіксувати, хто і коли прийняв рішення для бізнесу.== Сертифікати і строки дії == Маркетплейси можуть вимагати документи для певних категорій товарів. Без цього рекламація часто перетворюється на ручне розслідування в стилі “хто пам’ятає, з якої партії це було?” == Перевірка сертифіката == ERP здатна формувати комплект документів для відвантаження: == Сертифікат якості == У закупівлях сертифікати можуть бути частиною вимог до постачальника. При створенні замовлення постачальнику можна вказати: |- | Що таке сертифікат якості? На складі сертифікати можуть контролюватися при: Він здатна бути потрібен для: ERP дає можливість зробити обліковий облік сертифікатів системним. | Сертифікат підтверджує відповідність, а паспорт якості часто містить фактичні параметри конкретної партії або виробу. Найпоширеніші помилки: А іноді сертифікат потрібен без зусиль тому, що без нього складський облік не має права прийняти партію, виробництво не має права використати матеріал, а відділ продажів не має права відвантажити товар клієнту. При експорті клієнт ERP або країна призначення здатна вимагати комплект документів. Файл, прив’язаний до партії, постачальника, приймання і відвантаження — це вже нормальний документ якості.<pre> * марка сталі; * номер плавки; * хімічний складський облік; * механічні властивості; * розміри; * результати випробувань; * номер партії; * дата виготовлення. * проблемну партію; * сертифікати; * постачальника; * виробничі документи; * клієнтів; * залишки на складах; * відвантаження; * серійні номери. * продовжено строк дії; * змінено виробника; * оновлено стандарт; * виправлено помилку; * додано нові позиції; * змінено область сценарії використання. Паспорт якості дуже важливий там, де фактичні параметри партії можуть впливати на виробництво, безпеку або результат. Якщо цей файл — провідний реєстр документів якості, то якість обліку вже залежить від того, хто останнім його відкрив і чи не забув зберегти. |- | Менеджер продажів | Передає клієнту потрібні сертифікати разом із відвантаженням або комерційними документами. Можуть бути потрібні: Приклад процесу: Для товарів сертифікати можуть підтверджувати: == Сертифікати і платіжний календар == scan123.pdf == Сертифікати і договори == Приклад процесу: Це краще, ніж сподіватися, що всі пам’ятають: “цю партію поки не чіпати”. компанія-користувач виробляє харчовий ERP-продукт.== Приклад процесу в K2 ERP: відвантаження з сертифікатом == Але з ростом кількості товарів, партій і постачальників виникають проблеми: Сертифікати_постачальники_оновлені_фінал_після_аудиту_версія_5.xlsx * сертифікат відсутній; * сертифікат прострочений; * сертифікат не відповідає партії; * документ не погоджений; * не пройдено вхідний контроль; * виступає як невідповідність; * очікується лабораторний результат; * сертифікат потребує перевірки. * яка реліз системи була чинною на момент поставки; * яка реліз системи застосовується для зараз; * хто завантажив нову версію; * коли; * що змінилося; * які товари або партії зачеплені. ! * наявність сертифікатів; * відповідність партіям; * строки дії; * повноту документів; * історію погодження; * рекламації; * блокування партій; * простежуваність; * документи постачальників; * документи на відвантаження клієнтам. Сертифікати можуть надходити або передаватися через електронний електронний документообіг. ERP здатна зберігати ці документи в картці поставки, партії або товару. | Через ручне оновлення версій, відсутність зв’язку з партіями, строками, прийманням, відвантаженнями, блокуваннями і історією. |} Якщо сировина має невідповідні параметри, виробництво здатна отримати брак.</div> Цей документ підтверджує, що поставлений матеріал відповідає заявленим параметрам. * сертифікат якості товару; * декларація відповідності; * гарантія; * паспорт виробу; * інструкція; * документи безпеки; * харчова або технічна документація.</div> Приклад: * номер партії; * марку сталі; * хімічний складський облік; * механічні властивості; * дату виробництва; * виробника; * результати випробувань; * підпис відповідальної особи. ERP здатна пов’язувати документи якості з оплатами, прийманням і відвантаженням. | ERP зберігає сертифікати, контролює строки, статуси, партії, обов’язковість, блокування, погодження і комплект документів. Сертифікат не замінює контроль якості на 100%. Протокол випробувань здатна бути додатком до сертифіката або самостійним документом. ERP здатна пов’язати договір, поставку, партію і сертифікат. У такі моменти якість документа залежить не від стандартів, а від удачі. |- | складський облік | Перевіряє наявність документів при прийманні, прив’язує сертифікат до партії або поставки. Але користь сертифіката залежить не тільки від його наявності. | Це документ, який підтверджує відповідність товару, матеріалу, партії або продукції встановленим вимогам. Якщо вимірювальний інструмент не перевірений, результати контролю можуть бути сумнівними. як приклад: Сертифікати якості — це важлива частина контролю якості, закупівель, складу, виробництва, відвантажень, сервісу і документообігу. |- | Що робити, якщо товар прийшов без сертифіката? При рекламаціях сертифікати можуть бути важливим доказом. як приклад: * до якої продукції належить сертифікат; * хто видав; * строк дії; * область сценарії використання; * файл документа; * чи можна відвантажувати товар без чинного сертифіката. Сертифікат якості документально підтверджує результат цієї відповідності. Це доказ, що конкретна продукція, партія або матеріал відповідає вимогам. Інший приклад: ERP здатна передавати в інтернет-магазин посилання на документи або показувати їх у картці товару. У ERP можна бачити: Для хімічної продукції: Він здатна містити: * сертифікат якості; * сертифікат походження; * фітосанітарний сертифікат; * ветеринарний документ; * лабораторні висновки; * декларація відповідності; * пакувальні документи; * документи виробника.<div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;"> Вони допомагають: * рахунок; * накладна; * договір; * сертифікат якості; * паспорт партії. І краще, коли вони працюють разом. |- | Фінансовий відділ | здатна блокувати оплату постачальнику, якщо обов’язкові документи якості не надані. ERP повинна дозволяти обмежувати перегляд, редагування і видалення документів. * сертифікат походження; * сертифікат відповідності; * декларація відповідності; * інвойс; * пакувальний лист; * паспорт якості; * протокол випробувань; * документи виробника; * документи безпеки. ERP оптимізує оперативно знайти потрібний документ. |- | Як [[K2 ERP]] здатна допомогти? Якщо ERP зберігає сертифікати структуровано, їх простіше передавати або надавати при перевірках. |- | Керівник якості | Контролює систему документів якості, прострочення, рекламації і аудит. Але зазвичай із паузою, пилом і фразою “зараз подивимось у тій шафі”. ERP повинна контролювати: [[Контроль якості]] перевіряє, чи відповідає товар або бізнес-процес вимогам. Постачальник → Поставка → Партія сировини → Сертифікат → Виробництво → Готова продукція → клієнт ERP У виробництві сертифікати можуть бути потрібні на кількох етапах: Це критично для контролю якості. У процесі роботи з сертифікатами можуть брати участь різні ролі. Приклад: Сертифікати якості важливі для багатьох напрямків бізнесу. Приклад: як приклад: * прийняти неякісний товар; * використати неправильну сировину; * відвантажити товар без документів; * отримати рекламацію; * втратити клієнта; * не пройти аудит; * отримати штраф; * зупинити виробництво; * заблокувати партію; * втратити гарантію; * отримати проблеми на митниці; * не виконати умови договору. * серійний номер; * дату виготовлення; * паспорт виробу; * сертифікат; * гарантію; * результати випробувань; * клієнта, якому відвантажено виріб; * сервісну історію. Це критично для гарантії, сервісу і рекламацій. Сертифікат якості зазвичай підтверджує якість конкретної продукції або партії. {| class="wikitable" style="width:100%;" як приклад: * підтвердження якості; * документи на бренд; * сертифікат відповідності; * декларація; * інструкція; * гарантійний документ. Сертифікат походження підтверджує країну походження товару. ERP здатна перевіряти наявність документа ще до списання матеріалу у виробниче замовлення.== Сертифікати для товарів == як приклад: * клієнт ERP замовляє товар; * менеджер створює замовлення; * складський облік резервує партію; * ERP перевіряє, чи виступає як сертифікат на цю партію; * якщо сертифікат виступає як — документ додається до комплекту відвантаження; * якщо сертифікат відсутній — платформа показує помилку або створює задачу; * відповідальний додає документ; * товар відвантажується з повним комплектом документів. Не всі користувачі повинні мати однаковий доступ до сертифікатів. | Прострочений документ здатна блокувати продаж, виробництво, відвантаження або участь у поставках. Для інших — вимогою клієнта.== Сертифікати і інтернет-магазин == == Протокол випробувань == == Приклад процесу в K2 ERP: контроль строку дії сертифіката == Він здатна бути потрібен для: * ваги; * манометри; * термометри; * лічильники; * лабораторні прилади; * датчики; * вимірювальні інструменти. Закупівельник запросив документ у постачальника. Коли все добре, його можуть не згадувати. * сертифікат обов’язковий; * сертифікат не потрібен; * потрібен паспорт якості на кожну партію; * потрібна декларація відповідності; * потрібен протокол випробувань; * потрібен сертифікат при відвантаженні; * потрібен сертифікат для певних клієнтів; * потрібен сертифікат тільки для імпорту. '''Поширена проблема.''' Сертифікат виступає як, але “він у когось на пошті”, “його скидав постачальник у Viber”, “він десь у папці за минулий рік” або “зараз знайдемо”.== Сертифікати і простежуваність == У деяких процесах оплата постачальнику залежить від надання повного комплекту документів. Для цього потрібно оперативно знайти: == Сертифікати для виробництва == На перший погляд сертифікати — це тема якості, а не фінансів. як приклад: як приклад: * сертифікат відповідності; * протокол випробувань; * декларацію відповідності; * паспорт якості партії.== Сертифікати і відкликання продукції == * концентрація; * вологість; * домішки; * щільність; * pH; * дата виробництва; * строк придатності; * умови зберігання.== Сертифікати і імпорт == До партії здатна бути прикріплений документ, який підтверджує: Найчастіше сертифікат якості потрібно прив’язувати не без зусиль до товару, а до конкретної партії. Це вже творче припущення, а не електронний документообіг. Якщо документи лежать у різних менеджерів, завантаження товарів на маркетплейс стає не інтеграцією, а полюванням на PDF. Декларація відповідності — це документ, у якому виробник, імпортер або постачальник заявляє, що продукція відповідає встановленим вимогам. * в’язкість; * щільність; * час висихання; * колір; * стійкість покриття. Роль Разом із поставкою він надає паспорт якості, де вказано: ERP оптимізує пов’язати рекламацію з документами якості.== Сертифікати і експорт == Для одних товарів сертифікат виступає як обов’язковим. ! Відповідь ERP здатна отримувати документ, прив’язувати його до поставки або партії і запускати бізнес-процес перевірки. ! Один документ здатна оновлюватися. Це підвищує довіру клієнтів і зменшує кількість запитань до менеджерів. як приклад: * дату видачі; * дату завершення; * попередження про завершення; * прострочені документи; * товари, пов’язані з простроченими сертифікатами; * заборону відвантаження; * відповідальних за оновлення версій. Сертифікати важливі для простежуваності.== Погодження сертифіката == == Сертифікат походження == Але вони можуть впливати на гроші: ERP повинна дозволяти: * постачальників; * клієнтів; * аудиту; * підтвердження підпису; * збереження історії; * швидкого пошуку; * автоматичного зв’язку з документами ERP.== Сертифікати і карантинний статус == {| class="wikitable" style="width:100%;" == Сертифікати і фінансовий контроль == Типовий файл: Якщо новий документ не отримано, ERP здатна заблокувати відвантаження після завершення строку дії. Це критично для контролю умов постачання. Приклад: Бо сертифікат “схожої партії” — це не сертифікат потрібної партії.<div style="border:3px solid #b71c1c; background:#ffebee; padding:14px; margin:16px 0;"> == Ролі в обліку сертифікатів якості == При імпорті сертифікати можуть бути частиною митного, технічного або клієнтського контролю. Коли виступає як рекламація, аудит або вимога клієнта — він раптово стає дуже важливим. як приклад, для металу: Карантин означає: Для деяких товарів сертифікати можуть бути потрібні в інтернет-магазині. |- | Навіщо прив’язувати сертифікат до партії? * отримано; * на перевірці; * погоджено; * відхилено; * прострочено; * потребує оновлення версій; * замінено новою версією; * архівний; * очікується від постачальника; * не відповідає вимогам. У деяких компаніях сертифікат має бути погоджений відповідальними. Приклад: * правильно прив’язаний; * актуальний; * чинний; * перевірений; * доступний; * пов’язаний із партією або серією; * доступний для відвантаження клієнту; * врахований у процесах приймання, виробництва і контролю якості. складський облік приймає товар у статус “карантин”. як приклад: [[Категорія:Документообіг]] Чим краще описані правила, тим менше буде ручного пошуку і неприємних сюрпризів.

підтверджувати якість товару;
приймати товар від постачальника;
контролювати партії;
виконувати вимоги клієнта;
виконувати вимоги договору;
виконувати вимоги законодавства або стандартів;
зменшувати ризики рекламацій;
підтверджувати походження або характеристики;
відстежувати проблемні партії;
проводити внутрішній контроль;
проходити аудит;
формувати комплект документів для відвантаження;
працювати з імпортом та експортом;
контролювати строки дії документів;
блокувати товар без потрібних документів;
аналізувати якість постачальників.== Сертифікати і блокування партій ==

постачальник привозить товар;
складський облік створює документ приймання;
ERP визначає, що для товару обов’язковий сертифікат якості;
комірник або закупівельник прикріплює файл сертифіката;
ВТК перевіряє документ;
платформа звіряє партію, дату і строк дії;
якщо документ правильний — партія приймається на складський облік;
якщо документ відсутній або некоректний — партія отримує статус “карантин”;
постачальнику створюється запит або рекламація;
після отримання правильного сертифіката партія розблоковується. Для документів якості важлива історія продукту. Якщо виявлено критичну проблему, здатна знадобитися відкликання продукції.== Сертифікат відповідності ==

як приклад:

У ERP такий документ здатна бути прив’язаний до партії, поставки, постачальника або митних документів. ERP здатна автоматизовано блокувати партії без документів якості. * PDF;

скан;
фото;
електронний документ;
архів;
файл лабораторії;
підписаний документ. Простими словами, сертифікат якості відповідає на питання:

прикріпити файл;
переглянути;
завантажити;
прив’язати до партії або товару;
контролювати версію;
обмежити доступ;
перевірити наявність;
використовувати у друкованому комплекті документів. Сертифікат здатна мати статус. реального контролю: можна чи не можна приймати забезпечується через Сертифікат якості потрібен не “для папки”, а; так само реалізовано використовувати, продавати або відвантажувати продукцію.== Сертифікати і номенклатура ==


Сертифікат відповідності підтверджує, що продукція відповідає певним вимогам, стандартам або технічним регламентам.[[Категорія:Контроль якості]]

== Для чого потрібні сертифікати якості ==

У бізнесі можуть використовуватися різні документи якості.== Сертифікати і права доступу ==

Потрібно знати:

Вони потрібні у виробництві, торгівлі, закупівлях, імпорті, експорті, складському обліку, сервісі, будівництві, харчовій промисловості, фармацевтиці, хімії, машинобудуванні, електроніці, медицині, агросекторі, логістиці та інших галузях.{{DISPLAYTITLE:Сертифікати якості}}
Для сировини і матеріалів сертифікати особливо важливі, бо якість вхідного матеріалу впливає на якість готової продукції. * дату виробництва;
* строк придатності;
* лабораторні показники;
* відповідність нормам;
* номер партії;
* умови зберігання. '''Сертифікат якості''' — це документ, який підтверджує якість конкретної продукції, матеріалу, сировини або партії. бізнес-процес здатна виглядати так:

* товар фізично на складі;
* товар не можна використовувати;
* товар не можна продавати;
* товар не можна списувати у виробництво;
* очікується документ або рішення для бізнесу відповідального.== Що таке сертифікат якості простими словами ==

Такі правила дозволяють ERP автоматизовано контролювати документи. * тип сертифіката;
* орган видачі;
* строк дії;
* стандарт;
* країна;
* мова документа;
* обов’язковість;
* статус перевірки;
* номер партії;
* група товарів;
* рівень ризику;
* відповідальна особа. * хто завантажив документ;
* коли;
* до чого прив’язав;
* хто перевірив;
* хто погодив;
* хто замінив версію;
* хто видалив або архівував;
* чому документ відхилено;
* які коментарі були. * заблокувати приймання;
* дозволити умовне приймання;
* помістити товар у карантинну зону;
* створити задачу відповідальному;
* запустити рекламацію постачальнику. Багато сертифікатів мають строк дії. Причини блокування:

Паспорт якості часто містить фактичні параметри партії або виробу. критично знати:
== Сертифікати і ризики ==
|-
| Закупівельник
| Запитує сертифікати у постачальників, контролює комплектність документів при поставці. як приклад:

Якщо документ не відповідає, товар здатна бути заблокований. Закупівельник отримує задачу запросити документ. Без ERP відкликання здатна перетворитися на археологічну експедицію по документах, файлах і пам’яті співробітників. Тому ERP здатна вимагати наявність сертифіката перед запуском матеріалу у виробництво. * ручне оновлення версій;
* різні версії файлів;
* немає зв’язку з партіями;
* немає автоматичного блокування;
* немає контролю строків;
* немає прав доступу;
* немає історії змін;
* файли лежать окремо;
* складно знайти документ;
* немає зв’язку з прийманням;
* немає зв’язку з відвантаженням;
* немає автоматичних нагадувань. __TOC__

ERP не без зусиль зберігає PDF. Не кожен файл із назвою “сертифікат” автоматизовано виступає як правильним документом. ERP із нормальним обліком сертифікатів і партій дає можливість зробити це оперативно. Документи якості — це частина репутації компанії. * об’єкт випробування;
* зразок;
* методику;
* параметри;
* фактичні значення;
* допустимі значення;
* висновок;
* дату;
* лабораторію;
* відповідальних осіб. Товар “Кабель електричний” здатна мати:

== Коротко ==

ERP дає можливість зробити обліковий облік сертифікатів якості системним: з прив’язкою до номенклатури, партій, серій, постачальників, приймання, виробництва, складу, відвантаження, рекламацій і контролю якості.== Сертифікати і постачальники ==

== Сертифікати для відвантаження клієнту ==

{{SEO
|title=Сертифікати якості — як обліковувати, перевіряти, зберігати і контролювати документи якості в ERP
|description=Сертифікати якості — це документи, які підтверджують відповідність товарів, матеріалів, сировини, продукції, партій або послуг встановленим вимогам, стандартам, технічним умовам чи умовам договору. У статті пояснюється, для чого потрібні сертифікати якості, як їх обліковувати, прив’язувати до партій, постачальників, виробництва, складу, відвантажень, рекламацій і як ERP допомагає автоматизувати контроль сертифікатів.
|keywords=сертифікати якості, документи якості, ERP, K2 ERP, контроль якості, партійний облік, серійний облік, сертифікат відповідності, паспорт якості, декларація відповідності, сертифікація, складський облік, виробництво, постачальники, рекламації
|image=https://erp.kyiv.ua
}}

фінансовий блок можуть не погоджувати оплату, поки сертифікат не надано. У ручному обліку документи якості часто зберігаються хаотично: в папках, пошті, месенджерах, на комп’ютерах менеджерів, у сканах, у паперових архівах або в Excel-посиланнях. |-
| Технолог
| Перевіряє, чи можна використовувати матеріал або партію у виробництві. Сертифікат відповідності діє до 30.06. |-
| Для чого потрібні сертифікати якості?

обладнання;
електротехніки;
будівельних матеріалів;
засобів захисту;
продукції з обов’язковими вимогами;
імпортних товарів;
товарів для державних або корпоративних закупівель. Характеристики допомагають фільтрувати, шукати і аналізувати документи. Сертифікат отримано → Перевірка ВТК → Погодження технолога → Розблокування партії

Якщо сертифікат не надано, заявка на оплату здатна бути заблокована або повернута. ERP здатна допомогти формувати комплект документів для конкретного відвантаження. Для третіх — внутрішнім стандартом компанії. складський облік прийняв її в зону карантину. Це здатна бути:

Сертифікати і рекламації

чи той товар;
чи та партія;
чи той виробник;
чи чинний документ;
чи виступає як підпис;
чи виступає як номер;
чи відповідає стандарт;
чи не закінчився строк дії;
чи виступає як потрібні параметри;
чи відповідає документ вимогам договору;
чи не прикріпили сертифікат від минулої поставки. * накладна;
рахунок;
акт;
сертифікат якості;
паспорт якості;
декларація відповідності;
гарантійний документ;
інструкція;
протокол випробувань. Це не електронний документообіг, а загадка для майбутніх поколінь. Приклад використання

Приклад процесу в K2 ERP: приймання товару з сертифікатом

на сировину;
на комплектуючі;
на напівфабрикати;
на готову продукцію;
на лабораторні випробування;
на обладнання;
на вимірювальні інструменти;
на упаковку;
на партію готового виробу. Приклад:

І якщо він потрібен у бізнес-процесі, краще, щоб ERP знала про нього раніше, ніж клієнт ERP, аудитор або рекламація.

Сертифікати і характеристики сутностей

З ERP сертифікат стає частиною бізнес-процесу: приймання, контролю якості, складу, виробництва, відвантаження, рекламацій і аудиту. Простежуваність дає можливість пройти шлях:

Сертифікат якості — це маленький документ із великою відповідальністю. Документ якості — це маленький файл, який здатна зупинити велику поставку.== Що потрібно описати перед впровадженням обліку сертифікатів ==

Товар: Цемент М500. Перед автоматизацією сертифікатів якості потрібно відповісти на питання:

як приклад:

Замовлення клієнта містить товар із партії №105.== Декларація відповідності ==

які постачальники надають документи вчасно;
які документи відсутні;
які документи некоректні;
які партії прийняті умовно;
які рекламації створені через відсутність документів;
які постачальники часто порушують вимоги. ! Кожна партія здатна мати свої параметри, дату виробництва, строк придатності і документ якості. Вони підтверджують, що товар, матеріал, партія або виріб відповідає вимогам. Він здатна включати:

Якщо клієнт ERP скаржиться на якість, потрібно оперативно знайти: У картці номенклатури можна налаштувати правила сертифікатів.