Погодження документів

Проблеми:

ERP повинна показати перевищення і додати фінансового директора або директора до маршруту погодження. вище

Автор → Керівник підрозділу → фінансовий блок → Юрист → Директор → бухгалтерський обліковий облік

Для виконавців. Автоматизоване погодження зменшує хаос у пошті, месенджерах, Excel-файлах і паперових підписах. |- | Закупівельник

| Перевіряє постачальника, ціни, строки, комерційні пропозиції і умови закупівельна діяльність.

це бізнес-процес перевірки, узгодження і затвердження документів у компанії перед тим, як вони будуть виконані, оплачені, підписані, проведені в обліку або передані далі за бізнес-процесом виступає ключовою рисою Погодження документів. Погодження HR-документів оптимізує уникати ситуацій, коли працівник уже поїхав у відпустку, керівник думав, що погодив, HR не бачив, а бухгалтерський обліковий облік дізналась після закриття зарплати. |- | Виконавець | Виконує дію після погодження: оплата, закупівля, підписання, проведення. |- | Чому важлива історія продукту погодження? як приклад, заміна матеріалу у виробі повинна бути погоджена технологом, якістю і фінансами.== Погодження і бюджет ==

Приклад процесу в K2 ERP

Ініціатор описує потребу. * скільки часу документ на погодженні;

хто затримує;
які документи прострочені;
які документи критичні;
середній час погодження;
вузькі місця процесу.== Погодження в ERP ==

Воно оптимізує:

Керівник перевіряє доцільність. * потрібно визначити, що робити при відхиленні одним учасником;

потрібні правила завершення;
можуть виникати суперечливі коментарі. Небезпечний, дорогий і дуже нервовий. Керівник погоджує можливість відсутності. Це про те, щоб важливі рішення для бізнесу проходили правильно, прозоро і вчасно. Воно потрібне, щоб важливі рішення для бізнесу не приймались випадково, платежі не виконувались без контролю, договори не підписувались без перевірки, а відповідальність не розчинялась у фразі “ну хтось же мав подивитися”. ! Маршрут погодження — це послідовність осіб або ролей, через які проходить документ. * які документи потрібно погоджувати;
які типи документів існують;
хто створює документи;
хто погоджує;
хто затверджує;
хто виконує після погодження;
які виступає як ліміти сум;
які виступає як підрозділи;
які виступає як статті бюджету;
які документи потребують юриста;
які документи потребують фінансів;
які поля обов’язкові;
які файли обов’язкові;
які статуси потрібні;
які строки погодження;
чи потрібне делегування;
чи потрібна ескалація;
які права доступу потрібні;
які звіти потрібні керівнику. ERP здатна автоматизовано визначати логіку повторного погодження. * заявки на закупівлю;
вибір постачальника;
комерційні пропозиції;
замовлення постачальнику;
рахунки;
передоплати;
зміни умов закупівельна діяльність. як приклад:

заявки на оплату;
рахунки постачальників;
договори;
додаткові угоди;
заявки на закупівлю;
замовлення постачальникам;
бюджетні заявки;
кадрові документи;
відпустки;
відрядження;
авансові звіти;
службові записки;
документи на списання;
документи на переміщення;
документи на інвентаризацію;
акти виконаних робіт;
комерційні пропозиції;
заявки на зміну довідників;
виробничі документи;
технічні задача. критично визначити, чи потрібно проходити весь маршрут заново, чи тільки ті етапи, які залежать від змін. Далі документ проходить маршрут:

як приклад: Саме тому погодження документів краще цифровізувати в ERP. ERP не вирішить конфлікт сама, але хоча б збере всіх у одному процесі. Роль

Кадровий документ здатна потребувати погодження HR, керівника і бухгалтерії. Ще гірше:

Статус повинен бути зрозумілим. ERP повинна зберігати файли поруч із документом і погодженням. Бо підписати не ту версію договору — це окремий вид корпоративного спорту. Керівник підрозділу перевіряє, чи потрібна ця витрата. Юрист

рахунок;
договір;
акт;
накладна;
комерційна пропозиція;
специфікація;
технічне задача;
фото;
скан документа;
лист від контрагента;
протокол;
кошторис;
таблиця розрахунку. Це документальний туризм без GPS. Для покупки канцелярії це виглядає як державний тендер на ручку. — На який рахунок? Директор погоджує великий або критичний платіж. Питання

Вона повинна містити:

K2 ERP здатна допомогти зробити погодження документів частиною єдиної системи керування бізнесом: від заявки до оплати, від договору до підписання, від закупівельна діяльність до поставки, від кадрової заявки до зарплати, від документа до рішення для бізнесу. Якщо сума від 10 000 до 100 000 грн — додатково погоджує фінансовий директор. У реальному житті погоджувач здатна бути у відпустці, відрядженні, на лікарняному або без зусиль недоступний. Документ створено по підрозділу “Виробництво” — погоджує керівник виробництва. |}

Якщо документ уже погоджено, але хтось змінив ключові поля, погодження здатна втратити сенс. Месенджери зручні для швидкого спілкування, але погано підходять як основна платформа погодження. Погодження в ERP дає можливість об’єднати документ, маршрут, статус, файли, коментарі, права доступу і виконання. | Вона показує, хто, коли і яке рішення для бізнесу прийняв по документу. Погоджувати можна різні документи. * відпустки;

відрядження;
лікарняні документи;
прийом на роботу;
звільнення;
переведення;
зміна зарплати;
премії;
графіки роботи;
понаднормові;
кадрові накази. |-

| Фінансовий відділ | Перевіряє бюджет, платіжний календар, cash flow, статті витрат і фінансові ризики. як приклад, рахунок на оплату має перевірити відповідальний підрозділ, фінансист, бухгалтерський обліковий облік і керівник. Або:

Погодження без строків. Це як маршрут без дати прибуття. Погодження документів — це важливий інструмент керування компанією. | Щоб пояснювати рішення для бізнесу, причини відхилення, умови погодження або потрібні виправлення. Ескалація — це підняття питання на вищий рівень, якщо документ не погоджено вчасно або виникла проблема. ERP здатна використовувати автоматичні правила. |}

Чим краще описані правила, тим менше буде хаосу після запуску. Керівник напряму

складський облік перевіряє, чи немає потрібного товару в наявності. Приклад:

Приклад складного маршруту:

Директор затверджує фінальне рішення для бізнесу. Критичний документ здатна проходити кілька рівнів погодження: керівник, фінансовий блок, юрист, директор, власник. Такі правила допомагають не зупиняти бізнес-процеси. Тоді фінансовий блок можуть:

суму;
бюджет;
умови оплати;
валюту;
вплив на cash flow;
податкові наслідки;
фінансові ризики. |-

| Для чого потрібне погодження? Добре налаштоване погодження має бути розумним: просте для простих документів і суворе для ризикових. як приклад:

Автор → Керівник → Виконавець

Якщо маршрут занадто простий, компанія-користувач ризикує пропускати важливі перевірки. ERP робить погодження частиною бізнес-процесу, а не окремим життям у пошті, чатах і папках. Недоліки:

Документ пов’язаний із проєктом — додається керівник проєкту. історія продукту погодження показує, що відбувалося з документом. Email здатна бути допоміжним каналом повідомлень, але не повинен бути головним місцем погодження.

Причини відхилення: Приклад простого маршруту:

!

Email краще за усні домовленості, але теж має проблеми:

Приклади:

Ескалація

Бюджет на місяць — 300 000 грн.== Маршрут погодження ==

працівник бачить свої заявки;
керівник бачить документи свого підрозділу;
фінансовий відділ бачить суми і бюджети;
юрист бачить договори;
бухгалтерський обліковий облік бачить документи для обліку;
директор бачить усі важливі документи;
адміністратор налаштовує маршрути, але не обов’язково бачить фінансові деталі. З автоматизованим погодженням компанія-користувач бачить:

Нова заявка перевищує бюджет на 40 000 грн. Але грошей на потрібну дату немає. Якщо змінилася тільки прикріплена накладна, можливо, достатньо повторної перевірки бухгалтерії. ERP фіксує кожну дію. Працівник → Керівник → фінансовий блок → HR → бухгалтерський обліковий облік

як приклад:

Електронне погодження. Це не без зусиль “підпис у комп’ютері”. Відповідь

Приклад:

Закупівельник перевіряє постачальників, ціни і строки.== Як K2 ERP оптимізує з погодженням документів ==

Права доступу

Особливо якщо “вище” вже ніхто не бачить. Окремо критично погоджувати зміни в уже погоджених документах.== Приклад погодження заявки на оплату ==

рахунок;
договір;
суму;
дату бажаної оплати;
статтю бюджету;
постачальника;
обґрунтування;
файли.Заявка на закупівлю здатна проходити такий маршрут:

— Ви погодили оплату? Найпоширеніші помилки:

Складські документи так само можуть потребувати погодження.

Якщо директор не погодив документ протягом 2 днів, платформа надсилає нагадування або передає на наступний рівень. Приклад: Електронне погодження має конкурентні переваги: |- | Ініціатор | Створює документ, заповнює інформаційні дані, додає файли і запускає погодження. |- | Виконавець | Виконує дію після погодження: оплату, закупівлю, підписання, проведення документа.== Надмірна бюрократія ==

Погодження і складський облік

Добре:

Відхилено: перевищено бюджет статті “Маркетинг” на 40 000 грн.== Контроль обов’язкових полів ==

Заміщення схоже на делегування, але здатна бути налаштоване як правило.

Приклад:


як приклад, для заявки на оплату:

* контрагент;
* сума;
* валюта;
* дата оплати;
* стаття бюджету;
* договір;
* рахунок;
* файл рахунку;
* обґрунтування;
* відповідальний.<pre>

Погодження документів потребує правильних прав доступу. як приклад:

Працівник створює заявку на оплату рахунку. * уникати хаотичних рішень;
* контролювати платежі;
* перевіряти бюджети;
* перевіряти договори;
* контролювати закупівельна діяльність;
* фіксувати відповідальних;
* бачити історію рішень;
* уникати дублювання документів;
* зменшувати помилки;
* пришвидшувати електронний документообіг;
* контролювати строки;
* бачити, де документ застряг;
* підвищувати прозорість;
* захищати компанію від ризиків;
* формувати дисципліну керування.<pre>

Поганий маршрут:

* швидше проходження;
* незалежна перевірка;
* зручність для договорів, технічних документів, складних закупівель. |-
| Навіщо потрібні коментарі?</div>

Якщо перевищено бюджет — додається власник або фінансовий комітет. |-
| Що таке статус погодження? Окрема помилка — погоджувати все однаково. __TOC__
Якщо сума понад 100 000 грн — погоджує директор. Ініціатор → Керівник → фінансовий блок → бухгалтерський обліковий облік → Юрист → HR → IT → Директор → Власник

== Електронне погодження і паперове погодження ==

Погодження ТЗ оптимізує перевірити:

== Погодження і технічні задача ==

ERP здатна забезпечити:

* у системі;
* email;
* месенджер;
* push-сповіщення;
* задачі;
* календарні нагадування.<pre>

* немає бюджету;
* неправильні інформаційні дані;
* відсутні файли;
* немає договору;
* неправильна сума;
* ризиковий контрагент;
* невигідні умови;
* документ дублює інший;
* потреба не підтверджена;
* порушені правила компанії;
* невідповідність технічним вимогам. І тоді навіть важливе повідомлення тоне в цифровому болоті. |-
| Як ERP оптимізує? Повідомлення можуть бути:
Заявка на оплату — один із найтиповіших документів для погодження.{{DISPLAYTITLE:Погодження документів}}

[[Категорія:Workflow]]

== Дії погоджувача ==

* погодити;
* відхилити;
* повернути на доопрацювання;
* додати коментар;
* прикріпити файл;
* змінити відповідального;
* запросити додаткове погодження;
* делегувати;
* поставити питання;
* змінити дату виконання;
* змінити пріоритет;
* перевірити бюджет;
* заблокувати документ. | Це бізнес-процес перевірки, узгодження і затвердження документа відповідальними особами перед виконанням або проведенням. Через 5 днів повідомляє директору. Фінансовий відділ перевіряє:

Бюджет виступає як. |-
| Які документи можна погоджувати? Документ стосується IT — додається IT-директор.== Коментарі в погодженні ==

<div style="border:3px solid #b71c1c; background:#ffebee; padding:14px; margin:16px 0;">

Вони пояснюють, чому документ погоджено, відхилено або повернуто. Недоліки:

Такий підхід гнучкіший за фіксований маршрут. |-
| Що таке маршрут погодження? Це контрольований бізнес-процес, де кожна дія має автора, дату, статус і наслідок. '''Послідовне погодження''' означає, що документ проходить учасників один за одним.== Строки погодження ==

<pre>

як приклад, юрист каже “підписувати можна”, фінансист каже “грошей немає”, а керівник каже “дуже треба”. ERP повинна повідомляти учасників про потрібні дії. '''Договір без погодження.''' Це як підписати інструкцію до гри, не прочитавши правила, а потім здивуватися, що штрафи, строки і відповідальність грають проти вас. Це не погодження. | [[K2 ERP]] здатна цифровізувати погодження заявок, договорів, рахунків, закупівель, кадрових, складських, виробничих документів і бізнес-процесів. Документ має валютний платіж — додається фінансовий директор. |-
| Керівник
| Контролює ключові документи, ризики, бюджети і затримки. * “Очікує погодження фінансиста”;
* “Повернуто ініціатору”;
* “Очікує директора”;
* “Готово до оплати”;
* “Оплачено”. ERP здатна автоматизовано визначати потрібних погоджувачів. '''Головне.''' Погодження документів потрібне не для бюрократії. * “Повернути на доопрацювання: немає рахунку постачальника.”
* “Погоджено за умови оплати після поставки.”
* “Перевищено бюджет, потрібне додаткове погодження директора.”
* “Юридичні ризики відсутні, договір можна підписувати.”
* “Потрібно додати специфікацію до договору.”

У закупівлях погодження потрібне для контролю потреб, цін, постачальників і бюджету. Погоджувач здатна виконувати різні дії. Приклад:
Потрібно перевіряти:
== Повернення на доопрацювання ==

Ініціатор створює заявку і додає:

як приклад:

Документ створено по підрозділу “Маркетинг” — погоджує керівник маркетингу. На кожному етапі відповідальна особа здатна:

* реліз системи 1 — початковий договір;
* реліз системи 2 — правки юриста;
* реліз системи 3 — правки контрагента;
* реліз системи 4 — фінальна реліз системи для підпису. * здатна бути повільніше;
* один учасник здатна затримати весь бізнес-процес;
* якщо перший погоджувач у відпустці, документ здатна зависнути.== Файли і вкладення ==

Для заявок на оплату критично перевіряти не тільки бюджет, а й [[Платіжний календар|платіжний календар]].

Причини:

ERP здатна перевіряти:

! |- | Адміністратор ERP | Налаштовує маршрути, ролі, права, статуси, повідомлення і правила. * довгі ланцюжки листів;

різні вкладення;
складно знайти фінальну версію;
хтось не відповів;
хтось відповів не всім;
немає єдиного статусу;
немає автоматичного маршруту;
немає зв’язку з документом в ERP;
складно робити аналітику. конкурентні переваги:

Приклад погодження заявки на закупівлю

Статуси погодження

Після погодження створюється замовлення постачальнику або заявка на оплату. Паралельне погодження означає, що документ одночасно надсилається кільком погоджувачам.== Типові помилки в погодженні документів == Усі троє можуть перевіряти документ одночасно. Відхилення повинно мати коментар. Відхилено

рахунки;
договори;
заявки на оплату;
заявки на закупівлю;
службові записки;
комерційні пропозиції;
акти;
накладні;
кадрові документи;
відпустки;
відрядження;
бюджетні заявки;
внутрішні накази;
технічні задача;
заявки на зміну даних;
документи на списання;
документи на переміщення;
виробничі документи;
документи для клієнтів;
документи для постачальників. |-

| бухгалтерський обліковий облік | Перевіряє документи, реквізити, податкові питання, правильність оформлення і виконує обліковий облік. Делегування дає можливість передати право погодження іншій особі. * чітка логіка;

зрозуміла відповідальність;
контроль етапів;
простіше відстежувати статус. Це краще, ніж коли рахунок у пошті, договір у месенджері, акт на робочому столі бухгалтера, а рішення для бізнесу “погоджено” було сказано усно в коридорі. Це не коментар, а загадка.== Ролі в системі погодження ==

Простими словами, погодження документів відповідає на питання:

Договори — один із найважливіших типів документів для погодження. ! Для договорів.

Заміщення погоджувача

аналітичні інструменти погодження документів

історія продукту потрібна для прозорості і відповідальності. |- | Затверджувач | Приймає фінальне рішення для бізнесу по важливому документу. Керівник → Фінансовий директор → Директор

як приклад, закупівля здатна вимагати три комерційні пропозиції, якщо сума понад певний ліміт. Роль

чернетка;
на погодженні;
погоджено;
відхилено;
повернуто на доопрацювання;
очікує додаткових даних;
очікує бюджету;
очікує юридичної перевірки;
очікує фінансового погодження;
затверджено;
виконано;
скасовано;
архівовано. ERP повинна або блокувати такі зміни, або запускати повторне погодження. Приклад:

створення документа;
запуск маршруту;
автоматичний вибір погоджувачів;
умови погодження;
повідомлення;
нагадування;
строки;
статуси;
історію;
файли;
коментарі;
повернення на доопрацювання;
відхилення;
повторне погодження;
виконання після погодження;
аналітику. Більшість таких документів не повинні без зусиль створюватися і одразу виконуватися.

Погодження через email

сума;
підрозділ;
стаття бюджету;
тип документа;
контрагент;
валюта;
ризик;
проєкт;
юридична особа;
наявність договору;
перевищення бюджету.

як приклад: Статуси допомагають бачити, на якому етапі знаходиться документ. У будь-якій компанії постійно створюються документи. Погодження документів потрібне, щоб компанія-користувач могла контролювати рішення для бізнесу, витрати, ризики і відповідальність. Перед автоматизацією погодження документів потрібно відповісти на питання:

Приклад погодження кадрових документів

працівник створює заявку;
додає рахунок, договір, суму, дату оплати і статтю бюджету;
ERP перевіряє обов’язкові поля;
документ надходить керівнику підрозділу;
після погодження йде до фінансів;
фінансовий блок перевіряють бюджет і платіжний календар;
якщо сума велика, додається директор;
після затвердження заявка переходить у бухгалтерію;
бухгалтерський обліковий облік виконує оплату;
банківська виписка підтверджує факт;
документ закривається.== Які документи потрібно погоджувати ==

Їх потрібно перевірити. Умовне погодження залежить від параметрів документа. У погодженні документів можуть брати участь різні ролі. У HR погоджуються:

Після цього договір здатна бути підписаний. Якщо договори в середньому погоджуються 15 днів, потрібно дивитися, де саме виникає затримка. Повідомлення повинні бути корисними, а не перетворюватися на шум. Перед запуском погодження ERP здатна перевіряти обов’язкові поля.== Погодження і платіжний календар == Погодження документів — це не про те, щоб ускладнити життя співробітникам. А документ із правильним погодженням — це контрольоване управлінське рішення для бізнесу. Поганий коментар:

фінансовий блок

Повернення на доопрацювання означає, що документ не відхилено остаточно, але його потрібно виправити.

Ініціатор → Керівник підрозділу → складський облік → Закупівельник → фінансовий блок → Директор

юридичні ризики;
відповідальність сторін;
штрафи;
строки;
умови розірвання;
правильність реквізитів;
повноваження підписантів. * занадто багато погоджувачів;
погоджують люди, які не впливають на рішення для бізнесу;
немає лімітів;
дрібні документи йдуть директору;
усі погоджують усе;
немає паралельного погодження;
немає делегування;
немає автоматичних правил;
маршрут не відповідає реальному процесу.== Для чого потрібне погодження документів ==

|- | Автор документа | Створює документ, заповнює інформаційні дані, додає файли і запускає маршрут. |- | Чому погодження в месенджері небезпечне? |-

| Які бувають маршрути? Без системного погодження документи губляться в пошті, чатах, папках, усних домовленостях і “я думав, це вже погодили”.

Приклад погодження договору:

Після доопрацювання документ здатна знову піти на погодження. Умовні маршрути дозволяють не ганяти дрібні документи по всій компанії, але контролювати важливі рішення для бізнесу.== Висновок ==

Для фінансових документів погодження часто пов’язане з бюджетом. |}

HR перевіряє залишок днів відпустки і кадрові правила. Що робить

списання товарів;
переміщення;
інвентаризація;
оприбуткування надлишків;
списання нестач;
повернення постачальнику;
повернення покупцю;
зміна місця зберігання;
коригування залишків. ERP здатна давати аналітику по погодженню. |-

| Що таке погодження документів? | ERP автоматизує маршрути, статуси, повідомлення, права, файли, історію, строки, бюджетний контроль і аналітику.

Поширена проблема. Якщо документ “десь на погодженні”, але ніхто не знає де саме, це не погодження. Маршрут повинен відповідати реальному бізнес-процесу. бізнес-процес здатна виглядати так:

Працівник → Керівник → HR → бухгалтерський обліковий облік


Вже погоджено — 260 000 грн.== Погодження змін ==

Договір має перевірити юрист, фінансовий відділ, відповідальний менеджер і директор.== Версії документів ==

— Ну той, що вище. Документ здатна бути відхилений. Окремо варто відзначити технічних завдань, комерційних пропозицій і інших документів критично контролювати версії.</div>

Якщо платформа надсилає 100 повідомлень на день, люди перестають їх читати. | Заявки на оплату, договори, рахунки, заявки на закупівлю, кадрові документи, складські документи, акти, службові записки, ТЗ та інші. |-
| Погоджувач
| Перевіряє документ і приймає рішення для бізнесу: погодити, відхилити або повернути. * перенести оплату;
* змінити дату;
* розбити платіж;
* погодити тільки частину;
* домовитись із постачальником;
* змінити пріоритети. конкурентні переваги:

* документи губляться;
* незрозуміло, хто має погодити;
* немає строків;
* немає історії;
* немає відповідальності;
* немає контролю версій;
* рішення для бізнесу приймаються усно;
* документи дублюються;
* погодження затягується;
* платежі виконуються без перевірки;
* договори підписуються з ризиками;
* керівник бачить проблему вже після наслідків. Права доступу потрібні для конфіденційності, безпеки і контролю. Проблема в правилах підготовки документів. Якщо маршрут занадто складний, документи будуть ходити довше, ніж деякі міжнародні посилки. Формально документ рухається. Документ чекає погодження керівника понад 3 дні. Ініціатор → Юрист → Фінансовий відділ → Керівник напряму → Директор → Підписання

Краще бачити конкретно:
як приклад, списання товару на значну суму не повинно проходити без погодження відповідального керівника і бухгалтерії. Працівник подає заявку. Приклад погодження заявки на оплату:

* хто створив документ;
* коли створив;
* хто отримав на погодження;
* коли отримав;
* хто погодив;
* хто відхилив;
* хто повернув;
* які коментарі були додані;
* які файли додано;
* які зміни внесено;
* коли документ був завершений;
* хто виконав дію після погодження. Особливо критично погоджувати документи, які змінюють залишки або впливають на фінансовий результат. У платіжному календарі на 15 число вже виступає як зарплата, податки і критичний платіж постачальнику. Технічне задача так само бажано погоджувати. ERP повинна показувати, кому повернуто документ і що потрібно виправити. Не ок

* документ доступний у системі;
* статус видно одразу;
* історія продукту зберігається;
* повідомлення надходять автоматизовано;
* можна погоджувати дистанційно;
* файли поруч із документом;
* можна налаштувати маршрути;
* виступає як контроль строків;
* виступає як аналітичні інструменти;
* легше інтегрувати з обліком.<pre>

* не вистачає файлу;
* потрібно уточнити суму;
* неправильна стаття бюджету;
* не вказано договір;
* помилка в реквізитах;
* потрібно додати комерційну пропозицію;
* потрібно змінити дату;
* потрібно уточнити обґрунтування. Практично — здатна зимувати в чиємусь списку задач. Див.<div style="border:3px solid #ef6c00; background:#fff3e0; padding:14px; margin:16px 0;">

Погодження повинне контролювати ризики, а не паралізувати роботу. {| class="wikitable" style="width:100%;"
Тут потрібно перевірити не тільки факт поїздки, а й бюджет, аванс, добові, документи і формування звітів. |-
| Контролер
| Слідкує за строками, простроченнями, повнотою даних і якістю процесу.== Приклад погодження договору ==

Фінансист відхилив платіж через відсутність бюджету. Це ризик у форматі чату. Погодження важливе, бо виробничі рішення для бізнесу часто впливають на собівартість, строки і закупівельна діяльність.

Якщо документ має статус “у роботі”, але ніхто не знає, хто саме з ним функціонує, це слабкий статус. ERP повинна показати ризик касового розриву.


== Послідовне погодження ==

платформа здатна охоплювати:

== Погодження і виробництво ==

* що саме потрібно зробити;
* хто замовник;
* який результат очікується;
* які строки;
* які ресурси;
* який бюджет;
* які критерії приймання;
* хто погоджує зміни;
* хто приймає результат. Тому потрібне делегування. Що робить
ERP повинна допомагати не переплутати версії. Приклади корисних коментарів:

Кадрові документи так само часто потребують погодження. * виробничі замовлення;
* зміни специфікацій;
* зміни маршрутів;
* списання матеріалів;
* понаднормові витрати;
* брак;
* переробки;
* заявки на матеріали;
* простої;
* зміни плану виробництва;
* запуск великої партії. фінансовий блок перевіряють бюджет. Це можуть бути:

</div>

* хто створив документ;
* хто має його перевірити;
* хто має погодити;
* хто має затвердити;
* хто має виконати;
* чи виступає як бюджет;
* чи виступає як договір;
* чи правильні суми;
* чи виступає як потрібні файли;
* чи немає помилок;
* чи можна переходити до наступного етапу;
* хто і коли прийняв рішення для бізнесу.

Це краще, ніж ганяти документ по маршруту, щоб фінансист у кінці написав: “А де рахунок?”

Практичний сенс. Погодження документів — це спосіб зробити так, щоб важливі рішення для бізнесу проходили через потрібних людей, а не через випадковий чат, усну домовленість або героїчну пам’ять бухгалтера. Юрист перевіряє:

Якщо сума до 10 000 грн — погоджує керівник підрозділу. Керівник напряму перевіряє бізнес-сенс.

Погодження і HR

Простий документ здатна погоджувати одна особа. |-

Керівник підрозділу

Перевіряє доцільність документа для свого напряму.== Погодження через месенджери ==

Якщо погодження ведеться вручну, через пошту або месенджери, дуже оперативно виникають проблеми:

Що потрібно описати перед впровадженням погодження

як приклад:

повідомлення губляться;
складно знайти рішення для бізнесу;
немає структури;
немає статусів;
немає контролю версій;
немає прав доступу;
немає зв’язку з документами;
немає історії в ERP;
важко довести, що саме погодили;
люди погоджують “ок”, не бачачи всіх даних. як приклад, відпустка:

— Я писав “ок”. * хто делегував;

кому делегував;
на який період;
які документи можна погоджувати;
які ліміти;
історію дій. Для великого бізнесу — складні workflow, багаторівневі маршрути, паралельне погодження, багатокомпанійність, ліміти, інтеграції, права доступу, аудит дій і управлінська аналітичні інструменти. Фінансовий директор у відпустці.

критично, щоб ERP фіксувала:


ERP здатна показувати:
Паперове погодження має багато недоліків:
== Ролі в погодженні ==
'''Динамічний маршрут''' формується автоматизовано залежно від даних документа. У системі погодження можуть бути такі ролі:

!<div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;">

* кількість документів на погодженні;
* середній час погодження;
* прострочені документи;
* документи по підрозділах;
* документи по типах;
* хто затримує погодження;
* які документи найчастіше повертаються;
* причини відхилення;
* суми на погодженні;
* суми погоджених платежів;
* документи з перевищенням бюджету. бухгалтерський обліковий облік виконує оплату після погодження. Договір здатна мати складніший маршрут. — А вище вже було три рахунки. Ініціатор → Керівник підрозділу → Фінансист → Директор → бухгалтерський обліковий облік

Не всі користувачі повинні бачити всі документи. | Це послідовність осіб або ролей, через які проходить документ.== Що таке погодження документів простими словами ==

ERP повинна фіксувати не тільки фінальне рішення для бізнесу, а й історію дій. Приклад:

</div>

Документи повинні мати строки погодження. як приклад:

<pre>

* чи виступає як бюджет;
* яка стаття бюджету;
* який залишок бюджету;
* чи перевищено ліміт;
* хто має погодити перевищення;
* чи можна перенести витрату;
* чи виступає як плановий платіж у календарі. |-
| Юрист
| Перевіряє договори, ризики, умови, відповідальність, штрафи і правові наслідки. * менеджер створює картку договору;
* додає файл договору;
* юрист перевіряє умови;
* фінансовий блок перевіряють суму і платежі;
* керівник напряму перевіряє бізнес-сенс;
* директор затверджує;
* договір переходить на підписання;
* фінальна реліз системи зберігається в ERP. як приклад:
Якщо через місяць виникає питання “хто це погодив?”, ERP повинна відповідати не “не знаю”, а показувати конкретну людину, дату, час і коментар.== Погодження і договори ==
== Автоматичні правила погодження ==

<div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;">

* погодити документ;
* відхилити документ;
* повернути на доопрацювання;
* додати коментар;
* прикріпити файл;
* змінити дату;
* запросити додаткове погодження;
* делегувати погодження;
* перевірити бюджет;
* перевірити документи. | Щоб контролювати витрати, договори, закупівельна діяльність, ризики, бюджети, відповідальність і строки виконання документів. Інший приклад — відрядження:

== Вступ ==

'''[[K2 ERP]]''' здатна використовуватися для автоматизації погодження документів і бізнес-процесів компанії. як приклад:
<pre>
Платіж на 500 000 грн погоджується на 15 число. ERP здатна не дозволити погодити документ, якщо не прикріплені потрібні файли. Коментарі дуже важливі.</div>

Якщо 40% заявок на оплату повертаються через відсутність договору, проблема не в погоджувачах. * керівник має погодити протягом 1 робочого дня;
* фінансовий блок — протягом 2 днів;
* юрист — протягом 3 днів;
* директор — протягом 1 дня;
* термінові документи — протягом кількох годин. | Це поточний стан документа: чернетка, на погодженні, погоджено, відхилено, повернуто, виконано тощо. А “трохи інше” в розробці, виробництві або впровадженні здатна коштувати дуже недешево.

До документа часто потрібно додавати файли. бухгалтерський обліковий облік використовує інформаційні дані для зарплати. Якщо щось не заповнено, платформа не дає можливість запустити погодження. Документ має маршрут, статус, відповідального, історію і результат.== Умовне погодження == як приклад:

== Відхилення документа ==
== Коротко ==

Воно оптимізує контролювати документи, витрати, договори, платежі, закупівельна діяльність, кадрові процеси, складські операції, виробництво і відповідальність.== Делегування погодження ==
== Погодження і закупівельна діяльність ==

[[Категорія:Договори]]

Без погодженого ТЗ бізнес-процес часто перетворюється на “ми думали, ви зробите трохи інше”. У виробництві можуть погоджуватися:

{{SEO
|title=Погодження документів — як автоматизувати маршрути погодження, заявки, договори, рахунки та бізнес-процеси в ERP
|description=Погодження документів — це процес перевірки, узгодження та затвердження документів у компанії: рахунків, договорів, заявок на оплату, закупівель, кадрових документів, службових записок, актів, накладних та інших бізнес-документів. У статті пояснюється, як працює погодження документів, які бувають маршрути, ролі, статуси, ризики, типові помилки та як ERP допомагає автоматизувати документообіг.
|keywords=погодження документів, ERP, K2 ERP, документообіг, маршрути погодження, бізнес-процеси, заявки на оплату, договори, рахунки, закупівлі, електронне погодження, контроль документів, управління документами, workflow, автоматизація погодження
|image=https://erp.kyiv.ua
}}

== Паралельне погодження ==

* контрагента;
* реквізити;
* предмет договору;
* суму;
* валюту;
* строки;
* умови оплати;
* штрафи;
* відповідальність;
* умови розірвання;
* гарантії;
* податкові наслідки;
* юридичні ризики;
* повноваження підписантів;
* додатки;
* специфікації. Найчастіше погоджують:

Особливо якщо за ним буде розробка програмного забезпечення, впровадження, закупівля або виробництво.<div style="border:3px solid #1565c0; background:#e3f2fd; padding:14px; margin:16px 0;">

* “Вам на погодження надійшла заявка на оплату.”
* “Документ прострочено на 2 дні.”
* “Договір повернуто на доопрацювання.”
* “Заявку погоджено.”
* “Платіж готовий до виконання.”
* “Потрібно додати файл.”

Фінансист перевіряє бюджет і [[Платіжний календар|платіжний календар]]. Якщо проходять, платформа або душить дрібні процеси, або недоконтролює великі ризики. ERP надсилає нагадування. |-
| Директор
| Затверджує важливі, великі або ризикові документи. |-
| Як [[K2 ERP]] здатна допомогти? через Ескалація користувачі можуть вирішувати завислі або конфліктні документи. Класична ситуація:

Маршрут здатна бути:

* заявки на оплату;
* заявки на закупівлю;
* договори;
* рахунки;
* акти;
* накладні;
* кадрові документи;
* відпустки;
* відрядження;
* авансові звіти;
* складські документи;
* виробничі документи;
* технічні задача;
* службові записки;
* бюджетні заявки;
* маршрути погодження;
* статуси;
* ролі;
* умови;
* повідомлення;
* коментарі;
* файли;
* історію погодження;
* делегування;
* ескалацію;
* права доступу;
* аналітику.== Динамічний маршрут ==

Ініціатор просить винести питання на директора. Не кожен документ потребує складного маршруту.<pre>

* простий;
* складний;
* послідовний;
* паралельний;
* умовний;
* багаторівневий;
* динамічний;
* змішаний. * хто створив документ;
* хто має погодити;
* хто вже погодив;
* хто затримує;
* чому документ відхилено;
* які файли додано;
* які коментарі залишено;
* які строки порушено;
* які суми очікують рішення для бізнесу;
* які документи готові до виконання. | Бо немає структури, статусів, історії, прав доступу, контролю версій і зв’язку з документами в ERP. як приклад:
Документ переходить до фінансового директора тільки після погодження керівником. Заявку на закупівлю потрібно погодити з керівником підрозділу, складом, закупівельником і бюджетом.== історія продукту погодження ==

ERP здатна забезпечити маршрут, де договір не піде на підпис, поки його не погодять потрібні ролі. Потрібне окреме погодження директора або перенесення на наступний місяць. У результаті компанія-користувач бачить не без зусиль документ, а повний бізнес-процес його проходження. ! {| class="wikitable" style="width:100%;"

== Повідомлення і нагадування ==

як приклад:

здатна бути ситуація:

зміна суми;
зміна контрагента;
зміна дати оплати;
зміна умов договору;
зміна специфікації;
зміна маршруту;
зміна кількості;
зміна бюджету;
зміна відповідального. * немає чітких маршрутів;
погодження ведеться в чатах;
погодження ведеться через email;
немає строків;
немає статусів;
немає історії;
немає коментарів;
немає обов’язкових файлів;
немає контролю бюджету;
немає перевірки договорів;
немає повторного погодження після змін;
занадто складні маршрути;
всі документи погоджує директор;
немає делегування;
немає ескалації;
немає аналітики;
незрозуміло, хто затримує документ. Погодження документів — це маршрут, за яким документ проходить від автора до відповідальних осіб, які мають його перевірити, погодити, відхилити або повернути на доопрацювання.

Ініціатор → Керівник підрозділу → Фінансовий відділ → Директор → бухгалтерський обліковий облік → Оплата Для малого бізнесу це здатна бути простий маршрут погодження: керівник → бухгалтерський обліковий облік. Бо документ без погодження — це іноді без зусиль папір. * документ потрібно фізично передавати; * підписувач здатна бути відсутній; * складно відстежити статус; * немає автоматичних нагадувань; * складно зберігати історію; * папери губляться; * важко аналізувати строки; * немає швидкого пошуку; * немає автоматичного зв’язку з ERP. як приклад:

Якщо контрагент новий — додається юрист або служба безпеки. Надмірна бюрократія виникає, коли:

Можуть погоджуватись:

Для середнього бізнесу — маршрути по типах документів, бюджетах, підрозділах, договорах і заявках. Якщо керівник підрозділу відсутній, документи автоматизовано йдуть його заступнику. як приклад:


Такі правила зменшують ручну роботу і помилки. На цей період погодження до 100 000 грн делегується фінансовому менеджеру. Директор погоджує великі суми або критичні закупівельна діяльність. * якщо сума понад 50 000 грн — додати директора;
* якщо стаття бюджету “IT” — додати IT-директора;
* якщо новий контрагент — додати юриста;
* якщо немає договору — заблокувати погодження;
* якщо перевищено бюджет — додати фінансового директора;
* якщо платіж валютний — додати фінансовий блок;
* якщо документ прострочений — надіслати нагадування;
* якщо погоджувач відсутній — передати заступнику. Для керівника. Погодження документів дає можливість бачити, де знаходиться документ, хто його затримує, хто погодив, хто відхилив, які виступає як ризики, які суми очікують рішення для бізнесу і де бізнес-процес застряг у коридорі корпоративної нерішучості. Погано:

Типові статуси:

Якщо змінилася сума договору, потрібно повторно погодити фінансовий блок і директора. Відділ маркетингу створює заявку на оплату 80 000 грн. | Послідовні, паралельні, умовні, динамічні, багаторівневі і змішані. Заявка на 500 грн і договір на 5 000 000 грн не повинні проходити однаковий маршрут. == Повторне погодження ==