Управління проєктами
Підходить там, де вимоги можуть змінюватися.== Доходи проєкту == Закриття здатна включати:
ERP здатна показувати завантаження працівників. Діаграма Ганта показує задачі на шкалі часу. Приклади:
ERP здатна списувати матеріали на конкретний проєкт.Практичний сенс. керування проєктами — це спосіб перетворити велику незрозумілу роботу на послідовність зрозумілих задач із відповідальними, строками і контролем. Проєкти виступає як майже в кожній компанії. * сформувати план;
- розподілити задачі;
- контролювати строки;
- координувати команду;
- управляти ризиками;
- контролювати бюджет;
- вести комунікацію;
- вирішувати блокування;
- погоджувати зміни;
- готувати звіти;
- доводити проєкт до результату. Без обліку часу проєкт здатна виглядати прибутковим, доки не порахувати, скільки людей і годин у нього провалилося. Запуск 15.06
- аудит;
- SEO-опис вимог;
- технічне задача;
- конфігурація;
- розробка програмного забезпечення;
- інтеграції;
- перенесення даних;
- тестування;
- навчання;
- дослідна експлуатація;
- запуск;
- технічна підтримка. ERP здатна показувати:
Краща задача:
Задачі проєкту
Це не керування.== Основні елементи проєкту ==
Excel в управлінні проєктами
SEO title: Управління проєктами — як планувати задачі, строки, ресурси, бюджет, команду і результат в ERP
SEO keywords: управління проєктами, ERP, K2 ERP, проєктний облік, задачі, ресурси, бюджет проєкту, строки, планування, команда, контроль виконання, трудовитрати, управління задачами, бізнес-процеси, документи, CRM, виробництво, сервіс, автоматизація проєктів
</noinclude>
{{SEO
Шаблон для службового SEO-опису сторінки.
}}
Керівник проєкту відповідає за організацію виконання. Навчання 01.06 — 10.06
Комунікація в проєкті
Але з ростом кількості задач, людей і документів виникають проблеми:
3 перевищують бюджет. як приклад, у впровадженні ERP здатна бути загальний план етапів, але розробка програмного забезпечення окремих модулів здатна виконуватися спринтами. Його задачі:
Проєкти в сервісі
Прибуток проєкту = Доходи проєкту - Витрати проєкту
ERP дає можливість бачити всі заявки в межах проєкту або сервісного контракту. У сервісному бізнесі проєктами можуть бути:
Для великого бізнесу — повноцінне керування портфелем проєктів, ресурсами, фінансами, договорами, виробництвом, сервісом, інтеграціями і управлінською аналітикою. Роль
- визначити мету;
- сформувати план;
- розбити роботу на задачі;
- призначити відповідальних;
- оцінити строки;
- оцінити бюджет;
- контролювати виконання;
- бачити затримки;
- керувати ризиками;
- контролювати трудовитрати;
- управляти ресурсами;
- погоджувати документи;
- вести комунікацію;
- контролювати зміни;
- аналізувати прибутковість;
- завершувати проєкти з результатом. | Це планування, виконання, контроль і завершення робіт, які мають мету, строки, бюджет, команду, задачі і результат. Прибутковість проєкту розраховується як різниця між доходами і витратами. |-
| Завершення | Результат приймається, документи закриваються, проєкт завершується. У проєкті критично мати відповідального замовника. Навіть якщо файл дуже красивий. Старт: 01.04
Замовник — це сторона, яка потребує результату. Приклад процесу клієнтського проєкту:
- керівник створює проєкт автоматизації складу;
- описує мету і очікуваний результат;
- створює задачі по аналізу, налаштуванню, тестуванню і навчанню;
- команда виконує задачі;
- витрати на обладнання і сканери прив’язуються до проєкту;
- документи погоджуються в ERP;
- після запуску формується звіт про результат. А пам’ять у проєктах часто функціонує в інтересах того, хто не хоче переробляти. * заявок на закупівлю;
- рахунків постачальників;
- актів;
- списань;
- табеля робочого часу;
- платіжного календаря;
- складських документів;
- сервісних заявок. Кожна зміна повинна відповідати на питання:
- трудовитрати;
- матеріали;
- закупівельна діяльність;
- підрядників;
- відрядження;
- обладнання;
- ліцензії;
- сервіс;
- транспорт;
- оренду;
- адміністративні витрати;
- непередбачені витрати. * планування;
- розрахунку собівартості;
- контролю завантаження;
- оцінки прибутковості;
- аналізу ефективності;
- покращення майбутніх оцінок. Завантаження потрібно планувати реалістично. Проєктний обліковий облік — це обліковий облік доходів, витрат, задач, ресурсів і результатів по конкретних проєктах. Якщо компанія-користувач веде багато проєктів, потрібне керування портфелем. * собівартості;
- завантаження команди;
- розрахунку зарплати;
- виставлення рахунків клієнту;
- аналізу прибутковості;
- контролю ефективності. Проєкти впливають на платіжний календар. Питання:
У проєктах часто виникають зміни. Погане планування часто призводить до того, що проєкт починається оперативно, а потім довго і боляче пояснює, чому “виявилось більше роботи”. А “ще трохи” здатна тривати роками. Етап
- за планом;
- виступає як ризики;
- затримується;
- перевищує бюджет;
- заблокований;
- завершений. Маркетингові проєкти можуть включати:
Тестування в проєктах
- доходи;
- витрати;
- незавершене виробництво;
- аванси;
- дебіторську заборгованість;
- кредиторську заборгованість;
- платежі;
- маржу;
- прибутковість;
- резерви;
- бюджети. Залежності допомагають планувати послідовність. Проєкт здатна складатися з багатьох задач. * реєстр проєктів;
- етапи;
- задачі;
- відповідальних;
- строки;
- статуси;
- пріоритети;
- залежності;
- трудовитрати;
- бюджет;
- план-факт;
- документи;
- погодження;
- ризики;
- зміни;
- комунікацію;
- зв’язок із CRM;
- зв’язок із закупівлями;
- зв’язок зі складом;
- зв’язок із виробництвом;
- зв’язок із фінансами;
- зв’язок із табелем;
- аналітику;
- дашборди. |-
| Виконання | Команда виконує задачі, створює результат, веде комунікацію. |-
| Навіщо потрібне керування змінами? А модернізація виробничої лінії — це проєкт. А впровадження нової системи підтримки клієнтів — це проєкт.Це дає можливість бачити: Це зменшує ризик, що в кінці проєкту накопичиться великий список претензій. Приклад для ERP:
Проєкт здатна створювати потребу в закупівлях. Пріоритет оптимізує команді розуміти, що виконувати першочергово. Потім мобільну версію.Мета: цифровізувати роботу відділу продажів Задачі можуть мати пріоритет:
Статуси задач
Погана практика: Задачі можуть залежати одна від одної. як приклад: Але якщо всі задачі мають пріоритет “критичний”, значить критичним виступає як вже не проєкт, а платформа пріоритетів. того, щоб робота не жила в чатах забезпечується через Головне. керування проєктами потрібне; так само реалізовано головах, Excel-файлах і фразі “ми майже закінчили”.== Пріоритизація проєктів ==
компанія-користувач має 20 активних проєктів. Якщо не враховувати трудовитрати, проєкт здатна виглядати прибутковішим, ніж виступає як насправді. Ініціація — це стартова точка. |- | Як ERP оптимізує? |}
Agile — гнучкий підхід, де робота йде ітераціями, з регулярним переглядом пріоритетів і поступовою поставкою результату. * будівельні матеріали;
- комплектуючі;
- запчастини;
- обладнання;
- витратні матеріали;
- рекламна продукція;
- інструмент. Для керівника. Проєктне керування дає можливість бачити, які проєкти виконуються, де виступає як затримки, які задачі критичні, які ресурси перевантажені, де бюджет уже тріщить, а де команда ще оптимістично робить вигляд, що все йде за планом. |-
| Що таке задача проєкту? як приклад:
На старті це здатна працювати. Поняття
як приклад, проєкт впровадження ERP здатна мати етапи: Його можна застосовувати до:
Виробничі проєкти часто пов’язані з:
як приклад:
- оцінити обсяг роботи;
- врахувати залежності;
- врахувати доступність людей;
- додати резерв;
- погодити строк;
- контролювати виконання.== Ресурси проєкту ==
| Виконавець | Виконує задачі, фіксує статус, час, коментарі і результат. * перевірити створення замовлення;
|
Закупівельник | забезпечує матеріали, послуги, підрядників і обладнання для проєкту. * нова;
|
Що таке проєкт?
Месенджери можуть бути зручними для швидких повідомлень, але не повинні бути єдиним місцем керування проєктом.== Портфель проєктів == == Замовник проєкту == * 3 години — аналіз вимог; * 2 години — розробка програмного забезпечення; * 1 година — зустріч; * 2 години — тестування. Обробка заявок клієнтів — це операційний бізнес-процес. Приклади віх: <pre> == Проєкти і складський облік == У хорошому управлінні дедлайн повинен бути реалістичним.== Завантаження команди == == Ризики проєкту == Його робота — зробити так, щоб потрібні задачі були виконані потрібними людьми в потрібні строки. через '''Для команди.''' керування проєктами користувачі можуть розуміти, хто що робить, у якому порядку, які дедлайни, які залежності, які документи потрібні, що погоджено, а що ще чекає рішення для бізнесу. У проєктах можуть використовуватись матеріали зі складу. Мета повинна бути зрозумілою і вимірюваною.== Приклад процесу в K2 ERP == * впровадити WMS; * підключити сканери; * цифровізувати приймання, розміщення, комплектацію і відвантаження.== Проєкти і фінансова формування звітів == == Дашборд проєкту == <pre> * ініціація; * планування; * виконання; * контроль; * завершення; * аналіз результатів. ! як приклад: Це дає можливість рахувати фактичну собівартість. критично відокремлювати: Якщо матеріали без зусиль “взяли зі складу”, а на проєкт не списали, прибутковість проєкту буде схожа на казку.== керування змінами == 300 000 / 1 000 000 × 100% = 30% План_проєкту_оновлений_фінальний_після_правок_замовника_версія_14.xlsx Такі проєкти можуть включати: Учасники: IT-відділ Типовий життєвий цикл: Зміни потрібно контролювати.== Приймання етапів == ! Проєкт проходить кілька етапів.</div> Десять маленьких “ще це” можуть швидко стати другим проєктом. Потім автоматичну розсилку. Технічне задача описує, що потрібно зробити. Поетапне приймання дає можливість вчасно виправляти проблеми. У сервісі проєкт здатна складатися з багатьох заявок. Лід → Угода → Комерційна пропозиція → Договір → Проєкт → Виконання → Акт → Оплата == Проєктний обліковий облік == * впровадження ERP; * розробка програмного забезпечення нового модуля; * запуск інтернет-магазину; * автоматизація процесів складу; * відкриття нової філії; * будівництво; * ремонт; * виробництво складного виробу; * розробка програмного забезпечення сайту; * маркетингова кампанія; * сервісний проєкт; * переїзд офісу; * інтеграційні функції ERP з банком; * запуск CRM; * модернізація обладнання; * розробка програмного забезпечення мобільного додатку; * впровадження WMS; * створення нового продукту. Дедлайн — це кінцевий строк виконання задачі, етапу або проєкту. Ризик — це подія, яка здатна негативно вплинути на проєкт. Це здатна бути: це бізнес-процес планування, організації, виконання, контролю і завершення робіт, які мають конкретну мету, строки, ресурси, бюджет, відповідальних і очікуваний результат виступає ключовою рисою '''керування проєктами'''. Витрати проєкту можуть включати: * що потрібно зробити; * для кого це робиться; * хто відповідає; * які задачі потрібно виконати; * у які строки; * який бюджет; * які ресурси потрібні; * хто входить у команду; * які виступає як ризики; * що вже зроблено; * що затримується; * скільки витрачено часу; * скільки витрачено грошей; * чи буде проєкт прибутковим; * коли буде результат. Якщо між CRM і проєктами немає зв’язку, продажі та реалізація можуть обіцяти одне, а виконання потім героїчно дізнається, що саме було обіцяно. Це потрібно для: == Проєкти у виробництві == * по задачах; * по етапах; * по клієнтах; * по видах робіт; * по днях; * по спринтах; * по виробничих операціях. Проєкти мають багато документів і погоджень.== Віхи проєкту == Якщо всі задачі мають статус “у роботі”, це не статус.[[Категорія:K2 ERP]] Результат повинен бути перевірним. |- | Керівник підрозділу | Погоджує ресурси, пріоритети, участь співробітників і результат.== Висновок == Це краще, ніж коли ТЗ у пошті, договір у юриста, кошторис в Excel, а фінальна реліз системи макета в чаті під назвою “ось цей точно фінал”. Факт [[Категорія:Бюджетування]] У проєкту мають бути: * мета; * результат; * етапи; * задачі; * відповідальні; * строки; * бюджет; * ресурси; * документи; * статуси; * ризики; * контроль змін; * критерії приймання; * фінальна оцінка.== Протоколи зустрічей == Краще: Це про відповідь на прості, але важливі питання: що робимо, хто робить, коли буде готово, скільки коштує, які ризики і чи отримаємо ми результат. Краща мета: Бюджет: 300 000 грн Якщо мета нечітка, проєкт здатна закінчитися тим, що всі щось робили, але ніхто не впевнений, чи це було те саме “щось”. * що змінюється; * чому; * хто ініціатор; * як це впливає на строки; * як це впливає на бюджет; * хто погоджує; * чи входить це в поточний обсяг. Якщо факт перевищує план, потрібно розуміти причини: Зробити автоматизацію. * “Очікує даних від замовника”; * “На тестуванні”; * “Очікує погодження бюджету”; * “Заблоковано через відсутність інтеграції”. * реєстр проєктів; * картки проєктів; * етапи; * задачі; * підзадачі; * статуси; * пріоритети; * відповідальних; * команду; * строки; * віхи; * трудовитрати; * табель робочого часу; * бюджет; * план-факт; * доходи; * витрати; * закупівельна діяльність; * складські списання; * договори; * рахунки; * акти; * платежі; * платіжний календар; * документи; * погодження; * ризики; * зміни; * CRM; * виробничі замовлення; * сервісні заявки; * аналітику; * права доступу; * звіти для керівництва. Це дає можливість зрозуміти, де реально витрачається час. платформа здатна забезпечити: * дату; * учасників; * питання; * прийняті рішення для бізнесу; * задачі; * відповідальних; * строки; * відкриті питання; * ризики. * низький; * середній; * високий; * критичний. Не всі проєкти однаково важливі. Приклад: '''Внутрішній проєкт''' виконується для потреб компанії. Мета проєкту: |- | Ініціація | Визначається ідея, мета, замовник, попередні строки і сенс проєкту. У розробці і гнучких методологіях часто використовують спринти. Комунікація — одна з головних причин успіху або провалу проєктів. | Проєкт має кінцеву мету і строк, а бізнес-процес повторюється регулярно. Бо проєкт без керування теж рухається. Завершення: 30.06 Проєкт здатна бути прибутковим у цілому, але мати касовий розрив у середині виконання. Проєкт потрібно не тільки почати, а й правильно закрити. |- | Аналітик | Описує вимоги, процеси, ТЗ, сценарії і критерії приймання. |- | ERP-адміністратор | Налаштовує довідники, статуси, права, маршрути, шаблони і звіти. '''Поширена проблема.''' Якщо проєкт керується словами “треба зробити нормально і оперативно”, то це не технічне задача і не план. |- | Фінансовий відділ | Контролює бюджет, витрати, доходи, платежі, cash flow і прибутковість.== Життєвий цикл проєкту == Погана мета: Проєктний обліковий облік особливо важливий для компаній, які працюють під замовлення. !<pre> * хто кому звітує; * як часто проходять зустрічі; * де фіксуються рішення для бізнесу; * де зберігаються документи; * де ставляться задачі; * хто погоджує зміни; * як повідомляються ризики; * як приймаються рішення для бізнесу. Вона корисна для: Сервісні заявки: Проєкт не повинен жити тільки в чатах, Excel-файлах, головах керівників і усних домовленостях. як приклад, щоденний продаж товарів — це операційна діяльність. * мету; * SEO-опис процесу; * функціональні вимоги; * нефункціональні вимоги; * ролі користувачів; * бізнес-правила; * інтеграції; * звіти; * документи; * обмеження; * критерії приймання; * приклади; * макети; * строки; * відповідальних. Зробити складський облік. ТЗ важливе для проєктів розробки, впровадження, автоматизації, виробництва, сервісу і будь-яких складних робіт. Доходи — 1 000 000 грн. ERP здатна показувати статус проєкту: Трудовитрати потрібні для: ERP здатна пов’язувати виробничі витрати з проєктом. Приклад: Тестування повинно мати сценарії і результати.Потрібно визначити: У розробці програмного забезпечення проєкт здатна включати: Без них наприкінці проєкту здатна з’явитися класичне: Якщо цей файл виступає як головним інструментом керування проєктом, проєкт уже трохи ризикує. Проєкти можуть впливати на фінансову формування звітів і управлінський обліковий облік.Приклад для розробки модуля:
* всі активні проєкти;
* пріоритети;
* бюджети;
* ресурси;
* ризики;
* статуси;
* прибутковість;
* стратегічну важливість;
* завантаження команди;
* конфлікти ресурсів. | Це конкретна робота в межах проєкту з відповідальним, строком, статусом і результатом.[[Категорія:Проєктний облік]]
ТЗ 11.04 — 20.04
{| class="wikitable" style="width:100%;"
* затримка погодження;
* відсутність ключового спеціаліста;
* зміна вимог;
* нестача бюджету;
* затримка постачальника;
* технічна складність;
* неправильні інформаційні дані;
* слабка комунікація;
* недоступність обладнання;
* нестача часу на тестування;
* залежність від підрядника;
* нестабільне фінансування. Віхи допомагають контролювати прогрес.== Проєкти і сервісні заявки ==
* продажі та реалізація;
* закупівельна діяльність;
* складський облік;
* виробництво;
* фінансовий блок;
* бухгалтерію;
* HR;
* сервіс;
* керівництво. |}
Але якщо не зафіксували, не призначили відповідальних і не поставили строки, то це не план. |}
== Канбан у проєктах ==
!== Діаграма Ганта ==
Приклад:
як приклад:
Внутрішні — економічний ефект, зменшення витрат або покращення процесів.== Проєкт, задача і бізнес-процес ==
== Ролі в управлінні проєктами ==
2 потребують рішення для бізнесу директора. Проєктний обліковий облік здатна бути пов’язаний із [[Табель обліку робочого часу|табелем обліку робочого часу]]. Ще краща мета:
* задачі;
* бюджет;
* канали;
* дедлайни;
* погодження матеріалів;
* результати;
* витрати;
* ліди;
* ефективність. * запуск нового виробу;
* модернізація лінії;
* виробництво складного замовлення;
* перенесення виробництва;
* впровадження нової технології;
* автоматизація процесів цеху;
* підготовка до сертифікації;
* ремонт виробничого приміщення. У виробництві проєкт здатна бути пов’язаний із виробничими замовленнями. Інакше виникає класична ситуація: “Я думав, це робить хтось інший”. Спринти корисні для розробки програмного забезпечення, але можуть використовуватися і в інших проєктах. Проєкти можуть бути внутрішніми або зовнішніми. Тестування потрібне не тільки в IT.== Структура робіт проєкту ==
Назва: Впровадження CRM
|-
| розробка програмного забезпечення
| 200 000
| 230 000
| +30 000
|-
| Тестування
| 50 000
| 40 000
| -10 000
|-
| Підрядники
| 100 000
| 120 000
| +20 000
|-
| Навчання
| 30 000
| 30 000
| 0
|}
критично контролювати:
* змінився обсяг;
* недооцінили роботу;
* виникли ризики;
* були переробки;
* замовник додав вимоги;
* команда працювала неефективно;
* підрядник затримав роботи. А “хтось інший” — один із найнебезпечніших співробітників у проєктах. Такий підхід оптимізує керувати великим проєктом не як одним монстром, а як набором зрозумілих блоків. Приклади ризиків:
|-
| Проєкт
| Тимчасова робота з конкретною метою і результатом
| Впровадити ERP на підприємстві
|-
| Задача
| Окрема робота в межах проєкту або процесу
| Налаштувати довідник контрагентів
|-
| бізнес-процес
| Регулярна повторювана діяльність
| Щомісячне нарахування зарплати
|}
Відповідальний — це людина, яка відповідає за виконання або організацію виконання задачі. Він містить:
Типовий файл:
'''[[K2 ERP]]''' здатна допомогти зробити керування проєктами частиною єдиної системи підприємства: від CRM до договору, від задач до трудовитрат, від закупівель до бюджету, від складу до списання, від рахунку до оплати, від плану до факту. * навіщо потрібен проєкт;
* хто замовник;
* який очікуваний результат;
* які бізнес-проблеми вирішуються;
* які обмеження;
* які приблизні строки;
* який приблизний бюджет;
* хто приймає рішення для бізнесу;
* чи варто запускати проєкт. А побажання дуже погано рахує бюджет, строки і відповідальність. Колонки можуть бути:
* планування строків;
* залежностей;
* етапів;
* віх;
* критичного шляху;
* завантаження;
* перенесення робіт. як приклад:
'''Змішаний підхід''' — частина проєкту планується жорстко, частина виконується гнучко. компанія-користувач хоче цифровізувати складський облік. ERP здатна цифровізувати маршрути погодження.== Проєкти у впровадженні ERP ==
Проєкт: обслуговування мережі магазинів клієнта. * матеріали;
* обладнання;
* запчастини;
* послуги;
* ліцензії;
* підрядники;
* транспорт;
* інструмент. Проєкт зазвичай містить:
Перед автоматизацією проєктів потрібно відповісти на питання:
* які типи проєктів виступає як в компанії;
* хто створює проєкти;
* хто керує проєктами;
* які статуси проєктів потрібні;
* які етапи використовуються;
* які задачі типові;
* як призначаються відповідальні;
* як фіксуються строки;
* чи потрібні залежності;
* як ведеться бюджет;
* як ведуться витрати;
* чи потрібно вести трудовитрати;
* чи потрібен зв’язок із табелем;
* чи потрібен зв’язок із CRM;
* чи потрібен зв’язок із закупівлями;
* чи потрібен зв’язок зі складом;
* чи потрібен зв’язок із виробництвом;
* як погоджуються документи;
* як приймаються етапи;
* які звіти потрібні керівнику;
* які права доступу потрібні. ! Не варто призначати відповідальними “відділ”, “команду” або “всі”. * бюджет;
* ТЗ;
* кошторис;
* договір;
* зміни;
* акти;
* рахунки;
* етапи;
* приймання результату;
* закупівельна діяльність;
* план робіт. Задачі повинні мати статуси. Підходить там, де вимоги стабільні і добре описані. | Щоб контролювати нові вимоги, їх вплив на строки, бюджет і обсяг робіт. як приклад:
Приклад:
== Внутрішні і зовнішні проєкти ==
Замовник здатна бути:
Ролі можуть бути такі:
* перевірку результату;
* підписання актів;
* передачу документації;
* закриття задач;
* фінальний звіт;
* аналіз бюджету;
* аналіз строків;
* уроки проєкту;
* передача в підтримку;
* архівування документів;
* звільнення ресурсів. | ERP об’єднує проєкти, задачі, бюджет, трудовитрати, документи, закупівельна діяльність, складський облік, CRM, фінансовий блок, погодження і звіти. ERP повинна зберігати документи поруч із проєктом. Це спосіб отримати демотивацію і багато червоних задач. 1 000 000 - 700 000 = 300 000 грн
== Спринти ==
Керівник проєкту не обов’язково виконує всі задачі сам. Проєктні документи можуть потребувати [[Погодження документів|погодження]]. Проєктне керування оптимізує виконувати продане. |-
| Директор
| Контролює стратегічні проєкти, бюджети, ризики і ключові рішення для бізнесу. Тестування 21.05 — 31.05
Він оптимізує бачити, де накопичуються задачі.
Працівник відпрацював 8 годин: Добрий дашборд дає можливість за кілька хвилин зрозуміти, що відбувається з проєктом. Питання Проєкти і технічна підтримка клієнтівЗвіти по проєктах
У проєктах можуть брати участь різні ролі. Результат: CRM запущена, менеджери працюють у системі, звіти формуються автоматизовано Потрібно контролювати:
Проєкти в розробці програмного забезпеченняЩе краща задача: Приклад: У протоколі можна вказувати: як приклад: Краще:
Протокол оптимізує уникнути ситуації, коли всі по-різному пам’ятають, що вирішили. Погана практика: Після завершення проєкту корисно зробити аналіз. Окрема класика — “ми все обговорили”. * багато помилок при відвантаженні;
|
== обліковий облік часу в проєктах ==
Scope creep — це неконтрольоване розширення обсягу проєкту.== Проєкти і платіжний календар == Проєкти в будівництві і ремонтахКоманда проєктуБез ТЗ проєкт часто рухається за принципом “зробіть як треба”. {| class="wikitable" style="width:100%;" Якщо компанія-користувач бере всі проєкти одночасно, ресурси розмиваються.== Scope creep == ТЗ здатна містити: Кожна роль повинна розуміти свою відповідальність. | K2 ERP здатна цифровізувати керування проєктами, задачами, строками, ресурсами, бюджетами, документами, трудовитратами, платежами і аналітикою. Але саме він контролює результат. ! Людина не здатна працювати 8 годин на день над задачами, якщо в неї ще виступає як зустрічі, технічна підтримка, листування, погодження і життя. |- |
Планування | Формується план, задачі, бюджет, команда, ресурси і ризики. як приклад:
Проєкти і CRMГант корисний для складних проєктів із багатьма залежностями. Скоротити час обробки заявок на закупівлю з 5 днів до 1 дня, забезпечити погодження в ERP, контроль бюджету, автоматичне формування замовлень постачальникам і формування звітів по закупівлях. Він здатна включати: Трудовитрати проєкту
== Ініціація проєкту == == Результат проєкту == ERP оптимізує бачити, які ресурси потрібні, чи доступні вони і де виступає як перевантаження. Прибуток: як приклад: керування проєктами потрібне для того, щоб досягати результату в межах строків, бюджету і якості. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Замовник | Визначає потребу, очікуваний результат, пріоритети і приймає результат.== автоматизація процесів керування проєктами в ERP ==
Потім експорт.
Проєкт потрібно розбити на логічні частини. Спочатку потрібно було зробити простий звіт. Дашборд проєкту здатна показувати: Проєкт має мати план, задачі, строки, відповідальних, бюджет, статуси і контроль результату. * внутрішній;
== Мета проєкту ==
Для середнього бізнесу — проєкти з бюджетами, документами, задачами, трудовитратами, закупівлями і план-фактом. Приклад
'''[[K2 ERP]]''' здатна використовуватися для керування проєктами різного типу: внутрішніми, клієнтськими, виробничими, сервісними, будівельними, IT, маркетинговими, впроваджувальними та організаційними. {| class="wikitable" style="width:100%;"
Пріоритет здатна залежати від:
* роботи в межах проєкту;
* гарантійні виправлення;
* нові платні роботи;
* підтримку;
* зміни обсягу. | Це тимчасова робота з конкретною метою, початком, завершенням, відповідальними і очікуваним результатом. Бюджет потрібен, щоб розуміти, скільки коштує проєкт і чи виступає як він економічно доцільним. Приклад погано:
== Для чого потрібне керування проєктами ==
Користувачі можуть створювати замовлення клієнтів, резервувати товар, формувати рахунок, контролювати оплату і відвантаження. ERP дає можливість зробити керування проєктами частиною єдиної системи підприємства. Це приємна розмова з майбутніми непорозуміннями. Це майбутня затримка. * комплексне впровадження для клієнта;
* сервісний контракт;
* ремонт великого об’єкта;
* гарантійна кампанія;
* модернізація обладнання клієнта;
* монтаж системи;
* запуск обслуговування. |-
| Що таке керування проєктами?== План-факт бюджету ==
Бо якщо перевіряти результат лише перед запуском, можна виявити, що три місяці команда впевнено йшла не зовсім туди. * задачі;
* закупівельна діяльність;
* складський облік;
* підрядників;
* договори;
* платежі;
* акти;
* бюджет;
* фотофіксацію;
* документи.[[Категорія:Задачі]]
ERP особливо корисна, коли проєкти пов’язані з реальним бізнесом: договорами, оплатами, закупівлями, складами, людьми, ресурсами, виробництвом і сервісом.== Проєкти і табель робочого часу ==
== Як K2 ERP оптимізує з управлінням проєктами ==
* аналіз вимог;
* архітектуру;
* дизайн;
* розробку;
* тестування;
* документацію;
* DevOps;
* реліз;
* підтримку. Стаття
Зміна бюджету погоджується:
Excel часто використовують для керування проєктами.== Відповідальні за задачі ==
Проєкт без закриття часто продовжує жити як “ще трохи доробимо”. як приклад, “зробити новий сайт” — це не задача на 2 години, а цілий проєкт із дизайном, структурою, текстами, розробкою, тестуванням, SEO, запуском і підтримкою. Маржа:
Приклад:
як приклад:
! Спринт оптимізує:
* кошторису; * матеріалів; * підрядників; * графіка робіт; * актів; * оплат; * об’єктів; * технічного нагляду; * змін; * дефектів; * приймання етапів. |- | Як проєкти пов’язані з фінансами? Це побажання. Простими словами, це коли проєкт починався з одного, а потім у нього тихо додали ще двадцять “маленьких” побажань.<pre> платформа здатна охоплювати: Критерії прийманнярозробка програмного забезпечення 21.04 — 20.05
Контроль якості здатна включати: Після важливих зустрічей бажано фіксувати протокол. SEO-опис вимог → Технічне задача → розробка програмного забезпечення → Тестування → Навчання → Запуск
ТЗ погоджують:
== Що таке проєкт простими словами ==
== Керівник проєкту ==
Впровадження ERP — це класичний складний проєкт. Планове технічне обслуговування обладнання — це регулярний бізнес-процес. * 30% передоплата;
* 40% після першого етапу;
* 30% після завершення.== Контроль виконання проєкту ==
* у CRM створюється угода;
* після продажу формується проєкт;
* до проєкту підв’язується договір;
* створюються етапи і задачі;
* призначаються відповідальні;
* формується бюджет;
* команда фіксує трудовитрати;
* закупівельна діяльність прив’язуються до проєкту;
* матеріали списуються на проєкт;
* рахунки і акти формуються по етапах;
* оплати потрапляють у платіжний календар;
* керівник бачить план-факт по строках, бюджету і прибутковості;
* після приймання проєкт закривається. Поганий дашборд показує 47 графіків і не відповідає на питання: “Ми встигаємо чи ні?”
CRM оптимізує продавати. Що робить
* структуру робіт;
* етапи;
* задачі;
* строки;
* відповідальних;
* залежності;
* бюджет;
* ресурси;
* ризики;
* контрольні точки;
* документи;
* правила комунікації;
* критерії приймання. * загальний статус;
* прогрес;
* строки;
* бюджет;
* задачі;
* прострочення;
* ризики;
* команду;
* трудовитрати;
* документи;
* коментарі;
* найближчі дедлайни;
* блокування.<pre>
Найпоширеніші помилки:
Разом витрати — 700 000 грн. '''Проєкт''' — це робота, яка має чітку мету, початок, завершення, відповідальних, задачі, ресурси і результат. * майбутні надходження від клієнта;
* майбутні платежі постачальникам;
* оплати підрядникам;
* закупівельна діяльність;
* зарплатні витрати;
* податки;
* передоплати;
* етапні платежі. | Це час, який команда витрачає на задачі, етапи або проєкт у цілому. * нові;
* заплановані;
* у роботі;
* на перевірці;
* очікує;
* виконані. Приклади результатів:
Мета проєкту — це відповідь на питання, навіщо він потрібен. '''Waterfall''' — послідовний підхід: спочатку вимоги, потім проєктування, розробка програмного забезпечення, тестування, запуск. Потім додали фільтри. Приклад:
== Погодження проєктних документів ==
Проста формула:
'''Зовнішній проєкт''' виконується для клієнта. Потрібно визначити:
* перевірку вимог;
* тестування;
* рев’ю;
* демонстрації;
* приймання етапів;
* чек-листи;
* контроль помилок;
* аналіз відхилень;
* погодження результату;
* навчання користувачів. ERP повинна показувати cash flow по проєкту. Аудит 01.04 — 10.04
клієнт ERP платить:
* строки;
* бюджет;
* задачі;
* ризики;
* якість;
* ресурси;
* зміни;
* документи;
* приймання;
* комунікацію;
* блокування. * реалізовано функції ERP згідно ТЗ;
* проведено тестування;
* критичні помилки виправлені;
* користувачі пройшли навчання;
* інформаційні дані перенесені;
* звіти формуються;
* відповідальний підписав акт приймання. Для кожного ризику бажано визначити:
ERP здатна пов’язувати:
Відповідальний: Іваненко
Вони показують не без зусиль кількість задач, а важливі результати. | Через бюджет, доходи, витрати, рахунки, акти, платежі, дебіторку, кредиторку і cash flow.== Що потрібно описати перед впровадженням керування проєктами ==
Підряднику потрібно платити щомісяця. * план — 16 годин;
* факт — 24 години;
* відхилення — +8 годин.== Технічне задача ==
Канбан зручний для командної роботи, розробки, маркетингу, підтримки, сервісу і внутрішніх проєктів. Приклад:
Команда проєкту — це люди, які беруть участь у виконанні. Це оптимізує розподіляти роботу. Замовник визначає:
* ймовірність;
* вплив;
* відповідального;
* план реагування;
* статус. * назву;
* мету;
* SEO-опис;
* замовника;
* керівника проєкту;
* команду;
* строки;
* етапи;
* задачі;
* бюджет;
* ресурси;
* документи;
* статус;
* ризики;
* пріоритет;
* результат;
* критерії приймання;
* історію змін;
* звіти. керування проєктами здатна використовувати різні підходи. 4 затримуються. '''Спринт''' — це короткий період роботи, як приклад 1–2 тижні, за який команда виконує певний набір задач.== Проєкти і електронний документообіг ==
Критерії приймання зменшують конфлікти. Погано:
</div>
== Дедлайни ==
== Прибутковість проєкту ==
{| class="wikitable" style="width:100%;"
ERP здатна пов’язувати з проєктом:
Критерії приймання визначають, коли результат можна вважати виконаним. * чи досягнута мета;
* чи виконано строки;
* чи виконано бюджет;
* що спрацювало добре;
* що пішло не так;
* які ризики реалізувались;
* які зміни були;
* які висновки для майбутніх проєктів;
* що потрібно покращити в процесах;
* чи задоволений замовник;
* чи потрібна технічна підтримка.
Вони можуть вимірюватися в: Приклад проєкту: Команда: керівник продажів, аналітик, розробник, адміністратор, тестувальник Погана задача: |
Зовнішні проєкти частіше мають доходи і клієнтське приймання. керування проєктом потребує план-фактного аналізу бюджету. Проєкт здатна мати багато документів. Простими словами, керування проєктами відповідає на питання:
ВступПроєкти і закупівельна діяльністьПроєктний бюджет
Пріоритет має бути реальним. ERP оптимізує фіксувати зміни і погоджувати їх. 5 із них критичні.== керування якістю == Для керівника корисні звіти: І ця фраза дуже добре збільшує строки, бюджет і температуру переговорів. Гарну, але неправдиву. Його ніхто не бачив, але він винен у багатьох затримках. Проєкт здатна створювати: Відповідальні: IT-відділ Краще мати пріоритети і чесно розуміти, що можна виконати зараз, а що потрібно перенести. * які витрати належать проєкту;
Проєкт здатна починатися з CRM. Для великих проєктів критично бачити фінансовий стан не тільки після завершення, а під час виконання. Кожен етап складається з задач. Один відповідальний не означає, що він робить усе сам. Він здатна включати: Портфель проєктів показує: Типові помилки в управлінні проєктамиПостпроєктний аналіз оптимізує не повторювати ті самі помилки. Ризики потрібно не без зусиль записувати, а й керувати ними. |- |
Як K2 ERP здатна допомогти?== Коротко ==
Якість проєкту — це відповідність результату вимогам і очікуванням. * немає чіткої мети;
Приклад: |