Дебіторська заборгованість

Оплата зменшує дебіторську заборгованість. Акт звірки потрібен, щоб обидві сторони погодили, скільки реально винні. ! ! Дебіторська заборгованість здатна виникати не тільки по покупцях. Етапи:

Зростання DSO здатна означати погіршення платіжної дисципліни клієнтів або занадто м’які умови продажів.

== Ролі в управлінні дебіторкою ==
Приклад:

{| class="wikitable" style="width:100%;"

! |-
| Найкраща практика
| ERP, кредитні ліміти, автоматичні нагадування, Power BI, audit log і регулярна звірка.<syntaxhighlight lang="text">

45 днів → претензія
 "days_overdue": 1,
'''Дебіторська заборгованість''' — це один із ключових фінансових показників компанії. # Подати позов, якщо потрібно. Оплачено

* валюту договору;
* дату операції;
* курс;
* дату оплати;
* курсові різниці;
* суму у валюті;
* суму в базовій валюті;
* правила переоцінки;
* управлінський і бухгалтерський обліковий облік. Показник
|-
| Прострочення до 7 днів
| Попередження менеджеру
|-
| Прострочення 8–30 днів
| Потрібне погодження керівника
|-
| Прострочення понад 30 днів
| Заборона відвантаження
|-
| Перевищено кредитний ліміт
| Додаткове погодження фінансів
|}

Для фінансового директора дебіторка — це не без зусиль список боржників, а фактор ліквідності. Приклад
Замовлення покупця
=== Що таке дебіторська заборгованість? ===
Повернення товару здатна зменшити дебіторську заборгованість. Знижки можуть впливати на дебіторку. Він його, звісно, переживе, а от бухгалтерський обліковий облік — не факт.[[Категорія:CRM]]

<syntaxhighlight lang="text">

У договорі можуть бути:

За договором №15 строк оплати за реалізацією №100 минув 15.05.2026. Можливо, і винен, але суд любить папери більше, ніж щирість.[[Категорія:Договори]]

[[Категорія:Audit log]]
Підзвітна дебіторка виникає, коли працівник отримав кошти і має надати авансовий звіт або повернути залишок. Просимо повідомити очікувану дату оплати. Загальна дебіторка

Дебіторка містить комерційно чутливу інформацію: клієнти, борги, ціни, умови, ризики. ↓

! |-
| Ключовий контроль
| Строк оплати, прострочення, відповідальний, договір, документ, акт звірки. Причини:

Акт звірки Нове замовлення: 50 000 грн ! {| class="wikitable" style="width:100%;"

Що таке прострочена дебіторська заборгованість?

В акті звірки показують: Приклад:

Безнадійна дебіторська заборгованість

ERP здатна блокувати нові відвантаження, якщо клієнт ERP має прострочену дебіторку або перевищив кредитний ліміт. 3 дні → повідомлення клієнту

Приклад процесу:

Що таке дебіторська заборгованість

Оплати немає. Рахунок виставлено на 100 000 грн. Приклад дашборду:

* організації;
* контрагента;
* договору;
* документа;
* валюти;
* менеджера;
* підрозділу;
* проєкту;
* строку оплати;
* прострочення;
* статусу;
* ризику. '''Aging''' — це аналіз дебіторки за строками прострочення. # виступає як претензійна робота. Питання

рішення для бізнесу:

Виникає курсова різниця. Кредиторська заборгованість

Ліміт 300 000 грн. Контроль дебіторської заборгованості потрібен для:

 ↓

* хто створив документ;
* хто змінив договір;
* хто змінив умови оплати;
* хто змінив дату платежу;
* хто провів оплату;
* хто переприв’язав оплату;
* хто списав борг;
* хто змінив кредитний ліміт;
* хто розблокував клієнта;
* хто змінив відповідального менеджера;
* хто сформував акт звірки. Сума

Приклад:

! ERP має показувати переплати окремо, а не ховати їх у загальній каші взаєморозрахунків. Дія: потрібне погодження або блокування

Краще:
== Типові помилки в обліку дебіторської заборгованості ==
!=== Що таке DSO? ===
== DSO ==
Виручка в звіті красива. Audit log потрібен, щоб фраза “воно саме закрилося” не проходила як фінансове пояснення. Оплата — це бухгалтерський обліковий облік. У сучасній ERP-системі дебіторська заборгованість пов’язана з договорами, рахунками, актами, видатковими накладними, оплатами, банком, актами звірки, кредитними лімітами, простроченням, фінансовим плануванням, Power BI-аналітикою і контролем відповідальних менеджерів. # виступає як процедура списання. |}

Залишок дебіторки: 30 000 грн

[[Категорія:Українське програмне забезпечення]]

'''Резерв сумнівних боргів''' — це оцінка суми дебіторської заборгованості, яку компанія-користувач здатна не отримати. ↓

! # виступає як контроль прострочення. Що означає
<syntaxhighlight lang="text">
=== Чим дебіторка відрізняється від кредиторки? ===
! Корисні KPI:

== Сумнівна дебіторська заборгованість ==

<syntaxhighlight lang="text">

== Дебіторка і платіжний календар ==

компанія-користувач сплатила постачальнику 200 000 грн. Її не варто відкривати всім без зусиль “щоб було”. |-
| провідний ризик
| продажі та реалізація виступає як, а грошей немає. операційна дія

<syntaxhighlight lang="text">
'''Сумнівна дебіторська заборгованість''' — це борг, щодо якого виступає як ризик неповернення. Дебет

== Дебіторка і рахунки ==

Дебіторська заборгованість постачальника = 200 000 грн. * Сайт K2 ERP

• Wiki K2 ERP
• K2 Cloud ERP

Потрібно контролювати умови оплати, кредитні ліміти, прострочення, акти звірки, документи, роботу менеджерів, нагадування, блокування боржників і претензійну роботу. Дебіторська заборгованість

Закриття боргу

Прострочена дебіторська заборгованість — це борг, строк оплати якого вже минув. # Зафіксувати відповідь. Що означає

• загальна дебіторка;
• прострочена дебіторка;
• aging;
• дебіторка по клієнтах;
• дебіторка по менеджерах;
• дебіторка по договорах;
• дебіторка по регіонах;
• дебіторка по підрозділах;
• дебіторка по проєктах;
• динаміка боргів;
• прогноз оплат;
• кредитні ліміти;
• ризикові клієнти;
• оплати по тижнях;
• DSO;
• резерв сумнівних боргів. Окремо варто відзначити але не мати грошей на рахунку. Приклад тексту:

Головне. Дебіторська заборгованість — це не “без зусиль нам винні”.

{| class="wikitable" style="width:100%;"
 "document_date": "2026-05-01",

Чим старіша дебіторка, тим менша ймовірність її швидкого погашення. ! # виступає як автоматичні нагадування.== Дебіторка підзвітних осіб ==

ERP тільки показує попередження, яке всі ігнорують. ! Строк прострочення ! * щомісяця;

• щокварталу;
• перед великими оплатами;
• перед закриттям року;
• при зміні відповідального;
• при простроченні. Причина

! Якщо клієнт ERP уже тричі обіцяв “завтра”, планувати на ці гроші зарплату — сміливий вид спорту. В ERP критично правильно прив’язувати оплату до: |- | Менеджер продажів | Контакт із клієнтом, нагадування, прогноз оплати |- | Керівник продажів | Контроль менеджерів і умов продажів |- | Фінансовий відділ | Контроль боргів, платіжний календар, ліміти |- | бухгалтерський обліковий облік | обліковий облік документів, оплат, актів звірки |- | Юрист | Претензії, договори, стягнення |- | Керівник компанії | рішення для бізнесу по великих боргах, списаннях і ризикових клієнтах |- | ERP-адміністратор | конфігурація звітів, прав, автоматичних правил |}

</syntaxhighlight>

В ERP дебіторська заборгованість має формуватися автоматизовано на основі документів. * своєчасне нагадування клієнту;

• правильні умови оплати;
• контроль актів;
• контроль підписаних документів;
• комунікацію щодо боргу;
• прогноз оплати;
• роботу з простроченням;
• передачу проблеми фінансам або юристам.

DSO показує, скільки днів у середньому компанія-користувач чекає оплату після продажу.== Прострочена дебіторська заборгованість ==

Дебіторка напряму впливає на платіжний календар. {| class="wikitable" style="width:100%;" ! Це декоративна цифра. Бо виручка в звіті гріє душу, але зарплату, податки і постачальників оплачують не душею, а грошима на рахунку.

Приклад:

! Умова: оплата протягом 14 календарних днів після поставки. Як виникає дебіторка У сучасній ERP, зокрема в K2 ERP, дебіторська заборгованість має бути пов’язана з продажами, договорами, документами, банком, актами звірки, кредитними лімітами, платіжним календарем, Power BI, API, audit log і правами доступу. |- | Основна причина | Продаж із відстрочкою, неоплачені акти, аванси постачальникам, переплати. # виступає як кредитні ліміти. Дата оплати за договором

"status": "overdue"

Power BI оптимізує аналізувати дебіторську заборгованість. # ERP розраховує очікувану дату оплати. А завислий аванс — це коли гроші вже пішли, товар ще ні, а постачальник починає відповідати фразою “уточню на складі”.== Помилка: менеджер продає, але не контролює оплату == Реалізація або акт |- | Не контролюють строки оплати | Немає умов у договорі або ERP | Прострочення виявляють занадто пізно |- | Оплати не прив’язані до документів | Ручне рознесення або помилки банку | Борги і переплати одночасно |- | Немає актів звірки | Не ведеться регулярна звірка | Сторони бачать різні суми боргу |- | Немає кредитних лімітів | продажі та реалізація без фінансового контролю | Борг росте неконтрольовано |- | Не блокують боржників | Бо “клієнт ERP хороший” | Хороший клієнт ERP стає великим боржником |- | Не рахують aging | Немає аналітики | Старі борги губляться |- | Немає відповідального | Борг “нічий” | Ніхто не функціонує з оплатою |- | Немає документів | Акти і накладні не підписані | Борг складно стягнути |}

Audit log дебіторки

"counterparty": "CLIENT_001",

Такі знижки потрібно оформлювати документально. Насправді ERP не заважає продавати. |-

1–30 днів	100 000	5%	5 000
31–60 днів	80 000	20%	16 000
61–90 днів	50 000	50%	25 000
Понад 90 днів	40 000	100%	40 000

У K2 ERP дебіторська заборгованість здатна бути частиною фінансового, продажного, складського і управлінського контуру. % резерву

Переплата здатна бути:

Основні види дебіторської заборгованості

• розрахунок строку оплати;
• нагадування менеджерам;
• нагадування клієнтам;
• aging;
• кредитні ліміти;
• блокування відвантажень;
• акти звірки;
• прогноз оплат;
• платіжний календар;
• рознесення банківських оплат;
• звіти по менеджерах;
• звіти по клієнтах;
• резерв сумнівних боргів;
• інтеграцію з CRM;
• Power BI-дашборди. ! Дебіторська заборгованість часто закріплюється за відповідальними менеджерами. ! ERP має автоматизовано розраховувати дату оплати на основі умов договору. "document": "INV-2026-00125",

Кредитний ліміт має працювати.

Приклад:

Дебіторська заборгованість виникає в різних ситуаціях.== Часткова оплата ==

Дебіторська заборгованість — це сума, яку інші особи або компанії мають сплатити підприємству. Приклад:

! Документ

! ! Інакше менеджер “домовився”, клієнт ERP платить менше, а бухгалтерський обліковий облік дивиться на залишок 5 000 грн як на загадковий артефакт. Не всі очікувані надходження однаково надійні.== Блокування відвантаження при боргу ==
Перед списанням потрібно перевірити:
Power BI-аналітика
<syntaxhighlight lang="text">

Поганий підхід:

# У всіх договорів виступає як умови оплати. Ідеально — до того, як бухгалтерії двох компаній почнуть обмінюватися Excel-файлами з назвами “звірка_нова_фінал_точно_остання.xlsx”. Роль
== Дебіторка і Power BI ==
Кредиторка — гроші мають піти.== Помилка: борги списують без аналізу ==

! Прострочена понад 30 днів

• договір;
• рахунок;
• видаткова накладна;
• акт виконаних робіт;
• ТТН;
• податкова накладна, якщо застосовується;
• банківська виписка;
• акт звірки;
• листування;
• претензія;
• додаткові угоди;
• довіреності;
• специфікації;
• замовлення покупця. 60 днів → передача юристам

! {| class="wikitable" style="width:100%;"

Дебіторка в ERP

! ! Приклад: Дебіторська заборгованість виникає, коли компанія-користувач відвантажила товар, надала послугу, виконала роботи, видала аванс, переплатила постачальнику або має інше право вимоги до іншої сторони.</syntaxhighlight>

функції ERP:

Для управлінського обліку критично окремо бачити, які борги мають надійти скоро, а які не допоможуть закрити платежі цього місяця. {| class="wikitable" style="width:100%;"

Перевищення ліміту → блокування або обов’язкове погодження фінансового директора. "responsible_manager": "manager_01",
<syntaxhighlight lang="text">
Сума в обліку: 420 000 грн
{{SEO
|title=Дебіторська заборгованість — облік, контроль, прострочення, акти звірки, ERP, K2 ERP і управління боргами клієнтів
|description=Дебіторська заборгованість: що це таке, як виникає, види дебіторки, прострочена заборгованість, акти звірки, договори, оплати, кредитні ліміти, резерв сумнівних боргів, ERP, K2 ERP, Power BI, KPI, типові помилки і приклади контролю.
|keywords=дебіторська заборгованість, дебіторка, прострочена дебіторська заборгованість, борги клієнтів, акти звірки, взаєморозрахунки, кредитний ліміт, резерв сумнівних боргів, ERP, K2 ERP, Power BI
}}
Договір визначає умови оплати. Це гроші компанії, які тимчасово живуть у кишені клієнта. |-
| Загальна дебіторка
| 8 500 000 грн
|-
| Прострочена дебіторка
| 1 900 000 грн
|-
| Частка прострочення
| 22,4%
|-
| Понад 90 днів
| 450 000 грн
|-
| Найбільший боржник
| ТОВ “клієнт ERP 1”
|-
| DSO
| 43 дні
|}

бізнесу забезпечується через Торгова дебіторка виступає як однією з найважливіших; так само реалізовано бо напряму впливає на грошовий потік. Часто — дуже необачне. Борг після 180 днів — це вже не “клієнт ERP забув”, це фінансовий грибок: сам не зникне.== Дебіторка і CRM ==
Приклад прав:
{| class="wikitable" style="width:100%;"

== Дебіторка і акти звірки ==

Борг: 80 000 грн

[[Категорія:DSO]]

# Перевірити документи. Місяць
|-
| Торгова дебіторка
| Борги покупців за товари, роботи або послуги
| Покупець не оплатив реалізацію
|-
| Аванси постачальникам
| Ми заплатили постачальнику, але ще не отримали товар або послугу
| Передоплата за матеріали
|-
| Підзвітні особи
| Працівники мають відзвітувати за отримані кошти
| Аванс на відрядження
|-
| Інша дебіторка
| Інші борги перед компанією
| Компенсація від перевізника
|-
| Поточна дебіторка
| Очікується погашення протягом звичайного операційного циклу
| Оплата клієнта через 14 днів
|-
| Довгострокова дебіторка
| Погашення очікується пізніше
| Довгострокова розстрочка
|-
| Прострочена дебіторка
| Строк оплати вже минув
| клієнт ERP мав оплатити 01.05, але не оплатив
|-
| Сумнівна дебіторка
| виступає як ризик неповернення
| клієнт ERP не платить 180 днів
|-
| Безнадійна дебіторка
| Повернення майже неможливе
| Контрагент ліквідований
|}

Якщо компанія-користувач заплатила постачальнику аванс, а товар або послугу ще не отримала, постачальник стає дебітором. Період прострочення

!

Дебіторську заборгованість часто порівнюють із кредиторською. # Надіслати офіційну претензію. Помилка Оплата: 430 000 грн

Хороше керування дебіторкою — це коли компанія-користувач продає не тільки багато, а й отримує гроші вчасно. |- | 20.05.2026 | 100 000 | ТОВ “клієнт ERP 1” | Низький |- | 21.05.2026 | 250 000 | ТОВ “клієнт ERP 2” | Середній |- | 22.05.2026 | 80 000 | ТОВ “клієнт ERP 3” | Високий |}

!== Дебіторка і первинні документи ==

DSO показує, за скільки днів у середньому компанія-користувач перетворює продажі та реалізація в гроші. Вона заважає роздавати товар без грошей. # Надіслати нагадування. Товар ще не поставлено. Роль

• розуміння, скільки грошей мають надійти;
• контролю прострочених оплат;
• планування грошового потоку;
• зменшення фінансових ризиків;
• контролю менеджерів;
• контролю клієнтів;
• формування платіжного календаря;
• обмеження відвантажень боржникам;
• розрахунку кредитних лімітів;
• роботи з актами звірки;
• оцінки якості продажів;
• розрахунку резерву сумнівних боргів;
• аналізу ліквідності бізнесу. Формально гроші виступає як, але платформа дивиться на них із підозрою. # виступає як контроль авансів постачальникам. Головне — діяти системно, а не згадувати про борг тоді, коли вже треба платити постачальнику, а грошей “чомусь” немає. Якщо накладна без підпису, можуть бути питання щодо факту поставки. це сума коштів, яку компанії мають сплатити її покупці, клієнти, замовники, працівники, постачальники або інші контрагенти виступає ключовою рисою Дебіторська заборгованість. Прострочена

Нагадуємо, що за рахунком №125 від 01.05.2026 очікується оплата 50 000 грн до 15.05.2026. Борг: 10 000 EUR

</syntaxhighlight>

Як виникає дебіторська заборгованість

Дебіторка здатна ще не виникнути. # виступає як KPI по дебіторці. # виступає як права доступу. # виступає як audit log.== Торгова дебіторська заборгованість ==

ERP здатна цифровізувати:
! Резерв потрібен для більш реалістичної фінансової звітності. Договір: №15 від 01.05.2026

Переплата виникає, якщо клієнт ERP оплатив більше, ніж його борг.

ERP має зберігати історію комунікації, бо “я йому телефонував” — це не завжди доказ.=== Що таке aging дебіторки? ===

Приклад:

Такі правила мають бути прозорими, інакше менеджери будуть щиро дивуватися, чому ERP “заважає продавати”. ! Вона показує, скільки грошей бізнес-середовище має отримати, від кого, за які документи, коли і з яким ризиком. Погано:

Це не означає, що борг списали.== Помилка: продажі та реалізація виступає як, грошей немає ==

Канали: </syntaxhighlight> Приклад: |- | Поточна | Очікується погашення найближчим часом або в межах операційного циклу | Оплата покупця через 30 днів |- | Довгострокова | Погашення очікується через тривалий строк | Розстрочка на 2 роки |}

Акт звірки — це документ, який підтверджує взаємні розрахунки між компанією і контрагентом за певний період. Джерела: Оплата: 50 000 грн ! # Передати юристам. {| class="wikitable" style="width:100%;" Приклад:

Дебіторка виникла.

Моя задача — продати. Ризик Приклад:

Часткова оплата виникає, коли клієнт ERP сплатив тільки частину боргу. Курс на дату оплати: 43,00

Дебіторка і договори

|- | Що це? Зв’язок CRM і ERP: Якщо борг у валюті, потрібно враховувати: Приклад: </syntaxhighlight>

До оплати: 95 000 грн

[[Категорія:Управлінський облік]]
Повернення товару: 20 000 грн

== Поточна і довгострокова дебіторка ==
 ↓

Простий управлінський зміст:

! # виступає як звіт aging. Тоді дебіторка перестає бути “боргами десь у таблиці” і стає керованим фінансовим процесом. {| class="wikitable" style="width:100%;"

<syntaxhighlight lang="text">

* контрагента;
* договору;
* рахунку;
* реалізації;
* акта;
* замовлення;
* валюти;
* документа розрахунків. Дебіторка — це коли нам винні. Дія
01.05.2026 — відвантажено товар на 100 000 грн. Для дебіторки важливі:

Реалізація: 100 000 грн

Оплата: 30 000 грн

 ↓
! |-
| Іваненко
| 800 000
| 120 000
| 30 000
|-
| Петренко
| 600 000
| 250 000
| 100 000
|}

== Для чого контролювати дебіторську заборгованість ==

{| class="wikitable" style="width:100%;"

== Aging дебіторської заборгованості ==

* скільки грошей реально зайде цього тижня;
* яка частина боргу прострочена;
* які клієнти ризикові;
* які менеджери допускають прострочення;
* скільки грошей зависло в авансах постачальникам;
* скільки потрібно резервувати;
* чи вистачить коштів на платежі;
* кого треба блокувати;
* з ким треба переглядати умови. Борг 700 000 грн. Резерв
! Борг без документів — це як “він мені винен, чесно”. # виступає як Power BI-аналітика. клієнт ERP
== Дебіторка і менеджери продажів ==
[[Категорія:K2 Cloud ERP]]
Поточна дебіторка: 280 000 грн
|-
| Суть
| Нам винні
| Ми винні
|-
| Приклад
| клієнт ERP не оплатив товар
| Ми не оплатили постачальнику
|-
| Вплив
| Очікувані надходження грошей
| Майбутні платежі компанії
|-
| Ризик
| Гроші можуть не надійти
| компанія-користувач здатна прострочити оплату
|}

{| class="wikitable" style="width:100%;"

1 день прострочення → автоматичне нагадування менеджеру
Приклад:
Приклад:
== Помилка: кредитний ліміт “для галочки” ==

! Це напівфабрикат продажу.[[Категорія:Фінанси]]

Переплата: 20 000 грн

Корисні дашборди:

Первинні документи підтверджують факт операції. через Кредитний ліміт користувачі можуть не перетворити продажі та реалізація на благодійний фонд для клієнтів із хорошою усмішкою і поганою платіжною дисципліною. Безнадійна дебіторка здатна списуватися за встановленими правилами обліку і внутрішніми процедурами компанії. # Оплати прив’язуються до документів. Очікуване надходження
<syntaxhighlight lang="text">
|-
| Менеджер
| Бачить дебіторку своїх клієнтів
|-
| Керівник відділу
| Бачить дебіторку своєї команди
|-
| Фінансист
| Бачить повну дебіторку
|-
| Бухгалтер
| Бачить облікові інформаційні дані і документи
|-
| Директор
| Бачить повну аналітику
|-
| Зовнішній консультант
| Тільки обмежені звіти без зайвих деталей
|}

'''Дебіторська заборгованість''' — це заборгованість інших осіб перед компанією. Він підтвердив витрати на 8 200 грн. Ризик

== Коротко ==
Реалізація: 100 000 грн
7 днів → дзвінок відповідального менеджера

! CRM → угода → замовлення → ERP → реалізація → дебіторка → оплата → статус клієнта
== Дебіторка і фінансовий директор ==
!== Див. так само ==

== Дебіторка у валюті ==
! ! Показник

90 днів → резервування або рішення для бізнесу керівництва DSO — Days Sales Outstanding, тобто середній період погашення дебіторської заборгованості. Особливо якщо “йому” вже не функціонує в тій компанії.</syntaxhighlight>

Продаж без контролю дебіторки — це не продаж, а кредитування клієнта за рахунок власної компанії. Відповідальність

Дебіторська заборгованість клієнта = 60 000 грн. бізнес-процес роботи з простроченою дебіторкою здатна виглядати так:

Краще звіряти ключових клієнтів регулярно:

Торгова дебіторська заборгованість виникає при продажах товарів, робіт або послуг.

Простими словами, це гроші, які компанія-користувач вже має отримати, але ще не отримала. Приклад звіту:

! Сума боргу

Для стягнення або підтвердження дебіторської заборгованості потрібні документи:

* скільки клієнт ERP винен;
* чи виступає як прострочення;
* чи можна створювати нову угоду;
* чи потрібне погодження;
* коли очікується оплата;
* історію комунікацій. Якщо клієнт ERP не платить, здатна починатися претензійна робота. {| class="wikitable" style="width:100%;"
== Претензійна робота ==
[[Категорія:K2 ERP]]
Сума простроченої заборгованості: 50 000 грн.

"balance": 60000.00,

! * клієнт ERP не визнає частину боргу;

• оплата потрапила не туди;
• не вистачає актів;
• виступає як повернення без коригування;
• виступає як старі переплати;
• документи не підписані;
• у сторін різні залишки. !== Чек-лист контролю дебіторської заборгованості ==

Ознаки сумнівної дебіторки: Проста аналогія. Продаж із відстрочкою — це коли товар уже поїхав, а гроші ще ні. {| class="wikitable" style="width:100%;"

Залишок боргу: 70 000 грн

ERP має показувати дебіторку в розрізі:

• тривале прострочення;
• клієнт ERP не відповідає;
• постійні обіцянки без оплат;
• суперечка щодо документів;
• клієнт ERP має фінансові проблеми;
• контрагент у судових спорах;
• відсутні підписані акти;
• неправильні документи;
• клієнт ERP припинив діяльність;
• борг передано юристам.</syntaxhighlight>

Робота з простроченою дебіторкою

Списувати борг без аналізу — це як викинути пожежну сигналізацію, бо вона неприємно пищить. # виступає як резерв сумнівних боргів. Велика прострочена дебіторка погіршує cash flow і здатна створити проблеми з оплатою постачальникам, зарплатою і податками. {| class="wikitable" style="width:100%;"

 ↓

== Дебіторська і кредиторська заборгованість ==

Списання боргу — серйозне рішення для бізнесу. Це класика. Кредит

Дебіторами можуть бути:

Не всі користувачі мають бачити всю дебіторську заборгованість. Менеджер

== Дебіторка і ПДВ ==

Рахунок — це “будь ласка, оплатіть”. Документ

! Кредитний ліміт клієнта: 300 000 грн

== автоматизація процесів контролю дебіторки ==

Приклад:

{{DISPLAYTITLE:Дебіторська заборгованість}}

! Дебіторка — це не тільки проблема бухгалтерії. Відповідь

Причина: клієнти не платять вчасно. Кредиторка — це коли ми винні. * початковий залишок;
* відвантаження;
* акти;
* оплати;
* повернення;
* коригування;
* кінцевий залишок. Якщо документів немає, борг стає важче довести. Доступ

Дебіторська заборгованість здатна бути пов’язана з ПДВ, особливо якщо операційна дія оподатковується і виникає перша подія.[[Категорія:Платіжний календар]]
Товар відвантажено на 100 000 грн. як приклад, клієнт ERP мав оплатити 15 травня, але станом на 16 травня гроші не надійшли. CRM здатна бути джерелом інформації про клієнта, угоду і відповідального менеджера. Після замовлення: 330 000 грн

* контролювати строки оплати;
* рахувати DSO;
* мати кредитні ліміти;
* блокувати прострочення;
* працювати з менеджерами;
* аналізувати клієнтів;
* не плутати виручку і cash flow. # контролювати виконання рішення для бізнесу. Чим більше DSO, тим довше гроші “застрягають” у клієнтів. Погоджена знижка після відвантаження: 5 000 грн
== Зовнішні посилання ==
}
<div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;">
|-
| Реалізація №100
| 120 000
| 50 000
| 70 000
|}

== Дебіторка і документи ==

 "paid": 40000.00,

Дебіторська заборгованість здатна бути поточною або довгостроковою. Іноді добровільне. ! Кращий підхід:

<syntaxhighlight lang="json">

Питання CFO:

* видаткова накладна;
* акт наданих послуг;
* акт виконаних робіт;
* ТТН;
* банківська виписка;
* акт звірки;
* документи повернення;
* коригування. # виступає як регулярні акти звірки.== Права доступу до дебіторки ==
 "amount": 100000.00,
|-
| Реалізація №100
| 50 000
| 10.05.2026
| —
| Прострочено
|-
| Акт №45
| 20 000
| 15.05.2026
| 14.05.2026
| Оплачено
|}

<syntaxhighlight lang="text">

ПДВ не любить хаос у документах. DSO
__TOC__
== Нагадування про оплату ==

Помилка: акт звірки роблять раз на рік

Потрібно контролювати:

• дату постачання;
• дату оплати;
• податкові накладні;
• аванси;
• коригування;
• повернення;
• знижки;
• часткові оплати;
• документи;
• статус контрагента. Приклад

</syntaxhighlight> Якщо оплата потрапила не на той договір або не на той документ, у звітах здатна бути одночасно борг і переплата. ! Найчастіше це борги покупців за товари, роботи або послуги.=== Чому дебіторка небезпечна? ===

KPI дебіторської заборгованості

!== Дебіторка і резерв сумнівних боргів == ERP здатна автоматизовано створювати нагадування. Приклад

Умова договору — оплата протягом 14 днів. # виступає як блокування або погодження при боргах. Реалізація або акт — це “операційна дія відбулася”. { |- | Січень | 32 дні |- | Лютий | 38 днів |- | Березень | 45 днів |}

Платіжний календар має враховувати очікувані надходження від дебіторів. # Звірити борг. Часткові оплати потрібно контролювати окремо, особливо якщо клієнт ERP платить “скільки здатна”. | Гроші, які мають сплатити компанії клієнти або інші дебітори. * ліквідація боржника;

• закінчення строку позовної давності;
• рішення для бізнесу суду про неможливість стягнення;
• банкрутство;
• відсутність активів;
• смерть фізичної особи-боржника, якщо немає правонаступництва;
• інші юридичні підстави. Дата

|- | Початковий борг | 20 000 | — | 20 000 |- | Реалізація | 50 000 | — | 70 000 |- | Оплата | — | 40 000 | 30 000 |}

Проблема в тому, що продаж у відстрочку ще не означає реальні гроші.

Приклад управлінського підходу:

Дебіторка і кредитний ліміт

• реалізації;
• акти;
• рахунки;
• оплати;
• повернення;
• коригування;
• договори;
• банківські виписки;
• аванси;
• акти звірки;
• курсові різниці. Тому контроль дебіторки починається не з дзвінка клієнту, а з дисципліни документів.

  [[Категорія:Фінансовий облік]]
  [[Категорія:Power BI]]
  
  Працівнику видано 10 000 грн на відрядження. Бо “скільки здатна” не завжди збігається з “скільки має”. Це постійний бізнес-процес: умови оплати, договори, документи, оплати, акти звірки, кредитні ліміти, нагадування, відповідальні менеджери, блокування прострочення, претензійна робота, резерви і аналітичні інструменти.=== Як зменшити дебіторську заборгованість? ===
  
  [[Категорія:API]]
  16.05.2026 — якщо оплати немає, борг стає простроченим. Якщо продажі та реалізація відвантажили ненадійному клієнту, документи не підписали, фінансовий блок не контролювали ліміт, а юрист побачив договір через пів року — це командний вид спорту. Це поганий спосіб будувати довіру. Залишок
  
  ! "due_date": "2026-05-15",
  
  * загальна дебіторська заборгованість;
  * прострочена дебіторська заборгованість;
  * частка простроченої дебіторки;
  * дебіторка понад 30 / 60 / 90 днів;
  * DSO;
  * середній строк оплати;
  * сума боргу по менеджерах;
  * сума боргу по клієнтах;
  * сума боргу по договорах;
  * частка клієнтів із простроченням;
  * кількість заблокованих клієнтів;
  * сума сумнівної дебіторки;
  * резерв сумнівних боргів;
  * сума списаної дебіторки;
  * виконання прогнозу оплат;
  * частка оплат у строк. Aging — це розподіл дебіторської заборгованості за строками: не прострочено, 1–30 днів, 31–60 днів, 61–90 днів, понад 90 днів. Контроль підзвітних коштів потрібен, щоб гроші не перетворювалися на “давно було, я вже не пам’ятаю”. без зусиль медалі там зазвичай боргові. Приклад:
  <syntaxhighlight lang="text">
  == Дебіторка і знижки ==
  '''Кредитний ліміт''' — це максимальна сума боргу, яку компанія-користувач дає можливість клієнту мати. # Сформувати акт звірки. ! '''Безнадійна дебіторська заборгованість''' — це борг, який практично неможливо стягнути.[[Категорія:Дебіторка]]

Audit log має фіксувати: Товар ще не відвантажено. ! Бо компанія-користувач здатна мати продажі та реалізація на папері. Приклад: Якісний контроль дебіторки — це не раз на місяць відкрити звіт і зітхнути. Вид

компанія-користувач відвантажила товар клієнту на 100 000 грн. * обліковий облік боргів по клієнтах;

• зв’язок із договорами;
• зв’язок із реалізаціями;
• зв’язок із актами;
• зв’язок із банківськими оплатами;
• контроль прострочення;
• кредитні ліміти;
• блокування відвантажень;
• акти звірки;
• відповідальні менеджери;
• нагадування;
• платіжний календар;
• Power BI-аналітика;
• audit log;
• права доступу;
• API;
• інтеграції з банком і CRM.== Типові питання ==

[[Категорія:Безнадійна заборгованість]]

* email;
* SMS;
* месенджер;
* задача менеджеру;
* повідомлення в CRM;
* нагадування фінансисту;
* автоматичний лист клієнту. Наслідок
!

продажі та реалізація ростуть.</syntaxhighlight> ! Статус </syntaxhighlight> Рахунок часто застосовується для як підстава для оплати, але дебіторська заборгованість зазвичай виникає не від самого рахунку, а від факту поставки товару, надання послуги, підписання акта або іншої господарської операції. Грошей на рахунку мало. |- | Важливі KPI | Загальна дебіторка, прострочена дебіторка, aging, DSO, резерв сумнівних боргів. Прострочена дебіторка — це сигнал, що потрібно діяти: нагадування, дзвінок, претензія, блокування відвантаження, перегляд ліміту або юридична робота.</syntaxhighlight> Борг клієнта: 100 000 грн Якщо акт не підписаний, клієнт ERP здатна сказати, що послугу не прийняв. Дебіторська заборгованість показує, скільки грошей досі “в дорозі” до компанії. І чим довше вони там живуть, тим більше фінансовий директор починає нервово дивитися на менеджерів продажів. Вид 30 днів → блокування нових відвантажень Ситуація:

"contract": "CONTRACT_015",

Дебіторка і оплати

Шановний клієнте! ! * покупці;

• замовники;
• клієнти;
• постачальники, яким сплачено аванс;
• працівники;
• підзвітні особи;
• орендарі;
• партнери;
• перевізники;
• страхові компанії;
• державні органи;
• інші контрагенти.== Приклад JSON дебіторської заборгованості ==

Дебіторка по авансах постачальникам

Менеджер здатна відповідати за:

# Зібрати договір, акти, накладні, рахунки, листування. Сума Оплата: 100 000 грн Якщо DSO росте, компанія-користувач повільніше отримує гроші. Менеджер відповідає за клієнта до отримання грошей або в межах погоджених правил компанії. операційна дія Для прострочення: Висновок ↓ Дебіторка і повернення товарів Дата реалізації: 10.05.2026 Ліміт, який можна безкарно ігнорувати, — це не ліміт. Це борг, строк оплати якого вже минув. |-	Продаж із відстрочкою	Товар відвантажено, оплата буде пізніше	Реалізація на 50 000 грн, оплата через 14 днів
Надання послуг	Послуги надано, акт підписано, оплати ще немає	Акт на 20 000 грн
Передоплата постачальнику	компанія-користувач заплатила, але товар ще не отримала	Аванс постачальнику 100 000 грн
Переплата	Оплачено більше, ніж потрібно	Рахунок 10 000 грн, оплачено 12 000 грн
Підзвітні кошти	Працівник отримав гроші і має відзвітувати	Видано 5 000 грн на відрядження
Претензія	Інша сторона має компенсувати збитки	Перевізник пошкодив товар

клієнт ERP оплатив 40 000 грн. Фактична оплата

Приклад:

CRM здатна показувати менеджеру:

Очікувана дата оплати

Курс на дату реалізації: 42,00 ERP має коректно враховувати повернення, інакше клієнту можуть вимагати оплату за товар, який він уже повернув. Якщо акт звірки робити тільки раз на рік, можна знайти сюрпризи:

Приклад правил: Очікувана дата оплати: 24.05.2026

• документи;
• строк давності;
• юридичні функції ERP;
• акти звірки;
• історію комунікації;
• відповідальних;
• причину виникнення;
• можливість компенсації;
• вплив на фінансовий результат;
• внутрішнє погодження. Продаж без оплати — це не повний результат. !== Дебіторська заборгованість у K2 ERP ==

Не прострочено	500 000	Низький
1–30 днів	120 000	Середній
31–60 днів	80 000	Підвищений
61–90 днів	40 000	Високий
Понад 90 днів	60 000	Критичний

14 днів → лист від фінансового відділу

Банківська оплата

</syntaxhighlight>

• передоплата;
• часткова передоплата;
• відстрочка платежу;
• оплата після поставки;
• оплата після акта;
• графік платежів;
• кредитний ліміт;
• штрафи;
• пеня;
• валюта;
• відповідальні особи;
• порядок звірки;
• порядок претензій. Умова

"currency": "UAH",

Дебіторка — гроші мають прийти. Сума документа

Виникнення дебіторки

Таку дебіторку так само потрібно контролювати, бо аванс здатна “зависнути”. Значення

Простіше:

Це означає, що компанія-користувач чесно визнає ризик: частина грошей здатна не повернутися. Залишок

Переплата клієнта

• авансом на майбутні поставки;
• помилкою платежу;
• оплатою не того рахунку;
• наслідком повернення;
• результатом неправильного рознесення оплати. # виступає як відповідальні менеджери. * Кредиторська заборгованість
• Взаєморозрахунки
• Акт звірки
• Первинні документи
• Договір
• Замовлення покупця
• Рахунок
• Банківська виписка
• Платіжний календар
• Бюджетування
• Продажі
• CRM
• ERP
• K2 ERP
• K2 Cloud ERP
• Power BI
• BI система
• API
• Інтеграція через JSON
• Audit log
• Права доступу в ERP
• Управлінський облік
• Фінансовий облік
• Українське програмне забезпечення

Залишок до повернення = 1 800 грн. 15.05.2026 — очікувана дата оплати.