К2 Документообіг

У K2 ERP документ не повинен бути лише вкладенням. Потрібно зберегти статуси, історію, права, маршрути й бізнес-контекст. Коли підходить

} # Описати маршрути погодження. Основна роль У виробництві електронний документообіг здатна охоплювати: чернетка; створено; на погодженні; повернено на доопрацювання; погоджено; відхилено; очікує підписання; підписано; виконано; закрито; архів; скасовано.=== Чи можна погоджувати заявки на оплату? === Критично. електронний документообіг без ролей і доступів перетворюється на небезпечний архів.== Ролі в документообігу == Реєстр має бути зручним для роботи: з пошуком, фільтрами, сортуванням, статусами, відповідальними, датами, контрагентами й можливістю відкривати картку документа. Маршрут погодження — це послідовність осіб або ролей, через які має пройти документ. Разом вони створюють повний документальний контур K2 ERP. П’ята помилка — не розділити K2 електронний документообіг, VDoc і компонент Вчасно за ролями. Імпорт документів комерційні пропозиції; договори; додатки; специфікації; рахунки; акти; технічні задача; файли ліда; документи угоди. * Проведено навчання користувачів. * Налаштовано компонент Вчасно за потреби. |} K2 електронний документообіг здатна допомагати контролювати: } Ризик старого підходу. Якщо документи погоджуються в месенджерах, зберігаються в пошті й дублюються в Excel, компанія-користувач втрачає контроль. class="wikitable" style="width:100%; background:#e8f5e9;" Маршрути погодження Права можуть визначати: Він здатна охоплювати: Приклади реєстрів: Послідовне та паралельне погодження Під час впровадження K2 Документообігу часто потрібно перенести документи з попередніх систем, папок, пошти або Excel-реєстрів. |} Якщо K2 електронний документообіг відповідає на питання “на якому етапі документ?”, то VDoc відповідає на питання: Статуси мають бути зрозумілими. Його цінність саме в тому, що документи можуть бути пов’язані з фінансами, CRM, складом, закупівлями, виробництвом, кадрами, проєктами й аналітикою. # Створити реєстри документів. |} Приклади: Коротко які документи активні; які архівні; які дублікати виступає як; які версії актуальні; які документи не потрібно переносити; які права доступу потрібні; які маршрути потрібно відновити; які файли прив’язати до документів; які документи пов’язані з договорами, клієнтами, оплатами або проєктами. # Визначити типи документів. Кадровий ризик. Кадрові документи не можна відкривати всім користувачам ERP. Продаж потребує комерційної пропозиції, договору, рахунку й акта. Так. * тип документа; номер; дату; автора; відповідального; контрагента; підрозділ; проєкт; суму; валюту; статус; маршрут погодження; файли; коментарі; історію дій; пов’язані документи; пов’язану заявку; пов’язаний договір; права доступу. * Налаштовано зв’язок із VDoc. Третя помилка — залишити погодження в месенджерах. K2 електронний документообіг керує внутрішнім процесом погодження. Чи можна мігрувати з BAS електронний документообіг КОРП? Визначено типи документів. {| class="wikitable" style="width:100%;" договір пов’язаний із клієнтом, угодою, рахунками й актами; заявка на оплату має документ-підставу; закупівельна заявка пов’язана з постачальником і бюджетом; виробничий документ пов’язаний зі специфікацією, матеріалами й складом; кадровий наказ пов’язаний із працівником і посадою; акт виконаних робіт пов’язаний із договором і оплатою; технічна документація пов’язана з проєктом або виробом. * надходження; переміщення; списання; інвентаризацію; відвантаження; повернення; акти розбіжностей; накладні; сертифікати; транспортні документи. Четверта помилка — не налаштувати права доступу. Коментарі можуть використовуватися для: Вихідні документи — це документи, які компанія-користувач надсилає клієнтам, постачальникам, партнерам або зовнішнім організаціям. K2 електронний документообіг критично. K2 електронний документообіг, VDoc і компонент Вчасно — це різні, але пов’язані частини документального контуру. фінансовий блок потребують документів-підстав.== Реєстри документів == - Перевага. Реєстр документів замінює Excel-таблиці, де вручну ведуть номери, статуси, відповідальних і примітки. Складські процеси так само мають документальну основу. Він має бути об’єктом системи: із реквізитами, статусом, маршрутом, файлами, відповідальними, правами й історією.== Коментарі та зауваження == Перевага. Добрий пошук у документообігу економить години ручного перегляду пошти, папок і Excel-реєстрів. Він не лежить сам по собі, а пов’язаний із клієнтом, договором, оплатою, складом, проєктом або задачею. Реєстр оптимізує оперативно знаходити документи, бачити статуси, фільтрувати записи й контролювати роботу. # Запустити один бізнес-процес пілотно.	== електронний документообіг і закупівельна діяльність ==
class="wikitable" style="width:100%; background:#e8f5e9;"
Критично. електронний документообіг не функціонує, якщо користувачі продовжують погоджувати документи в чатах, а в систему заносять результат “для галочки”.

Заявка на оплату має проходити погодження перед виконанням. * Налаштовано пошук і фільтри. Невідомо, хто погодив, яка реліз системи актуальна, де підстава для оплати й хто відповідає за наступну дію. K2 електронний документообіг відповідає за процесну частину: хто створив документ, хто погоджує, який статус, які строки, хто відповідальний, що робити далі. Приклади кадрових документів:

ERP-перевага. Документ у K2 має бізнес-контекст.

Типовий бізнес-процес:

Вона здатна містити:

• нового документа на погодженні;
• повернення документа на доопрацювання;
• простроченого погодження;
• зміни статусу;
• нового коментаря;
• підписання документа;
• завершення маршруту;
• наближення строку дії договору;
• архівування документа;
• помилки інтеграції. * Визначено правила роботи з файлами. ! |}

електронний документообіг у K2 ERP не існує окремо від інших модулів. Заявка на оплату — один із найпрактичніших сценаріїв документообігу. Це платформа керування документальними процесами підприємства, де кожен документ має статус, маршрут, відповідального, права доступу, файли, історію й зв’язок із реальними бізнес-процесами.

електронний документообіг у K2 варто розглядати не як “місце, де лежать файли”, а як керований бізнес-процес. Договори можуть проходити маршрути погодження, мати статуси, файли, версії, коментарі, відповідальних, зв’язок із клієнтами, рахунками, актами й архівом. Навіщо потрібна

* Визначено правила коментарів. Перед міграцією потрібно очистити дублікати, структурувати типи документів і визначити правила доступу.== Вихідні документи ==

електронний документообіг і складський облік

Статус документа	Часто з’ясовується вручну	Видимий у системі
Погодження	Пошта, месенджери, усні домовленості	Маршрути погодження
Відповідальний	здатна бути незрозумілий	Вказаний у документі
історія продукту	Розкидана по чатах і листах	Зберігається в системі
Файли	У папках, пошті, локальних копіях	Через VDoc і пов’язані файли
Підписання	Окремо від ERP	Через компонент Вчасно
Пошук	Ручний	За реквізитами й фільтрами
Доступи	Часто хаотичні	Рольова модель
Архів	Папки або локальні копії	Контрольований архів

Картка документа має бути не перевантаженою, але достатньою для роботи.=== Що таке K2 електронний документообіг? ===

Управлінська користь.

фінансовий блок стають прозорішими, коли кожна оплата має документ-підставу й історію погодження.== електронний документообіг і фінансовий блок ==

• рахунки;
• акти;
• договори;
• листи;
• комерційні пропозиції;
• відповіді на запити;
• документи для підписання;
• специфікації;
• звіти;
• закриття робіт. !

Поширені запитання

Чи можна вести договори в K2 Документообігу?

ERP-платформа	BAS / спадщина 1С	Українська ERP-екосистема K2
Документальні процеси	Реалізуються в межах BAS-логіки	Реалізуються в межах K2 ERP
Файли й версії	Залежить від конфігурації та налаштувань	здатна працювати разом із VDoc
Електронне підписання	Потребує відповідних інтеграцій	здатна працювати через компонент Вчасно
Міграція	Часто виступає як джерелом даних	здатна бути цільовою платформою переходу
Зв’язок з ERP	BAS ERP / BAS-середовище	K2 ERP, K2 CRM, фінансовий блок, складський облік, закупівельна діяльність, виробництво
Санкційний контекст	Потребує перевірки актуального статусу	Позиціонується як українська альтернатива

Пошук здатна працювати за:

Шоста помилка — перенести старі документи без очищення. * Налаштовано права доступу. * заявки на оплату;

• рахунки;
• акти;
• договори;
• бюджетні статті;
• платіжний календар;
• погодження витрат;
• фінансові ліміти;
• документи-підстави;
• план-факт. # Провести аудит поточного документообігу. Послідовне погодження означає, що документ проходить учасників один за одним. * Призначено ролі. # Перевірити строки, нотифікації й архів.=== Чим K2 електронний документообіг відрізняється від VDoc? ===

• виробничі замовлення;
• технологічні карти;
• специфікації;
• акти виробництва;
• звіти виробництва;
• документи якості;
• заявки на матеріали;
• зміни в рецептурах;
• внутрішні розпорядження;
• погодження виробничих рішень. K2 електронний документообіг

K2 CRM здатна бути пов’язана з K2 Документообігом так, щоб менеджер бачив не лише комунікації, а й пов’язані документи, статуси, погодження й фінансові наслідки. компонент Вчасно потрібен для електронного підписання й зовнішнього обміну документами через Вчасно.ЕДО. # Навчити користувачів. |-

Автор Створює документ створення, редагування чернетки, відправка на погодження Погоджувач Перевіряє й погоджує документ перегляд, коментар, погодження, відхилення Виконавець Виконує дію після погодження зміна статусу, виконання, закриття Юрист Перевіряє юридичну частину коментарі, правки, погодження договорів Фінансист Перевіряє суму, бюджет, оплату фінансовий перегляд, погодження, контроль бюджету Керівник Приймає управлінське рішення для бізнесу погодження, відхилення, перегляд аналітики Адміністратор Налаштовує процеси й доступи конфігурація, ролі, довідники, маршрути Аудитор Перевіряє історію та архів перегляд, аудит, без редагування

! Це контрольоване середовище для документів, які більше не активні, але мають юридичне або управлінське значення.

Рахунки, акти й накладні

• документи мають статуси;
• виступає як маршрути погодження;
• виступає як відповідальні;
• файли зберігаються у зв’язці з документами;
• виступає як історія продукту дій;
• доступи обмежені ролями;
• погодження не губляться;
• строки контролюються;
• архів структурований;
• документи пов’язані з фінансами, CRM, закупівлями або іншими модулями;
• користувачі не ведуть паралельний Excel. Без документів-підстав фінансовий блок стають набором платежів без прозорої логіки. як приклад: менеджер → керівник → юрист → фінансист → директор. як приклад, юрист і фінансист перевіряють документ паралельно, а після них документ іде директору. * Налаштовано картки документів. Що означає

Статус показує, на якому етапі перебуває документ. Договірний електронний документообіг — один із найважливіших сценаріїв. Приклади: Якщо документи живуть окремо від ERP, бізнес-середовище стикається з типовими проблемами:

Контроль строків

Документ	Об’єкт із реквізитами, статусом і файлами	Щоб керувати бізнес-подією або підставою
Реєстр	Список документів певного типу	Для пошуку, контролю й фільтрації
Маршрут	Послідовність погодження	Щоб документ проходив правильних відповідальних
Статус	Поточний стан документа	Щоб бачити, на якому етапі бізнес-процес
Роль	Тип учасника процесу	Для розподілу прав і задач
Файл	Вкладення або реліз системи документа	Для зберігання змісту документа
Коментар	Пояснення або зауваження	Для прозорої роботи між учасниками
історія продукту	Журнал дій із документом	Для аудиту й контролю

Приклади:

Перед імпортом потрібно визначити:

Вона покриває запити: “K2 електронний документообіг”, “K2 ERP електронний документообіг”, “електронний електронний документообіг K2”, “електронний документообіг K2 ERP”, “маршрути погодження документів”, “реєстр документів ERP”, “погодження договорів ERP”, “заявки на оплату K2 ERP”, “VDoc K2”, “компонент Вчасно K2”, “альтернатива BAS електронний документообіг КОРП”, “міграція з 1С електронний документообіг”, “український електронний електронний документообіг”. користувач системи повинен оперативно зрозуміти, що це за документ, на якому він етапі, хто відповідальний і яку дію можна виконати. # Налаштувати інтеграцію з Вчасно за потреби. Коментарі потрібні, щоб учасники погодження не переносили обговорення в месенджери. * Визначено статуси. Роль

Картка документа

Послідовне Коли кожен наступний крок залежить від попереднього Більше контролю, але довше Паралельне Коли кілька ролей можуть перевіряти незалежно Швидше, але потрібна чітка логіка завершення Комбіноване Для складних договорів, оплат, закупівель Поєднує обидва підходи

!== Чек-лист запуску K2 Документообігу == |- | критично під час міграції. Міграція документообігу — це не без зусиль перенесення файлів. Друга помилка — не описати маршрути погодження. Що закриває

Документи супроводжують майже всі процеси підприємства. через це напрям електронного документообігу в екосистемі K2 ERP та K2 Cloud ERP.

Вхідні документи

|- | критично. Статуси мають відповідати реальному процесу компанії. |- | Ознака успіху. Коли керівник питає “де документ?”, відповідь виступає як в K2, а не в чаті, пошті або пам’яті менеджера. Кадри потребують наказів, заяв, посадових інструкцій і табелів. Документ має автора, дату, номер, тип, статус, відповідального, маршрут погодження, пов’язані файли, історію дій, права доступу й зв’язок з іншими модулями ERP. |}

Модуль Вчасно потрібен для інтеграції з Вчасно.ЕДО. K2 електронний документообіг потрібен, щоб ці процеси стали керованими. |}

• K2 ERP
• K2 Cloud ERP
• K2 ERP Документообіг
• VDoc
• K2 VDoc
• Модуль Вчасно
• Вчасно.ЕДО
• Електронний документообіг
• Електронний архів
• Договори
• Заявки на оплату
• Фінансовий облік
• K2 CRM
• Закупівлі
• Доступи K2 ERP
• Ролі K2 ERP
• Безпека K2 ERP
• Міграція з 1С
• Міграція з BAS
• BAS Документообіг КОРП

електронний документообіг оптимізує зв’язати складські рухи з документами, відповідальними й фінансовими процесами. У K2 він повинен бути частиною повного бізнес-процесу.

Фінансовий контур залежить від документів.

Вона здатна фіксувати:

Договори в K2 Документообігу

Компанії, які переходять з 1С Документообіг або BAS Документообіг КОРП, мають особливо уважно планувати міграцію. |}

Контроль строків оптимізує знаходити “завислі” документи й не втрачати важливі дати. Вони стають частиною керованої ERP-архітектури: з маршрутами, статусами, файлами, версіями, підписанням, архівом і прозорою історією. |}

K2 електронний документообіг відповідає за бізнес-процес: реєстри, маршрути, статуси, погодження й відповідальних. Доступи мають налаштовуватися за ролями, типами документів, підрозділами, відповідальністю й правами на перегляд, редагування, погодження, експорт або архівування. * Налаштовано нотифікації. {| class="wikitable" style="width:100%; background:#fff3e0;"

• автора;
• дату;
• контрагента;
• суму;
• валюту;
• бюджетну статтю;
• підрозділ;
• проєкт;
• документ-підставу;
• договір;
• рахунок;
• маршрут погодження;
• статус;
• дату планової оплати;
• відповідального фінансиста. Автор, погоджувач, фінансист, юрист і адміністратор мають виконувати різні дії.

|}

Міграція з 1С/BAS Документообігу

Чи можна обмежувати доступ до документів?

1. підрозділ створює заявку на закупівлю;
2. керівник погоджує потребу;
3. закупівельник обирає постачальника;
4. фінансист перевіряє бюджет;
5. керівник погоджує витрати;
6. створюється або прикріплюється договір;
7. формується заявка на оплату;
8. документи переходять в архів після виконання. Доступ має бути обмежений ролями й потребою в роботі. Окремо варто відзначити який користувачі можуть підприємству керувати внутрішніми документами, реєстрами, маршрутами погодження, статусами, ролями, доступами, архівами, файлами, договорами, заявками, рахунками, актами і іншими документальними процесами виступає ключовою рисою K2 електронний документообіг. Для вихідних документів критично контролювати, хто створив документ, хто погодив, яка реліз системи була відправлена, чи отримав її контрагент і чи повернув підписану версію.

Десята помилка — не пов’язувати документи з ERP-об’єктами. Строки можуть бути:

Порівняння: K2 електронний документообіг і BAS електронний документообіг КОРП

Рахунки, акти й накладні часто виступає як основою фінансового документообігу. * Проведено тестування. * вхідні документи;

• вихідні документи;
• внутрішні документи;
• договори;
• рахунки;
• акти;
• заявки;
• службові записки;
• накази;
• комерційні пропозиції;
• фінансові документи;
• закупівельні документи;
• виробничі документи;
• кадрові документи;
• технічні документи;
• архівні документи.== Як впроваджувати K2 електронний документообіг ==

! Документів у компанії здатна бути дуже багато. K2 оптимізує зробити бізнес-процес контрольованим. Особливість |- | Помилка імпорту. Не варто переносити старий хаос у новий електронний документообіг. Восьма помилка — не визначити відповідальних за документи. |}

! ! # Визначити ролі користувачів. |- | критично для договорів. Договір не має жити окремо від продажу, фінансів і виконання. |}

VDoc відповідає за файлову частину: де лежить файл, яка реліз системи актуальна, хто змінив, які права доступу, чи документ в архіві.

У K2 Документообігу можуть використовуватися різні логіки погодження. Не потрібно створювати 20 статусів, якщо користувачі не розуміють, коли їх застосовувати.== K2 електронний документообіг у складі ERP ==

• створення документа;
• зміну реквізитів;
• додавання файлу;
• заміну версії;
• відправку на погодження;
• погодження;
• відхилення;
• повернення на доопрацювання;
• коментар;
• зміну відповідального;
• зміну статусу;
• підписання;
• архівування;
• відновлення;
• видалення.

Так. * накази;

• заяви;
• трудові документи;
• посадові інструкції;
• документи про прийняття;
• документи про переведення;
• документи про звільнення;
• відпустки;
• лікарняні;
• табелі;
• службові записки.=== Чим K2 електронний документообіг відрізняється від Модуля Вчасно? ===

|- | критично. Архів — це не смітник старих файлів. Якщо користувачі не розуміють різницю між “погоджено”, “виконано” і “закрито”, електронний документообіг оперативно стає формальним. Критерій

K2 електронний документообіг здатна працювати з кількома ключовими сутностями. * створення проєкту;

• перевірка менеджером;
• юридична перевірка;
• фінансова перевірка;
• погодження керівником;
• підписання;
• збереження підписаної версії;
• виконання;
• контроль строку дії;
• продовження;
• архівування. {| class="wikitable" style="width:100%; background:#fff3e0;"

Пошук і фільтри

• реквізити документа;
• фінальну версію файлу;
• історію погодження;
• коментарі;
• підписані файли;
• пов’язані документи;
• права доступу;
• дату архівування;
• строк зберігання. електронний документообіг має повідомляти користувачів про потрібні дії. * службові записки;
• накази;
• внутрішні заявки;
• заявки на оплату;
• заявки на закупівлю;
• заявки на відрядження;
• розпорядження;
• внутрішні регламенти;
• кадрові документи;
• документи погодження витрат.

|- | Аудиторський сенс. історія продукту дій дає можливість відповісти на питання: хто, коли й чому змінив документ.== Типові помилки впровадження ==

У документообігу критично контролювати строки.== електронний документообіг і виробництво == Документи можуть містити комерційні, фінансові, юридичні, кадрові або персональні інформаційні дані. Договір здатна проходити етапи: |- | Фінансова перевага. Коли заявки на оплату проходять через K2 електронний документообіг, компанія-користувач бачить не тільки факт оплати, а й підставу, маршрут погодження та відповідальних. Впровадження краще робити поетапно. Тип погодження історія продукту дій показує, що відбувалося з документом. |- | Практична користь. K2 електронний документообіг оптимізує бачити, де документ, хто його погоджує, який у нього статус і що має відбутися далі.== Див. так само == У закупівлях електронний документообіг оптимізує керувати потребами, заявками, постачальниками, рахунками, договорами й оплатами. * Описано реєстри. |}

У K2 такі документи можуть бути пов’язані з: компонент Вчасно відповідає за зовнішній електронний електронний документообіг: підписання, обмін із контрагентами, отримання підписаних файлів і збереження результату в ERP. !== Що таке K2 електронний документообіг ==
class="wikitable" style="width:100%;"
Архітектурний акцент. Документ у K2 — це частина ERP-процесу, а не без зусиль файл у сховищі. Типові права типи документів; маршрути погодження; користувачів; ролі; права доступу; архіви; файли; версії; підписані документи; інтеграції з ЕДО; документи-підстави; зв’язок із фінансами; зв’язок із договорами; активні й закриті документи. # Налаштувати статуси. Паралельне погодження означає, що кілька учасників можуть погоджувати документ одночасно. Це оптимізує контролювати витрати, бюджет, документи-підстави й відповідальність.
Практична користь. Внутрішній електронний документообіг оптимізує прибрати хаотичні погодження в месенджерах і зробити рішення для бізнесу прозорими. # Масштабувати на інші типи документів.== Як зрозуміти, що електронний документообіг впроваджений правильно == документ складно знайти; невідомо, хто має погодити; немає єдиного статусу; різні відділи бачать різні версії; погодження відбувається в чатах; фінансист не бачить документ-підставу; юрист не бачить останню редакцію договору; керівник не бачить, де завис бізнес-процес; архів ведеться вручну; документи дублюються; доступи не контролюються. Перша помилка — впроваджувати електронний документообіг як “сканархів”, а не як бізнес-процес.

Приклади:

1. документ створюється в K2;
2. проходить внутрішній маршрут погодження;
3. фінальна реліз системи передається на підписання;
4. контрагент підписує документ;
5. підписаний файл повертається;
6. документ зберігається в системі;
7. статус оновлюється;
8. файл потрапляє в архів. Особливо це стосується фінансових, кадрових, юридичних і конфіденційних документів. * Визначено правила архіву. |-

критично не плутати. електронний документообіг — це бізнес-процес; VDoc — це файл і архів; Вчасно — це підписання та обмін. * Визначено відповідальних за підтримку.

Дев’ята помилка — не контролювати строки. Сутність

Картка договору здатна бути пов’язана з клієнтом, угодою, рахунками, актами, заявками на оплату, специфікаціями, файлами й архівом. |}

VDoc доповнює K2 електронний документообіг файловою логікою. |- | K2 електронний документообіг | Реєстри, статуси, маршрути, погодження, відповідальні | керування документами як бізнес-процесами |- | VDoc | Файли, версії, історія продукту змін, архів | Корпоративне зберігання файлів і контроль версій |- | компонент Вчасно | Електронне підписання й зовнішній обмін | інтеграційні функції ERP з Вчасно.ЕДО |}

SEO title: K2 Документообіг — електронний документообіг, маршрути погодження, реєстри, статуси та документи в K2 ERP

SEO keywords: K2 Документообіг, K2 ERP Документообіг, електронний документообіг K2, документообіг K2 ERP, маршрути погодження K2, реєстр документів K2, статуси документів, погодження документів, електронний архів K2, VDoc, Модуль Вчасно, Вчасно.ЕДО, документи K2 ERP, внутрішній документообіг, договірний документообіг, фінансовий документообіг, альтернатива BAS Документообіг КОРП, міграція з 1С Документообіг

</noinclude>
 {{SEO
Шаблон для службового SEO-опису сторінки. 

}}

Кадровий електронний документообіг містить персональні й чутливі інформаційні дані, тому потребує особливої моделі доступів. електронний документообіг відповідає за маршрути, реєстри й статуси; VDoc — за файли, версії й архів; компонент Вчасно — за електронне підписання та зовнішній обмін. {| class="wikitable" style="width:100%; background:#e8f5e9;"

• де файл;
• яка реліз системи актуальна;
• хто змінював;
• хто має доступ;
• чи файл в архіві;
• чи можна завантажити нову версію;
• які файли пов’язані з документом. * Описано маршрути погодження. Приклад маршруту для договору:

електронний документообіг і компонент Вчасно

SEO-призначення сторінки

електронний документообіг і кадри

Внутрішні документи

Сторінка K2 електронний документообіг має допомагати користувачам і пошуковим системам зрозуміти, як у K2 ERP організовано електронний електронний документообіг: реєстри, маршрути погодження, статуси, ролі, доступи, договори, заявки, фінансові документи, архів, VDoc, компонент Вчасно, електронне підписання, CRM, фінансовий блок, закупівельна діяльність, складський облік, виробництво та міграція з 1С/BAS. |}

Пов’язані сторінки

Потрібно проаналізувати:

Так, але перед міграцією потрібно проаналізувати типи документів, маршрути, права, архіви, файли, історію, підписані документи й зв’язки з іншими процесами. Тому пошук і фільтри — критична частина документообігу. Після завершення процесу документ має переходити в архів. |-

} У документообігу критично не без зусиль назвати користувачів, а визначити їхні ролі. |-	class="wikitable" style="width:100%; background:#e3f2fd;"	* реєстр договорів; реєстр рахунків; реєстр актів; реєстр заявок на оплату; реєстр службових записок; реєстр вхідних документів; реєстр вихідних документів; реєстр кадрових документів; реєстр закупівельних заявок; реєстр виробничих документів; реєстр архівних документів. Тому права доступу мають бути точними. Типовий сценарій: Головна ідея. K2 електронний документообіг переводить документи з пошти, папок, месенджерів і паперу в керовану ERP-логіку. class="wikitable" style="width:100%; background:#e8f5e9;" Приклад маршруту для заявки на оплату: як приклад: Нотифікації та нагадування Ознаки якісного впровадження: K2 ERP K2 Cloud ERP K2 Документообіг K2 ERP Документообіг VDoc K2 VDoc Модуль Вчасно Вчасно.ЕДО Електронний документообіг Документообіг Електронний архів Договори Заявки на оплату Фінансовий облік Управлінський облік K2 CRM Закупівлі Складський облік K2 ERP Виробництво Кадровий облік Доступи K2 ERP Ролі K2 ERP Безпека K2 ERP База даних K2 ERP K2 Ядро Розробка веб-інтерфейсів K2 Міграція з 1С Міграція з BAS 1С Документообіг BAS Документообіг КОРП - class="wikitable" style="width:100%; background:#fff3e0;" Так. Що робить Вона здатна містити: Права доступу Документи можуть супроводжувати: K2 електронний документообіг — це напрям електронного документообігу в K2 ERP для роботи з документами, реєстрами, маршрутами погодження, статусами, ролями, доступами, файлами, архівом і пов’язаними бізнес-процесами. історія продукту дій У CRM електронний документообіг оптимізує працювати з клієнтськими документами. BAS електронний документообіг КОРП } Навіщо потрібен електронний документообіг у K2 ERP Картка документа — це основна форма роботи з конкретним документом. Напрям номером; назвою; типом документа; датою; контрагентом; автором; відповідальним; статусом; підрозділом; проєктом; сумою; договором; пов’язаною заявкою; архівним станом.== Основні сутності K2 Документообігу == Перевага. Коментар у картці документа залишається в історії процесу, а не губиться в чаті. Внутрішні документи використовуються всередині компанії. VDoc відповідає за файли: версії, історію змін, архів і файлове зберігання. Архів має зберігати: Сьома помилка — не навчити користувачів. платформа сама показує наступного відповідального. ! K2 електронний документообіг — це процесний контур K2 ERP для роботи з документами: створення, реєстрація, погодження, статуси, відповідальні, коментарі, історія продукту, права доступу, архів і зв’язок з іншими модулями. електронний документообіг і VDoc електронний документообіг і CRM У K2 ERP документальний контур можна умовно розділити на три частини. # автор створює заявку; керівник підрозділу погоджує потребу; фінансист перевіряє бюджет; директор погоджує суму; бухгалтер або казначей виконує оплату; документ переходить у статус “виконано”. Закупівля потребує заявки, погодження, рахунку, договору й накладної. Критерій Типові статуси: договором; контрагентом; заявкою на оплату; складською операцією; замовленням; проєктом; фінансовим обліком; архівом; електронним підписанням. |} Архів документів менеджер створює документ; керівник відділу перевіряє умови; юрист перевіряє текст; фінансист перевіряє суми й умови оплати; директор погоджує; документ передається на підписання; підписаний файл повертається в архів. Реєстр документів — це список документів певного типу або процесу. Порівняння: K2 електронний документообіг і ручний електронний документообіг строк погодження; строк відповіді; строк дії договору; строк оплати; строк виконання заявки; строк підписання; строк архівування; строк зберігання документа. Нотифікації можуть стосуватися: Перевага маршруту. Маршрут погодження прибирає ручні питання “кому тепер відправити документ?”. * вхідні рахунки; акти від постачальників; договори від контрагентів; листи; претензії; комерційні пропозиції; технічні задача; документи для погодження; скани первинних документів. |} K2 електронний документообіг, VDoc і компонент Вчасно K2 електронний документообіг впроваджений правильно, якщо документи створюються в системі, маршрути працюють, статуси зрозумілі, відповідальні бачать свої задачі, погодження не дублюється в месенджерах, файли зберігаються контрольовано, архів не перетворюється на хаос, а керівник здатна оперативно побачити, де завис документ.== Статуси документів == Заявки на оплату Для вхідних документів критично фіксувати дату отримання, контрагента, відповідального, строк реакції, статус і пов’язані бізнес-процеси. {| class="wikitable" style="width:100%; background:#e8f5e9;" хто бачить документ; хто здатна створити документ; хто здатна редагувати чернетку; хто здатна відправити на погодження; хто здатна погодити; хто здатна відхилити; хто здатна повернути на доопрацювання; хто здатна бачити суму; хто здатна бачити файли; хто здатна завантажити файл; хто здатна експортувати реєстр; хто здатна архівувати; хто здатна видаляти; хто здатна змінювати маршрут. # Визначити правила файлів і версій разом із VDoc. {| class="wikitable" style="width:100%; background:#e8f5e9;" пояснення причини відхилення; уточнення умов договору; фінансових зауважень; юридичних правок; технічних приміток; внутрішніх пояснень; фіксації рішення для бізнесу керівника. Архів потрібен для перевірок, юридичного зберігання, аудиту, історії взаємодії з клієнтами й внутрішнього контролю. Вони можуть мати суму, контрагента, документ-підставу, бюджетну статтю, маршрут погодження й статус виконання. Вхідні документи — це документи, які надходять від контрагентів, клієнтів, постачальників, державних органів або партнерів. Заявки на оплату — один із типових сценаріїв K2 Документообігу. Ручний електронний документообіг