ECM система

ECM у фінансовому секторі

Погодження документів

Що не варто переносити автоматизовано

Це дає можливість:

Типовий план впровадження ECM: ! # Налаштувати електронний підпис. ECM здатна інтегруватися з сервісами електронного документообігу. |- | Що найважливіше в ECM?== ECM і електронний електронний документообіг ==

!== Статуси документів ==

ECM і виробництво

договори;
рахунки;
акти;
заявки на платіж;
заявки на закупівлю;
службові записки;
накази;
бюджети;
кошториси;
технічні задача;
регламенти;
зміни до документів. компонент

SEO title: ECM система — управління корпоративним контентом, документами, архівом, погодженнями, версіями, пошуком і K2 ERP

SEO keywords: ECM система, Enterprise Content Management, управління корпоративним контентом, система управління документами, документообіг, електронний архів, корпоративний архів, управління файлами, версії документів, погодження документів, електронний підпис, EDMS, DMS, K2 ERP, українська ERP, Power BI, AI, API

</noinclude>
 {{SEO
Шаблон для службового SEO-опису сторінки.

}}

Це можуть бути:

У картці можна вести:

де зберігається документ;
яка реліз системи актуальна;
хто автор документа;
хто погодив документ;
хто має право перегляду;
хто має право редагування;
які документи очікують погодження;
які договори завершуються;
які файли пов’язані з контрагентом;
які документи прив’язані до проєкту;
де знайти потрібний акт, рахунок, інструкцію або договір;
чи виступає як документ в електронному архіві;
чи можна оперативно знайти документ через AI або повнотекстовий пошук. # Налаштувати інтеграції з ERP. * договір;
додаткові угоди;
строки дії;
пролонгацію;
суму;
валюту;
ліміти;
відповідального;
юриста;
контрагента;
статус погодження;
статус підписання;
акти;
рахунки;
платежі;
ризики. |-

| Чи здатна ECM бути частиною K2 ERP? Навіщо потрібні У K2 ERP можна погоджувати:

API та інтеграції

У Power BI можна аналізувати: |- | Завантажити всі файли без структури | ECM стає новою хаотичною папкою | описати типи документів, реквізити й структуру архіву |- | Не налаштувати права доступу | конфіденційні документи бачать зайві користувачі | створити ролі, групи доступу й правила безпеки |- | Не вести версії | користувачі працюють із різними файлами | увімкнути версіонування й статус актуальної версії |- | Не пов’язати ECM з ERP | документи живуть окремо від бізнес-процесів | прив’язати документи до контрагентів, договорів, заявок, платежів і проєктів |- | Не налаштувати пошук | документи складно знайти | використовувати реквізити, теги, OCR, повнотекстовий пошук і AI |- | Не описати маршрути погодження | документи зависають без відповідальних | налаштувати маршрути, строки, задачі й нагадування |- | Не призначити власників документів | архів оперативно застаріває | визначити відповідальних за типи документів і шаблони |}

ECM у будівництві

У контурі EAM ECM здатна зберігати документи активів. Навіщо потрібні |- | Що таке ECM платформа? # Описати картки документів. Перший етап: У фінансовому секторі ECM потрібна для контролю документів, комплаєнсу й прав доступу. У ECM можна окремо контролювати конфіденційні документи. {| class="wikitable" style="width:100%;"

ECM у K2 ERP. K2 ERP здатна включати ECM-контур: документи, договори, файли, вкладення, версії, погодження, електронний архів, права доступу, маршрути, задачі, база знань, пошук, Power BI, AI, API та інтеграції з ERP-процесами. # Налаштувати пошук.== ECM і база знань ==

Вона оптимізує:

Типи документів

|- | Холдинг | єдиний архів документів по юрособах, філіях, ЦФВ і бізнес-напрямах |- | Виробництво | технічна документація, специфікації, регламенти, інструкції, договори |- | Будівництво | проєктна документація, кошториси, акти, підрядники, договори, архів об’єктів |- | Девелопмент | документи по ЖК, БЦ, землі, інвесторах, договорах, продажах і експлуатації |- | Торгівля | договори, рахунки, акти, накладні, прайси, комерційні пропозиції |- | Медицина | договори, внутрішні регламенти, протоколи, сертифікати, документи постачальників |- | Логістика | договори, заявки, ТТН, акти, документи по транспорту, ремонтах і рейсах |- | Фінансовий сектор | договори, заявки, комплаєнс-документи, політики, архіви, права доступу |- | Державний або комунальний сектор | вхідна й вихідна кореспонденція, накази, звернення, архів, маршрути погодження |}

Старий файловий архів можна залишити як історичне сховище, а в ECM перенести актуальні, структуровані й потрібні для роботи документи. Для чого потрібна ECM Це можуть бути: Він здатна містити: провідний результат. ECM платформа дає можливість компанії оперативно знаходити документи, контролювати версії, захищати конфіденційну інформацію, прискорювати погодження, зменшувати хаос у файлах і пов’язувати корпоративний контент із реальними ERP-процесами. ECM у складі ERP має перевагу: документи не існують окремо від бізнес-процесів. Маршрут здатна бути послідовним, паралельним, умовним або комбінованим. * перегляд;

створення;
редагування;
видалення;
завантаження;
друк;
погодження;
підписання;
архівування;
доступ до окремих типів документів;
доступ по юрособах;
доступ по підрозділах;
доступ по проєктах. ECM здатна автоматизовано підставляти реквізити контрагента, організації, суми, дати, предмет договору, відповідального та інші інформаційні дані з ERP. # Навчити користувачів. K2 ERP здатна інтегрувати ECM з:

ECM і продажі та реалізація

резюме;
трудові документи;
накази;
заяви;
посадові інструкції;
документи по відпустках;
лікарняні;
сертифікати навчання;
NDA;
документи по звільненню;
внутрішні політики. У ECM не варто без перевірки переносити:

Шукати можна за: Перед вибором ECM системи потрібно перевірити:

ERP;
CRM;
HRM;
SRM;
EAM;
LMS;
бухгалтерією;
казначейством;
електронним документообігом;
електронним підписом;
поштою;
месенджерами;
корпоративним порталом;
сканерами;
OCR;
Power BI;
AI-сервісами;
зовнішніми API. EDMS — на електронному документообігу.== Версії документів ==

Power BI для ECM

У медичній організації ECM здатна використовуватися для керування адміністративними, юридичними, фінансовими й операційними документами.== Картка документа ==

ECM часто плутають із DMS, EDMS і документообігом.

Шаблони можуть використовуватися для:

документи по юридичних особах;
документи по філіях;
документи по ЦФВ;
документи по бізнес-напрямах;
доступ керуючої компанії;
окремі права для дочірніх компаній;
консолідований архів;
єдині шаблони;
єдині регламенти;
централізоване погодження ключових документів.

автора;
керівника підрозділу;
юриста;
фінансового контролера;
бухгалтера;
CFO;
CEO;
власника;
службу безпеки;
HR;
закупівельна діяльність;
відповідального по проєкту. !== Конфіденційні документи ==

Кому потрібна ECM платформа

Погодження документів — один із ключових процесів ECM. * договорів;

додаткових угод;
актів;
рахунків;
заявок;
наказів;
листів;
службових записок;
комерційних пропозицій;
технічних завдань;
протоколів. Що робить

чернетка;
на погодженні;
повернено на доопрацювання;
погоджено;
відхилено;
очікує підпису;
підписано;
діє;
завершено;
анульовано;
архів;
прострочено. У будівництві ECM особливо важлива через велику кількість документів по об’єктах. Повнотекстовий пошук дає можливість знаходити документи не тільки за реквізитами, а й за словами всередині файлів.

Права доступу

договорів;
актів;
регламентів;
інструкцій;
технічних документів;
листів;
сканів після розпізнавання;
бази знань;
архівних документів.

ECM, DMS, EDMS і електронний документообіг

class="wikitable" style="width:100%;"

ECM здатна підтримувати:

В архіві можна зберігати:

заявки на закупівлю;
RFQ;
RFP;
тендерні документи;
комерційні пропозиції постачальників;
протоколи вибору;
договори з постачальниками;
рахунки;
акти;
сертифікати;
претензії.== ECM і ERP ==

комерційні пропозиції;
договори;
специфікації;
рахунки;
акти;
листи;
протоколи переговорів;
документи по тендерах;
документи по дебіторці;
претензії;
гарантійні документи. Помилка

договори з постачальниками;
договори зі страховими;
сертифікати;
внутрішні протоколи;
регламенти;
інструкції;
документи по обладнанню;
акти;
рахунки;
політики доступу;
навчальні матеріали. # Визначити цільову структуру архіву.

ECM розшифровується як Enterprise Content Management і охоплює створення забезпечується через ECM платформа. Наслідок

Приклади:

ECM має показувати, на якому етапі перебуває документ.

K2 ERP здатна включати ECM-контур для керування документами, файлами, договорами, версіями, погодженнями, електронним архівом, правами доступу, шаблонами, електронним підписом, базою знань, Power BI, AI, API та інтеграціями. * розпізнавати текст у сканах;

витягувати реквізити;
шукати по тексту;
автоматизовано класифікувати документи;
прив’язувати рахунки до контрагентів;
зменшувати ручне введення;
наповнювати електронний архів.== ECM і EAM ==

Що потрібно підготувати для старту

паспорти обладнання;
інструкції виробника;
сервісні договори;
гарантійні документи;
акти ремонту;
протоколи діагностики;
сертифікати;
фото дефектів;
історія продукту модернізацій;
документи списання. | електронний документообіг керує рухом документів, а ECM ширше керує всім корпоративним контентом, архівом, версіями, пошуком і доступом. Разом вони дозволяють:

ECM система — це ERP-система керування корпоративним контентом, яка оптимізує компанії контролювати документи й файли протягом усього життєвого циклу: від створення або отримання до погодження, підписання, використання, архівування та знищення за правилами зберігання.== Що таке ECM платформа == AI здатна: ECM тісно пов’язана з документообігом. * хмарна інфраструктура K2 ERP

Версії документів потрібні, щоб не виникало ситуації, коли різні працівники працюють із різними файлами. Електронний підпис дає можливість підписувати документи без паперового процесу.

відправляти документи на підпис;
отримувати підписані файли;
зберігати підписані документи в архіві;
контролювати статус;
зв’язувати документи з ERP-операціями;
зберігати історію обміну;
оперативно знаходити підписані договори, акти й рахунки. ECM здатна контролювати:

=== Приклад AI-підказки ===

кількість документів;
типи документів;
статуси;
строки погодження;
прострочення;
навантаження погоджувачів;
договори по контрагентах;
документи по юрособах;
документи по проєктах;
динаміку створення документів;
ризики по договорах;
KPI документообігу. інформаційні дані

Висновок

ECM платформа має підтримувати різні типи документів.

Дашборд ECM

Третій етап:

договори;
заявки;
політики;
регламенти;
внутрішні рішення для бізнесу;
документи клієнтів;
архіви;
аудиторські матеріали;
документи ризик-менеджменту;
комплаєнс-перевірки. # Описати поточні місця зберігання.

Маршрут здатна включати:

проєктну документацію;
кошториси;
договори підрядників;
акти виконаних робіт;
КБ-2в;
КБ-3;
креслення;
фото об’єкта;
технічні умови;
дозволи;
документи по закупівлях;
листування;
претензії. У HRM ECM здатна зберігати кадрові документи. * дублікати файлів;
старі чернетки;
неактуальні версії без позначки;
файли без назви;
документи без типу;
скани без реквізитів;
застарілі шаблони;
неперевірені архіви;
файли з локальних папок без відповідального;
документи без правил доступу;
непотрібні копії з пошти;
технічні файли без бізнес-цінності. | Холдингам, виробництву, будівництву, торгівлі, медицині, логістиці, фінансовому сектору та всім компаніям із великою кількістю документів. Права доступу у ECM критично важливі, бо документи можуть містити комерційну, фінансову, персональну або конфіденційну інформацію. # Створити шаблони документів. * типи документів;
картки документів;
електронний архів;
права доступу;
версії;
базовий пошук;
договори;
акти;
рахунки;
базові маршрути погодження. ECM платформа потрібна компаніям, які хочуть керувати документами, файлами, договорами, інструкціями, регламентами, технічною документацією й архівами як єдиним корпоративним контентом. ECM має інтегруватися з іншими системами компанії. # Описати типи документів. Що показує

Power BI здатна використовуватися для розширеної аналітики документів поверх даних K2 ERP або ECM.

шаблони документів;
електронний підпис;
інтеграційні функції ERP з ERP;
OCR;
база знань;
дашборд ECM;
Power BI.== AI в ECM ==

AI-пошук;
AI-аналіз договорів;
автоматична класифікація;
інтеграційні функції ERP з ЕДО;
API;
архів холдингу;
розширена аналітичні інструменти документообігу;
автоматичні правила зберігання. електронний документообіг відповідає за рух документа, а ECM — за зберігання, версії, права, пошук і архів. Рекомендується передати документ юристу й закупівельнику на додаткове погодження. |-

-	Електронний архів	зберігає документи, файли, скани, вкладення, історію й реквізити
Картка документа	містить тип, номер, дату, автора, контрагента, статус, файли й зв’язки
Версії документів	контролює зміни, актуальну версію, історію редагувань і авторів
Погодження	запускає маршрути, задачі, статуси, коментарі й контроль строків
Права доступу	обмежує перегляд, редагування, підписання, видалення й архівування
Пошук	дає можливість знаходити документи за реквізитами, текстом, тегами й зв’язками
Шаблони документів	автоматизує створення договорів, актів, листів, наказів і заявок
Електронний підпис	забезпечує підписання документів у цифровому процесі
База знань	зберігає регламенти, інструкції, FAQ, політики й навчальні матеріали
аналітичні інструменти	показує документи в роботі, прострочення, навантаження, ризики й KPI

ECM здатна контролювати:

ECM у холдингу

Коротко

договори;
рахунки;
акти;
накладні;
заявки;
накази;
службові записки;
листи;
протоколи;
регламенти;
інструкції;
сертифікати;
креслення;
специфікації;
кошториси;
скани;
фото;
вкладення до ERP-документів. # Налаштувати дашборди. ECM платформа потрібна, щоб корпоративні документи були не хаотичним набором файлів, а керованим інформаційним активом компанії. Другий етап:

ECM платформа відповідає на питання:

Провести аудит документів. # Заархівувати старі сховища. Термін

== Маршрути погодження ==

Повнотекстовий пошук

Впровадження ECM

Пошук документів

Можна зберігати:

кількість документів;
документи на погодженні;
прострочені погодження;
договори, що завершуються;
документи без відповідального;
документи без підпису;
навантаження погоджувачів;
середній строк погодження;
документи по підрозділах;
документи по юрособах;
ризикові документи;
архівні документи. Можна вести:

ECM і електронний документообіг

ECM і OCR

номер версії;
дату створення;
автора змін;
SEO-опис змін;
актуальну версію;
архівні версії;
порівняння версій;
заборону редагування після погодження;
історію погоджень;
повернення до попередньої версії. ! | Так.

Потрібно підтримувати: У виробництві ECM здатна зберігати технічну й операційну документацію. ECM потрібна компаніям, у яких документи зберігаються в пошті, месенджерах, локальних папках, Excel-реєстрах, хмарних дисках і різних облікових системах без єдиного контролю версій, прав доступу, погодження, пошуку й архіву.

Зовнішні посилання

Це можуть бути:

створити єдиний електронний архів;
зменшити втрати документів;
контролювати версії;
прискорити погодження;
обмежити доступ до конфіденційних файлів;
зв’язати документи з ERP-процесами;
зберігати історію змін;
шукати документи за реквізитами й текстом;
контролювати строки дії договорів;
цифровізувати маршрути погодження;
зменшити ручний електронний документообіг;
підвищити прозорість роботи з документами. * створювати документи;
запускати погодження;
контролювати задачі;
підписувати документи;
зберігати фінальні версії;
знаходити документи;
формувати архів;
аналізувати строки погодження. # Перенести актуальні документи. OCR оптимізує:

Пошук документів — одна з головних переваг ECM. ECM ширше: воно охоплює всі типи корпоративного контенту, включно з файлами, договорами, сканами, технічною документацією, базою знань, медіа, інструкціями, листуванням, шаблонами, регламентами й архівами.K2 ERP здатна включати ECM-контур або інтегруватися з ECM через API, електронний документообіг, електронний підпис, Power BI та AI. \|-	Кому потрібна ECM? # Описати маршрути погодження. ECM здатна обмежувати:	Питання Приклади: контрагентом; договором; замовленням; закупівлею; рахунком; актом; заявкою на платіж; складською операцією; виробничим замовленням; проєктом; об’єктом будівництва; працівником; активом; ремонтом; бюджетом; ЦФВ. * підписання договорів; підписання актів; підписання наказів; підписання заявок; перевірку підпису; статус підписання; історію підписів; зберігання підписаних файлів; інтеграцію з сервісами ЕДО.	=== Приклад дашборда ECM === Основні модулі ECM системи чи виступає як електронний архів; чи підтримуються картки документів; чи виступає як версії; чи виступає як права доступу; чи виступає як маршрути погодження; чи виступає як повнотекстовий пошук; чи підтримуються шаблони; чи виступає як електронний підпис; чи можна інтегрувати ERP; чи можна інтегрувати ЕДО; чи виступає як OCR; чи підтримується Power BI; чи виступає як AI-пошук; чи виступає як API; чи можна запускати систему поетапно. Блок У базі знань можна зберігати:
Типи документів	класифікація договорів, актів, рахунків, заявок, інструкцій
Реквізити документів	номер, дата, контрагент, сума, статус, відповідальний
Структура компанії	доступи по юрособах, філіях, підрозділах, ЦФВ
Користувачі	автори, погоджувачі, підписанти, архіваріуси, адміністратори
Маршрути погодження	правила руху документів
Шаблони	швидке створення типових документів
Права доступу	захист конфіденційних документів
Старі архіви	перенесення актуальних файлів і впорядкування історії
Інтеграції	ERP, ЕДО, електронний підпис, пошта, Power BI, AI

== Шаблони документів == Маршрут погодження визначає, хто і в якій послідовності має перевірити документ.

Актуальні договори

контроль строків, умов, відповідальних і платежів

Додаткові угоди

повна історія продукту договірних умов

Акти й рахунки

зв’язок із оплатами, закупівлями, продажами й бухгалтерією

Регламенти

база знань і стандарти роботи компанії

Інструкції

навчання користувачів і операційна технічна підтримка

Технічна документація

виробництво, EAM, будівництво, сервіс

Кадрові документи

HRM, права доступу, архів працівників

Проєктні документи

об’єкти, бюджети, кошториси, технічні файли

Архівні документи

зберігання історії, аудит, пошук

Можна зберігати:

Контрольний список вибору ECM

договір;
додаткова угода;
акт;
рахунок;
накладна;
заявка на платіж;
заявка на закупівлю;
комерційна пропозиція;
технічне задача;
протокол;
наказ;
регламент;
інструкція;
сертифікат;
кошторис;
креслення;
службова записка;
лист;
претензія.

Електронний підпис

знаходити потрібний документ за змістом;
коротко підсумовувати договір;
пояснювати ключові умови;
знаходити ризикові пункти;
порівнювати версії документа;
пропонувати маршрут погодження;
класифікувати документи;
витягувати реквізити;
знаходити дублікати;
відповідати на питання з бази знань;
формувати короткий звіт по документах. це програмна платформа; так само реалізовано зберігання, пошук, погодження, версіонування, архівування, захист і використання документів, файлів, договорів, регламентів, інструкцій, листів, заявок, актів, рахунків, технічної документації та інших корпоративних матеріалів виступає ключовою рисою керування корпоративним контентом. OCR — оптичне розпізнавання тексту — здатна використовуватися для сканів і PDF.

Приклади:

Див. так само

Для чого потрібна ECM платформа

DMS	Document Management System — ERP-система керування документами
EDMS	Electronic Document Management System — електронна платформа документообігу
ECM	Enterprise Content Management — ширше керування корпоративним контентом
Документообіг	бізнес-процес створення, погодження, руху, підписання й архівування документів
Електронний архів	централізоване сховище документів і файлів з пошуком та правами доступу

ECM оптимізує зберігати й погоджувати документи закупівель. Що означає

Мінімальний старт ECM

Документи кількість, типи, статуси, автори, відповідальні Погодження документи в роботі, прострочення, маршрути, коментарі Договори строки дії, суми, контрагенти, пролонгації, ризики Архів збережені файли, версії, скани, вкладення, історія продукту Доступ ролі, конфіденційні документи, перегляди, зміни KPI швидкість погодження, навантаження, прострочені задачі

ECM і договори

Картка документа — це структурований запис у ECM. |}

ECM і HRM

! AI-підказка. У договорі з постачальником знайдено три ризикові умови: автоматична пролонгація без погодження, штраф за дострокове розірвання та відсутність чітких строків поставки. DMS фокусується на документах.

Приклади: ! # Налаштувати права доступу. Як уникнути

AI у K2 ERP або ECM здатна допомагати користувачам швидше знаходити, аналізувати й створювати документи. | Структура документів, електронний архів, версії, права доступу, маршрути погодження, пошук, інтеграційні функції ERP з ERP і AI-аналітика. Електронний архів — це центральне сховище документів і файлів компанії. Відповідь Приклади статусів: ! * регламенти;

інструкції;
FAQ;
стандарти;
шаблони;
навчальні матеріали;
політики компанії;
правила роботи в ERP;
відповіді на типові питання;
відеоінструкції;
чеклісти. ! У холдингу ECM оптимізує створити єдиний контентний простір для групи компаній. Шаблони документів допомагають оперативно створювати типові документи. | Це ERP-система керування корпоративним контентом: документами, файлами, договорами, архівом, версіями, погодженнями, правами доступу й пошуком. Без ECM документи губляться в пошті, папках, месенджерах і локальних архівах, а працівники витрачають час на пошук актуальної версії.== Електронний архів ==

Договір — один із найважливіших типів документів у ECM.

У продажах ECM оптимізує контролювати документи клієнтів.== ECM і закупівельна діяльність ==

Типові помилки при впровадженні ECM

номером;
датою;
типом документа;
контрагентом;
сумою;
статусом;
відповідальним;
проєктом;
підрозділом;
тегами;
текстом документа;
вкладеннями;
коментарями;
пов’язаними ERP-документами. Тип компанії

Це корисно для: База знань здатна бути частиною ECM.== Що переносити в ECM ==

тип документа;
номер;
дату;
автора;
відповідального;
контрагента;
організацію;
підрозділ;
проєкт;
договір;
суму;
валюту;
статус;
строк дії;
маршрут погодження;
вкладені файли;
версії;
коментарі;
історію змін. Дашборд ECM показує керівнику, юристу, CFO, операційному директору, керівнику документообігу й власнику стан корпоративних документів. інформаційні дані

ECM у медицині

специфікації;
BOM;
маршрутні карти;
технологічні карти;
інструкції;
креслення;
паспорти якості;
протоколи контролю;
сертифікати матеріалів;
документи по браку;
регламенти виробництва.

Документ можна пов’язати з:

фінансові договори;
кадрові документи;
зарплатні файли;
документи власників;
банківські документи;
комерційні таємниці;
персональні інформаційні дані;
документи служби безпеки;
юридичні спори;
інвестиційні угоди.