База знань

 

Приклад тем:

Погано:

== База знань і Power BI ==
! Коли застосовується для

[[Категорія:Модулі K2 ERP]]

{| class="wikitable" style="width:100%;"
FAQ не замінює повні статті, але оптимізує оперативно закривати типові питання. * ERP-документації;
* внутрішніх інструкцій;
* опису процесів;
* навчальних матеріалів;
* корпоративних правил;
* технічної документації;
* публічної довідки;
* словника термінів;
* опису модулів;
* бази типових питань. # Визначити аудиторію. Для кого

У базі знань бажано враховувати синоніми. * популярність статей;
* пошукові запити;
* прогалини в базі знань;
* застарілі статті;
* активність авторів;
* ефективність підтримки;
* вплив статей на кількість звернень;
* використання бази знань по підрозділах;
* якість контенту;
* статті з низькою оцінкою;
* теми, які потрібно дописати. Колега питає старшого колегу. # Запустити редакційний бізнес-процес. # виступає як права доступу. * створювати навчальні маршрути;
* зберігати матеріали;
* робити тести;
* перевіряти знання;
* підтримувати інструкції;
* пов’язувати навчання з оцінкою персоналу;
* зменшувати повторні пояснення;
* підтримувати самоосвіту. Що означає

{{DISPLAYTITLE:База знань}}
клієнтів забезпечується через '''Зовнішня база знань''' призначена; так само реалізовано користувачів або партнерів. Власник

Це не керування знаннями.

Який приклад правильного заповнення?== Теги == Старший колега шукає старий лист. Помилка Якісна база знань має бути структурованою, зрозумілою, актуальною, пошуковою, прикладною і відповідальною. Ось це вже не “ми щось написали”, а реальна користь.== Синоніми і пошукові підказки ==

 ↓
Що буде, якщо виступає як помилка? # виступає як версійність.

! Вона здатна містити: Архів зберігає документи як підтвердження операцій або історії. Зовнішня база знань зменшує навантаження на підтримку. Приклад:

Регламент має бути не без зусиль офіційним текстом, а практичним документом:

↓

1. Як знайти акт звірки? Натиснути “Створити”. Регламенти в базі знань мають бути швидко доступні. Ідея

Визначити ціль бази знань. Але герої теж хочуть працювати, а не щомісяця проводити екскурсії по хаосу. Як підключити інтеграцію? # виступає як зворотний зв’язок. Доступ

Причини застарівання:
== База знань для ERP ==

'''FAQ''' — frequently asked questions, тобто часті питання. - Дебіторська заборгованість

! Статус

* правила оформлення;
* шаблони статей;
* перевірку фактів;
* перевірку прикладів;
* перевірку мови;
* контроль дублювання;
* затвердження експертом;
* перевірку актуальності;
* архівацію старих матеріалів;
* періодичний аудит. Хто відповідальний:

[[Категорія:База знань]]

2. # виступає як FAQ. користувач системи створює заявку в підтримку

{| class="wikitable" style="width:100%;"

! Елемент

База знань і документація

користувач системи читає і думає: які саме поля, що туди писати, де приклад? ↓

Як створити заявку на оплату? База знань має відповідати на питання:

хто створив статтю;
хто змінив текст;
хто опублікував;
хто архівував;
хто видалив;
хто змінив права доступу;
хто змінив категорію;
хто додав вкладення;
хто переглядав чутливу статтю;
хто відновив стару версію. |-

| Найкраща практика | Шаблони, приклади, редакційний бізнес-процес, власники статей, пошук, аналітичні інструменти і регулярне оновлення версій. Перевірити групу користувача. Наслідок Покрокова інструкція: Стаття здатна бути якісною сьогодні й застарілою завтра. І хто це зробив. Період перевірки Кожен пише як хоче. |- | Основні формати | Wiki, FAQ, інструкції, регламенти, технічна документація, типові помилки. Додати роль FinanceUser. Відповідь 5.</syntaxhighlight>

↓

Приклад:

фінансовий блок;
закупівельна діяльність;
продажі та реалізація;
складський облік;
Виробництво;
HR;
CRM;
електронний документообіг;
Адміністрування;
Інтеграції;
API;
Power BI;
Права доступу;
Технічна технічна підтримка;
Типові помилки;
FAQ;
K2 ERP. Погана база знань — це коли відповідь начебто виступає як, але її простіше заново спитати в чаті, ніж знайти серед “інструкція_нова_фінал_оновлена_2”.

Обов’язкові поля: Вона здатна містити: Без бази знань онбординг часто виглядає так: “сідай поруч із Оленою, вона тобі все покаже”. 2. “заявка на оплату”

</syntaxhighlight>

типові помилки;
причини;
способи вирішення;
скрипти відповідей;
інструкції для операторів;
escalation rules;
SLA;
діагностичні чек-листи;
відомі проблеми;
workaround;
посилання на документацію;
історію інцидентів. # Навчити авторів. Публікується в Wiki

↓

! Тому потрібні власники статей і регулярне оновлення версій. ! Що це таке

Краще:

У кожної важливої статті має бути власник. # виступає як шаблони статей.== Зовнішні посилання == "title": "Як створити заявку на оплату",

Без синонімів користувач системи здатна шукати правильну річ неправильним словом і вирішити, що бази знань “немає”. # Налаштувати права доступу. Для складних тем можна додавати:

Що таке база знань

== База знань для продажів ==

- Права доступу

Вона здатна містити:
У сучасній ERP, зокрема в [[K2 ERP]], база знань здатна бути пов’язана з модулями, процесами, користувачами, підтримкою, навчанням, релізами, правами доступу, audit log, API і Power BI-аналітикою. Додати рахунок постачальника. Причина: немає ролі FinanceUser. - змінено форму заявки на оплату;
|-
| Платіжний календар
| фінансовий блок
| оплати, cash flow, кредиторка
|-
| Штрихкодування
| складський облік
| WMS, ТСД, товар, комірка
|-
| Оцінка персоналу
| HR
| KPI, 360, грейди, performance review
|-
| інтеграційні функції ERP через JSON
| Інтеграції
| API, обмін даними, ERP
|}

4. Вона оптимізує зберігати досвід, стандартизувати роботу, навчати працівників, підтримувати клієнтів, описувати ERP-процеси, зменшувати кількість повторних питань і не втрачати знання при зміні людей. Перевірка експертом

<syntaxhighlight lang="text">

“помилка імпорту JSON”

База знань — це систематизоване сховище інструкцій, статей, регламентів, FAQ, прикладів, технічної документації і практичного досвіду компанії. Яка актуальна інструкція? Дата оновлення версій і власник
рішення для бізнесу:

== Див. так само ==

! ! “акт звірки”

База знань потрібна для:
- потрібно оновити статтю “Заявка на оплату”. Як сформувати звіт? користувач системи шукає

Хто робить? Стаття
[[Категорія:K2 Cloud ERP]]

</syntaxhighlight>

Коротко

кількість звернень у підтримку по цій темі зменшилась на 45%. # Написати ключові статті. Чернетка

Питання </syntaxhighlight> SEO-опис продуктів; презентації; скрипти; типові заперечення; порівняння з конкурентами; ціни; умови договорів; кейси; FAQ клієнтів; правила знижок; правила кредитних лімітів; процеси CRM; шаблони комерційних пропозицій. # Запустити публікацію. База знань пояснює, як працювати, що робити, як вирішувати проблеми і як виконувати процеси. - Замовлення покупця Писати зрозуміло, додавати приклади, налаштувати пошук, прибрати дублікати, оновлювати статті, давати посилання в підтримці й навчати працівників шукати відповіді там, а не в чатах. швидкого пошуку відповідей; зменшення кількості повторних питань; навчання нових працівників; стандартизації процесів; підтримки клієнтів; документування ERP і бізнес-процесів; зменшення залежності від окремих експертів; передачі знань між командами; опису типових помилок; збереження історії рішень; підтримки якості роботи; прискорення онбордингу; формування корпоративної Wiki; зменшення хаосу в чатах, листах і файлах; підвищення прозорості роботи. Перевага Wiki — статті можна зв’язувати між собою. Теги Який правильний бізнес-процес? Обрати тип відпустки. 1. # виступає як категорії. Вона здатна містити: “Щоб зробити правильно, треба зайти туди і натиснути як завжди”. Хто відповідальний 3. * SEO-опис модулів; * інструкції користувача; * інструкції адміністратора; * ролі й права доступу; * бізнес-процеси; * довідники; * документи; * звіти; * регламентні операції; * інтеграції; * типові помилки; * FAQ; * приклади заповнення; * реліз-ноти; * зміни після оновлень. Приклад [[Категорія:K2 ERP]] \|- \| Загальні інструкції \| Усі працівники \|- \| HR-політики \| Усі працівники або відповідні групи \|- \| Зарплатні правила \| HR, фінансовий блок, керівники \|- \| Технічні конфігурація \| Адміністратори \|- \| Комерційні умови \| продажі та реалізація, керівники \|- \| Юридичні шаблони \| Юристи, продажі та реалізація, закупівельна діяльність \|- \| Адміністративні інструкції ERP \| Адміністратори і ключові користувачі \|} Раніше заявку на оплату погоджували в месенджері.[[Категорія:Service Desk]] “права доступу” - Стаття бюджету: Матеріали Приклад прав: 4. ! Ознайомитися з політиками.<syntaxhighlight lang="text"> Вона здатна містити: * SEO-опис цільових процесів; * інструкції для користувачів; * зміни після впровадження; * карту ролей; * правила міграції даних; * типові питання; * сценарії тестування; * чек-листи запуску; * інструкції по модулях; * known issues; * правила звернення в підтримку; * матеріали навчання. Категорія — це полиця. 8. Поняття 2. ! Без версійності складно зрозуміти, чому інструкція вчора казала одне, а сьогодні інше. # Описати основні категорії.<syntaxhighlight lang="text"> Власник: \|- \| Внутрішня база знань \| Працівники компанії \| Інструкції, регламенти, процеси \|- \| Зовнішня база знань \| Клієнти, партнери, користувачі \| FAQ, інструкції користувача, довідка \|- \| Технічна база знань \| ІТ, технічна підтримка, адміністратори \| API, помилки, конфігурація \|- \| Продуктова база знань \| продажі та реалізація, технічна підтримка, клієнти \| SEO-опис продуктів, модулів, функцій \|- \| HR-база знань \| Працівники і HR \| Онбординг, відпустки, політики \|- \| ERP-база знань \| Користувачі ERP \| Інструкції по модулях, процесах і ролях \|- \| База знань підтримки \| Service Desk, support \| Типові звернення і рішення для бізнесу \|- \| Wiki \| Вся компанія-користувач або спільнота \| Статті, категорії, зв’язки, пошук \|} Новачок здатна знайти: Пов’язані статті: правила роботи; інструкції; регламенти; структуру компанії; SEO-опис процесів; шаблони документів; правила погодження; інструкції ERP; правила доступу; інформацію для новачків; HR-політики; фінансові правила; юридичні правила; технічні інструкції.== Повнотекстовий пошук == Audit log потрібен, щоб знати, чому в інструкції раптом зник важливий пункт. Типові помилки \|- \| Документація \| Формальний SEO-опис системи, процесу або продукту \| Інструкція адміністратора ERP \|- \| База знань \| Практична платформа відповідей, статей і досвіду \| Як виправити типову помилку при імпорті \|- \| Регламент \| Обов’язкове правило процесу \| Регламент погодження оплат \|- \| FAQ \| Відповіді на часті питання \| Як змінити пароль? \|} - Постачальник: ТОВ “Приклад” "article_id": "KB-2026-00125", Що робить? Відкрити розділ “фінансовий блок”. Приклад: Wiki — це популярний формат бази знань, де інформаційні матеріали оформлена у вигляді пов’язаних статей. Бо “само стерлося” — популярна, але слабка реліз системи подій. “новий працівник” База знань має бути відкритою настільки, наскільки це корисно, і закритою настільки, наскільки це безпечно. Якщо технічна підтримка вирішує типові питання, але не створює статті, знання губляться.== Типові питання == Погано: * актуальність; * правильність; * своєчасне оновлення версій; * перевірку після змін процесу; * відповіді на коментарі; * архівацію застарілих матеріалів; * зв’язок із пов’язаними статтями. \|- \| базовий ризик \| База знань стає звалищем застарілих текстів. Теги — це наліпки на книзі. * ERP; * CRM; * Service Desk; * HRM; * LMS; * портал клієнтів; * чат-бот; * пошук; * Power BI; * платформа авторизації; * платформа релізів; * платформа задач. Олена, звісно, герой. Обрати “Заявки на оплату”. 1. Покрокова інструкція Приклад: "tags": ["заявка на оплату", "платіжний календар", "кредиторка"], ! \|- \| Де знайти акт звірки?{{SEO \|title=База знань — Wiki, інструкції, регламенти, FAQ, ERP, K2 ERP, пошук, структура і управління знаннями \|description=База знань: що це таке, для чого потрібна, як створити корпоративну Wiki, інструкції, регламенти, FAQ, статті, категорії, пошук, права доступу, редакційний процес, ERP, K2 ERP, підтримка, HR, продажі, типові помилки і приклади. \|keywords=база знань, корпоративна база знань, Wiki, інструкції, регламенти, FAQ, управління знаннями, ERP, K2 ERP, документація, онбординг, технічна підтримка, внутрішній портал }} Приклад: == Впровадження бази знань == '''Головне.''' База знань — це не звалище документів.== База знань і API == Як оформити відрядження? Створити заявку. ! Приклад \|- \| 1.0 \| 01.03.2026 \| Перша публікація \| HR \|- \| 1.1 \| 15.04.2026 \| Додано приклади \| Редактор \|- \| 2.0 \| 10.05.2026 \| Оновлено після зміни процесу \| Власник процесу \|} <syntaxhighlight lang="text"> Новачок питає колегу. Краще почати з найболючіших тем: Приклад: == Версійність статей == ! Як створити користувача? Теги: Як оформити відпустку?</div> 5. Приклад: \|- \| Що це? Навіть якщо вона прекрасна, довга і написана з любов’ю. # виступає як дата оновлення версій.== Типові помилки бази знань == # виступає як зрозуміла структура. # виступає як архівація застарілих статей. Як оформити повернення товару Інструкція без прикладу — це як рецепт “приготуйте до готовності”. \|- \| Головні елементи \| Статті, категорії, теги, пошук, власники, статуси, версії, права доступу. \|- \| Платіжний календар \| Фінансовий директор \| Раз на квартал \|- \| Відпустки \| HR-менеджер \| Раз на пів року \|- \| інтеграційні функції ERP через JSON \| Технічний директор \| Після кожного релізу API \|} } - Платіжний календар ! 4. Відповідь {\| class="wikitable" style="width:100%;" [[Категорія:Audit log]] == Помилка: база знань живе окремо від підтримки == 7. Приклади регламентів: Він здатна включати: [[Категорія:ERP-документація]] Приклад категорій для ERP-бази знань: Хто погоджує? \| У розділі “фінансовий блок” → “Взаєморозрахунки” → “Акти звірки”. # виступає як статуси. Повнотекстовий пошук шукає не тільки в назвах, а й усередині тексту статей. 8. ERP-база знань пояснює користувачам, як працювати з системою.<div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;"> <syntaxhighlight lang="text"> * інструкції; * регламенти; * FAQ; * статті Wiki; * технічну документацію; * описи бізнес-процесів; * чек-листи; * навчальні матеріали; * шаблони документів; * відповіді на типові питання; * внутрішні правила; * SEO-опис модулів ERP; * інструкції користувача; * інструкції адміністратора; * приклади налаштувань; * SEO-опис помилок і способів вирішення; * стандарти роботи; * політики компанії; * матеріали для онбордингу. Дата 5.<div style="border:3px solid #2e7d32; background:#e8f5e9; padding:14px; margin:16px 0;"> 7. Помилка “як створити рахунок” '''Стаття бази знань''' — це окремий матеріал, який розкриває конкретну тему.== Стаття бази знань == == Основні елементи бази знань == База знань і документація пов’язані, але не завжди однакові. Причина Кожен оператор підтримки пояснює те саме вручну. # Створити шаблони статей. Як створити заявку на оплату FAQ корисний для: {\| class="wikitable" style="width:100%;" База знань підтримки оптимізує швидше вирішувати звернення. Попросити користувача оновити сесію. # Призначити власників розділів. 1. Назва: Для працівників, клієнтів, партнерів, підтримки, HR, продажів, адміністраторів, користувачів ERP і керівників. \| Керівник підрозділу, фінансовий блок і директор залежно від суми. # виступає як пошук. Зміна Для чого потрібно: '''База знань''' — це корпоративна пам’ять компанії. 2. # Зібрати існуючі матеріали. \| Щоб люди оперативно знаходили відповіді й працювали за єдиними правилами. База знань — це організована платформа зберігання і пошуку знань. Питання функції ERP: - Акт звірки Стаття “Дебіторська заборгованість” </syntaxhighlight> Якщо проблема типова — створюється стаття бази знань Що робити при помилці? Хоча питання “де кнопка?” все одно житиме вічно. Де це знайти?== Чек-лист якісної бази знань == У які строки? Стаття проходить перевірку База знань для впровадження ERP Стаття не має жити вічно без перевірки. Внутрішня база знань </syntaxhighlight> онбординг; перший робочий день; відпустки; лікарняні; відрядження; графік роботи; зарплата; бонуси; оцінка персоналу; навчання; кадрові документи; політики компанії; контакти HR; правила внутрішньої комунікації. База знань прискорює адаптацію нових працівників. Дякую, дуже допомогло. Вид бази знань <syntaxhighlight lang="text"> Файл застарілий.== Пошук у базі знань == Приклади інтеграцій: 2. Що означає Коротке визначення: зрозумілу назву; коротке визначення; пояснення суті; приклади; покрокову інструкцію, якщо потрібно; типові помилки; пов’язані статті; відповідального; дату оновлення версій; категорії; ключові слова; скріншоти або схеми, якщо доречно. Для чого потрібно Корисні дашборди:
Чернетка	Стаття ще готується
На перевірці	Очікує експертного погодження
Опубліковано	Доступна користувачам
Потребує оновлення версій	інформаційні матеріали частково застаріла
Архівна	Зберігається для історії, але не застосовується для як актуальна
Видалено	Стаття прибрана з активної бази

Ініціюйте екземпляр бізнес-об’єкта з подальшою маршрутизацією по workflow. # виступає як теги. Якщо клієнт ERP здатна сам знайти відповідь, support не витрачає час на питання “де кнопка?”. - Договір: Договір поставки №15

Не видно документ	Немає прав доступу	Перевірити роль користувача
Не формується звіт	Не вибрано період	Заповнити дату початку і кінця
Не знаходиться контрагент	Дубль або неправильна назва	Шукати за кодом або ЄДРПОУ
Не проводиться оплата	Немає погодження	Дочекатися погодження маршруту

У листі посилання на файл.== Статуси статей ==

База знань і FAQ

- оновлено маршрут погодження; Публікація

Види баз знань

Редагування

Усі йдуть питати Петра. Категорії:

Як відкрити доступ у K2 ERP? Як відновити пароль Дата оновлення версій: База знань для продажів здатна містити: Хороша стаття має:	} </syntaxhighlight> Шаблон статті бази знань Приклад: посилається на: "version": "2.0", 2. Без неї компанія-користувач щоразу заново вигадує велосипед, інструкцію до велосипеда і пояснення, чому минулого разу колесо відпало. # Збирати зворотний зв’язок. \|- \| Для чого? Автор Це корисно для: [[Power BI]] здатна показувати аналітику бази знань.<syntaxhighlight lang="text"> 4. Краще: __TOC__ Приклад: <syntaxhighlight lang="text"> [[Категорія:JSON]] Пошук — один із найважливіших елементів бази знань. Як знайти акт звірки Краще: == Життєвий цикл статті == 6. \|- \| Wiki-стаття \| Тематичний матеріал із посиланнями \| Платіжний календар \|} "owner": "finance_manager", 4.== База знань і регламенти == Базу знань потрібно аналізувати. ! \|- \| Стаття \| Окремий матеріал на тему \| “Заявка на оплату” \|- \| Категорія \| Група статей \| “фінансовий блок”, “складський облік”, “HR” \|- \| Теги \| Додаткові мітки \| ERP, API, бухгалтерський обліковий облік \|- \| Пошук \| Механізм знаходження інформації \| Пошук за словом “рахунок” \|- \| Автор \| Хто створив матеріал \| HR, фінансист, консультант \|- \| Власник статті \| Хто відповідає за актуальність \| Керівник фінансів \|- \| реліз системи \| Поточна редакція матеріалу \| 2.1 \|- \| Статус \| Стан статті \| Чернетка, актуальна, архівна \|- \| Права доступу \| Хто здатна читати або редагувати \| Тільки HR, всі працівники \|} ! Погана стаття: * структуру компанії; * контакти; * правила роботи; * інструкції по системах; * HR-процеси; * шаблони документів; * правила комунікації; * SEO-опис продуктів; * навчальні матеріали; * FAQ; * чек-лист першого тижня. # Очистити дублікати.== База знань і навчання == Зовнішня база знань Версійність потрібна, щоб бачити історію змін. Для створення документа заповніть необхідні поля. Як створити контрагента Категорії бази знань У якій системі? Натиснути “Відправити на погодження”. * назвою; ключовими словами; синонімами; тегами; категоріями; номером помилки; модулем ERP; роллю; процесом; контрагентом, якщо це внутрішня база; типом документа; датою оновлення версій.== Audit log бази знань == Якщо релізи виходять, а база знань не оновлюється, вона оперативно стає музеєм старого інтерфейсу. # Регулярно оновлювати і вимірювати користь. Як це зробити? це систематизоване сховище інформації, інструкцій, статей, регламентів, відповідей на типові питання, описів процесів, технічної документації, навчальних матеріалів і практичного досвіду компанії виступає ключовою рисою База знань. 4. * інструкції користувача; FAQ; SEO-опис продуктів; типові помилки; відеоінструкції; приклади налаштувань; API-документацію; правила роботи з сервісом; відповіді служби підтримки; оновлення версій продукту; реліз-ноти.== База знань і типові помилки == База знань у K2 ERP Приклад онбординг-розділу: часті питання підтримки; інструкції для новачків; критичні ERP-процеси; фінансові регламенти; права доступу; типові помилки; інструкції по основних документах; шаблони; процеси з високим ризиком помилок. ↓ {\| class="wikitable" style="width:100%;" !== База знань і Wiki == ! \| платформа зберігання і пошуку знань, інструкцій, регламентів і відповідей. Приклад Після запуску K2 ERP заявка створюється в системі, проходить маршрут погодження і потрапляє в платіжний календар. !<syntaxhighlight lang="text"> Користувачі мають знаходити інформацію за: База знань здатна інтегруватися з іншими системами через API. Назва, визначення, пояснення, приклади, покрокова інструкція, типові помилки, FAQ, пов’язані статті, власник і дата оновлення версій.[[Категорія:Документація]] Вона здатна містити: ↓ * схему процесу; * таблиці ролей; * JSON-приклади; * скріншоти; * чек-листи; * відео; * шаблони; * посилання на регламенти. ↓ * [[Замовлення постачальникам]] * [[Адресне зберігання]] * [[Штрихкодування]] * [[Дебіторська заборгованість]] * [[Платіжний календар]] * [[Архів документів]] * [[Права доступу в ERP]] * [[Інтеграція через JSON]] [[Категорія:Права доступу]] </syntaxhighlight> Wiki-статті; інструкції користувача; інструкції адміністратора; SEO-опис модулів; SEO-опис бізнес-процесів; FAQ; типові помилки; права доступу; зв’язок із заявками підтримки; зв’язок із задачами; зв’язок із релізами; навчальні матеріали; коментарі; пошук; категорії; теги; audit log; права доступу; API; Power BI-аналітика.</syntaxhighlight> ↓ База знань і права доступу рішення для бізнесу: - Дата оплати: 20.05.2026 через База знань користувачі можуть працівникам, клієнтам, партнерам або користувачам оперативно знаходити відповіді, виконувати роботу за єдиними правилами, не питати одне й те саме по десять разів і не зберігати критичні знання виключно в голові “того самого Петра, який усе знає”. Пов’язані статті Реліз 2.4:	Приклад	! Типові помилки: Так база знань стає не набором ізольованих текстів, а мережею знань. Без бази знань компанія-користувач часто функціонує так: Проста аналогія. База знань — це корпоративна пам’ять. Як оформити відпустку 1.=== Чим база знань відрізняється від архіву документів? === Приклад пошукових запитів: Audit log має фіксувати: Погано: - Сума: 120 000 грн </syntaxhighlight> Ролі в базі знань ↓ Етапи впровадження: Шаблон оптимізує не забувати важливі блоки і робить базу знань однаковою за структурою. 6. Приклад: Не потрібно одразу писати все. # виступає як бізнес-процес оновлення версій. Інакше база знань перетворюється на особистий щоденник героя, який більше не встигає працювати. Приклад процесу: Як змінити пароль? Обов’язкові статті
Як змінити пароль? Приклад: Приклад:	користувач системи шукає “кредитний ліміт”. Що робить Приклад:
Читач	Шукає і читає статті
Автор	Створює нові матеріали
Редактор	Покращує структуру, мову, приклади
Експерт	Перевіряє правильність змісту
Власник статті	Відповідає за актуальність
Модератор	Контролює якість і дублікати
Адміністратор	Керує правами, структурою, налаштуваннями

Стаття бази знань має життєвий цикл. оновлення версій Після публікації статті “Відновлення пароля” Краще:

Дебіторка

Дебіторська заборгованість

Кредиторка

Кредиторська заборгованість

ЗП

Зарплата або заявка на оплату залежно від контексту

Накладна

Видаткова накладна, прибуткова накладна, ТТН

Складська адреса

Адресне зберігання

Баркод

Штрихкодування

1. Надіслати на погодження керівнику. Категорія

Власник статті

Як подати заявку в підтримку? Погано:

"visibility": "internal" FAQ: Окремий розділ типових помилок дуже корисний. рішення для бізнесу Бо змінюються процеси, ERP, інтерфейси, правила, ролі, законодавство, відповідальні й продукти. # виступає як audit log. Показник </syntaxhighlight>

База знань для HR

"category": "фінансовий блок",

Приклад:

Приклад JSON статті:

змінився бізнес-процес;
змінився інтерфейс;
змінились права доступу;
вийшов новий реліз;
змінилось законодавство;
змінилась структура компанії;
змінився відповідальний;
змінився шаблон документа. {

5. Не всі статті мають бути доступні всім. Роль Архівація або видалення Приклад категорій для HR-бази знань: 3. # Налаштувати пошук. Хто за це відповідає? "status": "published",

призначити власника;
вказувати дату оновлення версій;
робити періодичний перегляд;
пов’язати оновлення версій з релізами;
додати кнопку “повідомити про помилку”;
аналізувати пошукові запити.</syntaxhighlight>

3. Коли застосовується для: Wiki добре підходить для: </syntaxhighlight>

Новий менеджер продажів	CRM, Замовлення покупця, Дебіторка, Договори
Комірник	WMS, Адресне зберігання, Штрихкодування, Відбір
Фінансист	Платіжний календар, Кредиторка, Банківська виписка
HR	Кадровий обліковий облік, Оцінка персоналу, Зарплата

! ! # виступає як власники статей. Перевірити обмеження по організації. # виступає як метрики використання. виступає як шаблон, стиль, категорії, відповідальні, правила прикладів і процедура оновлення версій.=== Що має бути в хорошій статті бази знань? ===

- Power BI

== Помилка: усе пишуть технічною мовою ==

Відповідь: ERP об’єднує продажі та реалізація, закупівельна діяльність, складський облік, фінансовий блок, виробництво, права доступу, електронний документообіг і аналітику в єдину систему. Щоб база знань була якісною, потрібен редакційний бізнес-процес. технічна підтримка без бази знань — це кол-центр із пам’яттю золотої рибки. платформа має знаходити

База знань має допомагати людині, а не доводити, що автор знає слова “ініціюйте” і “маршрутизація”. У ній мають бути не без зусиль тексти, а корисні відповіді: що це, як зробити, хто відповідає, які виступає як приклади, які помилки і що робити далі. Якщо користувач системи не здатна знайти статтю, для нього її майже не існує. Як функціонує платіжний календар

Краще:

Приклад шаблону:

* кількість статей;
* кількість переглядів;
* найпопулярніші статті;
* статті без переглядів;
* пошукові запити без результатів;
* статті з низькою оцінкою;
* кількість оновлень;
* застарілі статті;
* середній час до оновлення версій;
* кількість звернень у підтримку після публікації статті;
* частка користувачів, які користуються базою;
* кількість дублікатів;
* кількість коментарів і пропозицій. Приклад першого набору статей:

База знань здатна бути частиною системи навчання. Як звернутися в підтримку
Приклад статті:

Новому працівнику:

технічна підтримка вирішує проблему
Приклад:
'''Внутрішня база знань''' застосовують, коли потрібно працівниками компанії. # виступає як приклади.=== Що таке база знань? ===
! Після оновлень системи базу знань потрібно оновлювати. | Відкрити профіль користувача і натиснути “Змінити пароль”. Роль
<syntaxhighlight lang="text">
|-
| База знань перетворилась на звалище
| Немає структури і редактора
| Користувачі нічого не знаходять
|-
| Немає власників статей
| Ніхто не відповідає за актуальність
| Інструкції застарівають
|-
| Статті без прикладів
| Пишуть загально
| Люди не розуміють, як застосувати
|-
| Немає пошуку
| Технічно слабка платформа
| Користувачі питають у чатах
|-
| Немає синонімів
| Пошук занадто буквальний
| Люди не знаходять потрібне
|-
| Немає оновлення версій після релізів
| бізнес-процес не пов’язаний із розробкою
| Інструкції ведуть не туди
|-
| Доступ відкритий усім
| Немає ролей
| Ризик витоку чутливої інформації
|-
| Доступ занадто закритий
| Боязнь відкритості
| Користувачі не можуть знайти відповіді
|}

== База знань для технічної підтримки ==

! {| class="wikitable" style="width:100%;"
Тематики:

== З чого почати базу знань ==

'''Хороша база знань — це коли працівник знаходить відповідь за хвилину. * підтримки;
* HR;
* ERP;
* клієнтів;
* нових працівників;
* продажів;
* навчання.== Структура статті бази знань ==

[[Категорія:Права доступу в ERP]]

 "updated_at": "2026-05-16",

Приклад:

* довгих інструкцій;
* технічної документації;
* описів помилок;
* регламентів;
* договорних правил;
* FAQ;
* API-документації;
* навчальних матеріалів. 6. Ознайомитися з базою знань свого підрозділу. 3. # Вибрати платформу.== База знань і онбординг ==
Як імпортувати товари?

Власник відповідає за:

- Банківська виписка

База знань і релізи

Проблема: користувач системи не бачить розділ “фінансовий блок”. ! Типове питання → рішення для бізнесу → стаття бази знань → посилання користувачу → менше повторних звернень. І чи можна вже панікувати. Стаття

клієнт ERP питає: чим K2 ERP відрізняється від звичайного обліку в Excel?== Висновок ==

5. Причина

- додано поле “Пріоритет”;

погодження оплат;
робота з договорами;
створення контрагентів;
відкриття доступів;
оформлення відряджень;
приймання товарів;
списання браку;
робота з дебіторкою;
закриття місяця;

робота зі зверненнями підтримки.

== Метрики бази знань ==
=== Для кого потрібна база знань? ===
! Відкрити HR-портал. Заповнити постачальника, договір, суму, дату оплати. 9. 3. ↓
- Платіжний календар
платформа знаходить статті:
<syntaxhighlight lang="text">
Петро у відпустці. * Онбординг;
* Відпустки;
* Лікарняні;
* Відрядження;
* Зарплата;
* Оцінка персоналу;
* Навчання;
* Політики;
* Кадрові документи. ! Процеси змінюються, ERP оновлюється, ролі змінюються, кнопки переїжджають, а стара інструкція продовжує впевнено вести користувача не туди. ! Тип статті
== Помилка: немає процесу оновлення версій ==
3. Це квест. Це жива платформа, де знання структуровані, актуальні, доступні, зрозумілі й корисні для роботи. {| class="wikitable" style="width:100%;"

=== Чому база знань застаріває? ===
! Що означає
[[Категорія:API]]
Вона оптимізує:
</div>
Використання
[[Категорія:Технічна підтримка]]

HR-база знань оптимізує працівникам знаходити відповіді без постійних звернень до HR. {| class="wikitable" style="width:100%;"
Створіть заявку, заповніть поля і натисніть “Відправити на погодження”. Пройти навчання по K2 ERP. !== Помилка: база знань без прикладів ==
!<syntaxhighlight lang="text">

Одна людина не повинна бути єдиним автором усієї бази знань.<syntaxhighlight lang="text">

Приклад:

База знань додатково пояснює “як це реально використовувати”. Пройти зустріч з керівником. ! FAQ
Теги дозволяють знаходити статті не тільки за основною категорією. реліз системи
Які виступає як обмеження?<syntaxhighlight lang="text">
Реліз здатна змінити:
Наступного разу користувач системи знаходить відповідь сам
У [[K2 ERP]] база знань здатна бути пов’язана з ERP-процесами, модулями, ролями, задачами, підтримкою, документообігом і навчанням користувачів. Вказати дати. Значення
|-
| Статей у базі знань
| 1 250
|-
| Переглядів за місяць
| 48 000
|-
| Пошуків без результату
| 320
|-
| Статей, які потребують оновлення версій
| 87
|-
| Найпопулярніша стаття
| “Як створити заявку на оплату”
|}

</syntaxhighlight>

Під час впровадження ERP база знань особливо корисна.

[[Категорія:Навчання персоналу]]
== Для чого потрібна база знань ==
=== Як зробити, щоб базою знань користувалися? ===
Приклад структури:
10. * інтерфейс;
* назви кнопок;
* логіку процесу;
* права доступу;
* API;
* поля документів;
* звіти;
* маршрути погодження;
* помилки;
* обмеження. 6. Такі статті економлять час підтримки й користувачів. Тоді вона стає не без зусиль довідником, а частиною керованої системи знань компанії. |-
| Хто погоджує заявку на оплату? Отримати доступи. # виступає як типові помилки. Документація часто описує “як має бути”.== Редакційний бізнес-процес ==
- Замовлення покупця
Корисні метрики:
 ↓
Приклад FAQ:

Категорії допомагають структурувати статті.

База знань і документація

Що таке база знань

Коротко

База знань для впровадження ERP

Внутрішня база знань

База знань і FAQ

Види баз знань

Шаблон статті бази знань

Зовнішня база знань

Категорії бази знань

База знань у K2 ERP

База знань і права доступу

Ролі в базі знань

Власник статті

База знань для HR

База знань і релізи