ERP для охоронної компанії

Обстеження об’єкта

Графіки змін охоронців потрібні для планування роботи персоналу. P&L можна аналізувати:

SLA реагування

маршрут;
контрольні точки;
графік обходів;
відповідального;
час проходження;
QR-коди;
NFC-мітки;
геолокацію;
фото;
чекліст;
порушення;
інциденти;
звіт клієнту.

!== Дашборд охоронної компанії ==

Транспорт охорони

Кабінет клієнта

Перехід на ERP потребує підготовки клієнтських, договірних, операційних, кадрових і фінансових даних. Документообіг охоронної компанії охоплює договори, додаткові угоди, акти, рахунки, інструкції постів, службові звіти, журнали подій, документи персоналу й документи по обладнанню.== Акти охоронних послуг ==

Для охоронної компанії критично контролювати документи персоналу.== складський облік охоронної компанії ==

Контрольний список вибору ERP для охоронної компанії

об’єкт будівництва;
пости;
в’їзд і виїзд транспорту;
відвідувачів;
підрядників;
інциденти;
обходи;
фото;
звіти клієнту;
додаткові зміни.== Собівартість охоронних послуг ==

K2 ERP для охоронної компанії

Типові помилки при впровадженні ERP для охоронної компанії

додати пост;
прибрати пост;
змінити графік;
змінити тариф;
додати мобільну групу;
додати технічну охорону;
змінити SLA;
продовжити строк договору;
змінити відповідального;
змінити порядок оплати. Здача зміни потрібна для передачі інформації між охоронцями. |-

| Кому потрібна така ERP?== Маршрути патрулів ==

Службові звіти

чергування;
кількість виїздів;
нічні години;
складність маршруту;
SLA;
премії за швидке реагування;
штрафи за порушення;
витрати на пальне;
добові;
додаткові задача. Блок

ERP здатна фіксувати: Кабінет клієнта здатна бути зовнішнім сервісом, інтегрованим із K2 ERP. ERP здатна вести:

Приклади об’єктів:

стандарти роботи постів;
чеклісти перевірок;
аудити об’єктів;
скарги клієнтів;
невідповідності;
CAPA;
оцінку охоронців;
контроль інструктажів;
KPI якості;
аналіз повторних інцидентів. ! # Описати правила зарплати. Наслідок

BPM система оптимізує цифровізувати внутрішні процеси охоронної компанії. клієнт ERP здатна бачити: ! | Так.== Зарплата мобільних груп ==

Приклади інцидентів:

! * назву об’єкта;

клієнта;
адресу;
GPS-координати;
відповідального клієнта;
відповідального менеджера;
пости;
графіки;
інструкції;
план об’єкта;
контакти екстрених служб;
обладнання;
журнал подій;
інциденти;
акти;
витрати;
P&L об’єкта.

Інструкція поста

Екіпірування охоронців потрібно контролювати як складські запаси або інвентар. У Power BI можна аналізувати:

Можна вести:

Рахунки клієнтам

КПП;
рецепція;
вхідна група;
складський пост;
паркінг;
відеонагляд;
обхід території;
пропускний пункт;
пожежний пост;
мобільний патруль;
внутрішній пост;
нічний пост.

Об’єкт охорони — це місце або актив, де надаються охоронні послуги. Через застосунок охоронець здатна:

Клієнти охоронної компанії

свої об’єкти;
пости;
графіки;
звіти;
інциденти;
тривожні виклики;
акти;
рахунки;
оплати;
заявки;
документи;
SLA;
повідомлення. Тривожний виклик — подія, яка потребує реагування. У Персонал охорони передбачено охоронців, старших змін, начальників об’єктів, операторів пульта, водіїв груп реагування, інспекторів, менеджерів і керівників напрямів.== Допуски і посвідчення ==

Додаткові угоди

дату;
час;
об’єкт;
пост;
охоронця;
тип події;
SEO-опис;
фото;
відео або посилання;
відповідального;
статус;
рішення для бізнесу;
повідомлення клієнту. ERP здатна підтримувати:

Що має включати ERP для охоронної компанії

клієнта;
договір;
об’єкт;
період;
послуги;
кількість постів;
кількість змін;
тариф;
суму;
ПДВ;
строк оплати;
статус;
оплату;
прострочення. # Описати графіки змін.

CRM здатна підтримувати:

ERP здатна фіксувати видачу екіпірування працівнику або на об’єкт.== Що переносити в ERP == Зарплата охоронців здатна мати складні правила.

охоронця;
об’єкт;
пост;
час;
геолокацію;
фото;
чекліст;
прийняття майна;
коментар;
відхилення;
підтвердження старшого зміни. # Зібрати охоронців. * камери;
датчики;
сигналізація;
турнікети;
системи доступу;
сервери відеонагляду;
пульти;
тривожні кнопки;
рації;
GPS-трекери;
планшети;
зарядні станції. Питання

автомобіль;
інвентарний номер;
номерний знак;
водія;
графік;
маршрути;
пробіг;
пальне;
ремонти;
ТО;
страхування;
GPS;
витрати;
P&L використання. * клієнта;
об’єкт;
тип послуги;
строк дії;
кількість постів;
графік охорони;
тариф;
щомісячну суму;
умови оплати;
SLA;
штрафи;
відповідальність сторін;
додаткові послуги;
статус погодження;
статус підписання;
додаткові угоди. * отримання сигналів;
створення тривожного виклику;
призначення мобільної групи;
фіксації часу реагування;
закриття події;
формування звіту;
контролю SLA;
аналітики повторних тривог.

У K2 ERP можна вести: Другий етап: |- | Клієнти | CRM, договори, об’єкти, контакти, рахунки, акти, дебіторка |- | Об’єкти | об’єкти охорони, адреси, пости, графіки, інструкції, відповідальні |- | Операції | наряди, зміни, патрулі, мобільні групи, інциденти, журнал подій |- | Персонал | охоронці, посади, допуски, графіки, табелі, зарплата, KPI |- | фінансовий блок | рахунки, акти, оплати, Cash Flow, P&L, дебіторка, платіжний календар |- | складський облік | форма, рації, жетони, ліхтарі, спецзасоби, обладнання, списання |- | Транспорт | авто груп реагування, пробіг, пальне, ремонти, GPS, витрати |- | Документи | договори, інструкції постів, акти, службові записки, звіти, ECM |- | аналітичні інструменти | Power BI, прибутковість об’єктів, SLA, інциденти, AI-підказки |}

Cash Flow охоронної компанії

Приклади постів:

назву клієнта;
тип клієнта;
галузь;
контактних осіб;
договори;
об’єкти охорони;
відповідального менеджера;
умови оплати;
рахунки;
акти;
оплати;
дебіторку;
звернення;
інциденти;
документи;
P&L клієнта. Зарплата мобільних груп здатна враховувати:

CRM;
мобільним застосунком охоронця;
GPS;
системами пультової охорони;
системами відеонагляду;
системами контролю доступу;
QR/NFC-контрольними точками;
телефонією;
месенджерами;
банками;
клієнт-банком;
електронним документообігом;
електронним підписом;
Power BI;
AI-сервісами;
зовнішніми API.

AI в ERP для охоронної компанії

клієнти;
CRM;
договори;
об’єкти охорони;
пости охорони;
графіки змін;
наряди;
табелі;
охоронці;
мобільні групи;
патрулі;
маршрути;
інциденти;
журнал подій;
тривожні виклики;
SLA;
рахунки;
акти;
оплати;
дебіторка;
зарплата;
екіпірування;
склад;
закупівлі;
транспорт;
EAM;
ECM;
BPM;
Cash Flow;
P&L;
Power BI;
AI;
API. # Налаштувати P&L. * захід;
клієнта;
локацію;
дату;
кількість постів;
охоронців;
старших груп;
графік;
інструкції;
інциденти;
витрати;
акт;
P&L заходу.

У K2 ERP можна фіксувати:

підтвердити заступання;
пройти контрольну точку;
переглянути інструкцію поста;
створити подію;
зафіксувати інцидент;
додати фото;
отримати задачу;
здати зміну;
підтвердити отримання екіпірування;
бачити свій графік. K2 ERP здатна контролювати:

Вона здатна залежати від:

надходження;
видачу;
повернення;
переміщення;
списання;
залишки;
відповідальних;
серійні номери;
інвентаризацію;
стан;
ремонти;
втрати.K2 ERP здатна бути українською альтернативою 1С/BAS для керування охоронним бізнесом.== Графіки змін охоронців ==

Наряд охорони — це документ або запис, який визначає, хто, коли й на який пост заступає.

Наряди охорони

графіка;
нарядів;
фактичних відміток;
замін;
неявок;
запізнень;
понаднормових;
нічних годин;
святкових годин;
чергувань;
відпусток;
лікарняних.

погодження договору;
запуск нового об’єкта;
погодження комерційної пропозиції;
формування наряду;
заміна охоронця;
розгляд інциденту;
службове розслідування;
заявка на форму;
заявка на ремонт авто;
погодження рахунку;
закриття місяця по об’єкту. # Зібрати транспорт.== Договір охорони ==

Інструкція здатна містити:

дату;
час;
об’єкт;
пост;
охоронця;
тип інциденту;
рівень критичності;
SEO-опис;
фото;
учасників;
свідків;
дії охорони;
відповідального;
статус;
висновок;
витрати;
претензію;
CAPA;
вплив на P&L. Пропускний режим важливий для складів, виробництва, бізнес-центрів, ЖК, будівництва та інших об’єктів.

У журналі можна вести:

Охоронний бізнес-середовище має складну операційну модель: багато людей працюють позмінно на різних об’єктах, послуги надаються безперервно, клієнти очікують дисципліни, звітності, швидкої реакції та прозорих актів виконаних робіт. Що показує

Технічна охорона

провідний результат. ERP для охоронної компанії дає можливість власнику й керівникам бачити, які об’єкти охороняються, хто вийшов на зміну, де виступає як інциденти, які клієнти мають борг, які об’єкти прибуткові, які витрати ростуть і який фактичний Cash Flow та P&L охоронного бізнесу. Бюджетування оптимізує планувати доходи, витрати, персонал, закупівельна діяльність й Cash Flow. Відповідь

Пости охорони

клієнтів;
об’єкти;
пости;
зміни;
табелі;
зарплату;
інциденти;
тривожні виклики;
SLA;
мобільні групи;
транспорт;
пальне;
екіпірування;
рахунки;
дебіторку;
Cash Flow;
P&L;
прибутковість об’єктів. Приклади змін:

EAM для охоронної компанії

Мобільна група реагування — це екіпаж, який виїжджає на тривоги або інциденти. * договори з клієнтами;

додаткові угоди;
акти;
рахунки;
інструкції постів;
службові записки;
звіти по інцидентах;
документи охоронців;
акти видачі форми;
акти списання;
документи транспорту;
документи обладнання.

ERP має показувати:

Приклад дашборда охоронної компанії

P&L показує прибутки й збитки охоронного бізнесу. ERP для охоронної компанії має інтегруватися з операційними, фінансовими й технічними системами. Рекомендується переглянути графік, провести роботу з персоналом і посилити контроль дебіторки.

Тривожні виклики

K2 ERP здатна бути українською ERP-системою для охоронного бізнесу.== QMS для охоронної компанії ==

клієнта;
об’єкт;
тип тривоги;
час отримання;
джерело сигналу;
мобільну групу;
час виїзду;
час прибуття;
результат;
фото;
коментар;
акт;
SLA;
повторні виклики. | Це платформа для керування клієнтами, договорами, об’єктами охорони, постами, графіками змін, нарядами, інцидентами, персоналом, зарплатою, Cash Flow і P&L. QMS система здатна використовуватися для контролю якості охоронних послуг. K2 ERP здатна охоплювати:

До P&L можуть входити виручка, зарплата охоронців, зарплата адміністрації, транспорт, пальне, форма, обладнання, зв’язок, оренда, податки, ремонти, амортизація та інші витрати. # Зібрати допуски й документи.== Здача зміни ==

зарплата охоронців;
інциденти;
журнал подій;
мобільні групи;
тривожні виклики;
екіпірування;
складський облік;
транспорт;
пальне;
електронний документообіг;
P&L;
Power BI. Типовий план:

Пультова охорона пов’язана з моніторингом сигналів, тривожними викликами та реагуванням. | З аудиту клієнтів, договорів, об’єктів, постів, охоронців, графіків, табелів, зарплати, екіпірування, транспорту, дебіторки й фінансової моделі охоронної компанії.

Видача екіпірування

Транспорт охорони потрібен для мобільних груп, інспекторів, логістики, доставки персоналу й супроводу.

Пост охорони — це конкретне місце або функція, яку виконує охоронець на об’єкті. * зарплата охоронців;

податки;
форма;
екіпірування;
транспорт;
пальне;
зв’язок;
рації;
обладнання;
адміністративний супровід;
інспектори;
ремонти;
навчання;
витрати мобільних груп. # Налаштувати Cash Flow. {| class="wikitable" style="width:100%;"

Картка об’єкта охорони

графіки змін ведуться в Excel;
наряди формуються вручну;
табелі охоронців збираються із затримкою;
зарплата охоронців рахується вручну;
інциденти фіксуються в месенджерах;
немає єдиного реєстру об’єктів і постів;
договори не пов’язані з актами та рахунками;
складно побачити прибутковість конкретного об’єкта;
мобільні групи реагування працюють окремо від фінансів;
екіпірування й обладнання не контролюються;
транспортні витрати не прив’язані до напрямів;
керівник не бачить Cash Flow і P&L по клієнтах, об’єктах і регіонах. У K2 ERP можна вести обліковий облік відвідувачів об’єкта. Вона дає можливість цифровізувати CRM, клієнтів, договори, об’єкти охорони, пости, графіки змін, наряди, табелі, заступання на зміну, здачу зміни, мобільні групи реагування, тривожні виклики, патрулювання, журнал подій, інциденти, пропускний режим, зарплату охоронців, екіпірування, складський облік, транспорт, пальне, EAM, ECM, BPM, QMS, LMS, Cash Flow, P&L, Power BI, AI, API та інтеграції. {| class="wikitable" style="width:100%;"

ERP здатна формувати табель на основі:

які активи працюють;
які в ремонті;
які видані охоронцям;
які встановлені на об’єкті;
коли потрібне ТО;
які витрати на ремонт;
які активи втрачено;
які активи потрібно списати;
як обладнання впливає на якість послуги. Інструкція поста охорони описує правила роботи охоронця на конкретному посту. Power BI здатна використовуватися для розширеної аналітики поверх даних K2 ERP. Табель охоронців фіксує фактично відпрацьований час.

До собівартості можуть входити:

клієнта;
договір;
об’єкт;
рахунок;
суму боргу;
строк прострочення;
відповідального менеджера;
історію нагадувань;
ризик зупинки послуг;
вплив на Cash Flow;
P&L клієнта.

Можна фіксувати:

прогнозувати неявки охоронців;
знаходити об’єкти з низькою прибутковістю;
пояснювати зростання витрат;
прогнозувати Cash Flow;
виявляти ризик порушення SLA;
аналізувати повторні інциденти;
знаходити клієнтів із ризиком неоплати;
підказувати оптимальні заміни в графіку;
аналізувати транспортні витрати;
формувати короткий звіт по об’єкту або регіону.

ліди;
джерела звернень;
заявки на охорону;
комерційні пропозиції;
обстеження об’єкта;
розрахунок вартості;
погодження умов;
воронку продажів;
причини програшу;
повторні продажі та реалізація;
продовження договорів;
роботу з дебіторкою. |-

З чого почати?== обліковий облік пального == Потрібно контролювати:
Фізична охорона	об’єкти, пости, охоронці, зміни, наряди, табелі, інциденти, зарплата
Пультова охорона	тривожні виклики, мобільні групи, клієнти, об’єкти, SLA, реагування
Охорона бізнес-центрів	пости, відвідувачі, пропуски, інциденти, графіки, звіти клієнтам
Охорона складів і виробництва	КПП, патрулі, журнали подій, вантажі, транспорт, інциденти
Охорона ритейлу	магазини, охоронці, графіки, інциденти, крадіжки, службові звіти
Охорона заходів	тимчасові пости, наряди, персонал, зміни, акти, витрати
Технічна охорона	обладнання, датчики, камери, монтаж, сервіс, ремонти, EAM
Інкасація або супровід	маршрути, екіпажі, транспорт, графіки, безпека, акти, витрати
Холдингова охоронна структура	філії, регіони, персонал, консолідація, фінансовий блок, Power BI

ERP для охоронної компанії потрібна охоронному бізнесу, який хоче керувати не тільки договорами й табелями, а всією операційною та фінансовою моделлю: клієнтами, об’єктами, постами, змінами, нарядами, інцидентами, мобільними групами, персоналом, зарплатою, транспортом, екіпіруванням, Cash Flow і P&L. # Зібрати рахунки й акти. * адресу;

тип об’єкта;
площу;
кількість входів;
кількість постів;
режим роботи;
ризики;
потребу в технічних засобах;
вимоги клієнта;
фото;
схему;
рекомендації;
попередній розрахунок вартості. інформаційні дані

Маршрут патруля описує послідовність контрольних точок. це ERP-система керування охоронним бізнесом, яка об’єднує клієнтів, договори, об’єкти охорони, пости, графіки змін, наряди, патрулі, інциденти, тривожні виклики, мобільні групи реагування, персонал, зарплату, екіпірування, транспорт, електронний документообіг, Cash Flow, P&L, Power BI, AI, API та інтеграції виступає ключовою рисою ERP для охоронної компанії.

Що таке ERP для охоронної компанії

Обстеження об’єкта охорони потрібне перед запуском послуги. ! # Звірити оплати.== Табель охоронців ==

Обладнання охорони

У K2 ERP можна вести картку об’єкта охорони. Собівартість охоронних послуг оптимізує зрозуміти реальну прибутковість клієнта або об’єкта. Третій етап:

по компанії;
по клієнту;
по договору;
по об’єкту;
по посту;
по регіону;
по мобільній групі;
по напряму послуг;
по менеджеру;
по періоду.== Мінімальний старт ERP для охоронної компанії ==

час здачі;
стан поста;
події за зміну;
інциденти;
передане майно;
ключі;
рації;
документи;
зауваження;
підпис або підтвердження;
фото. |-

Що найважливіше?== KPI охоронної компанії ==

ERP здатна контролювати:

Екіпірування охоронців

форма;
взуття;
куртки;
жилети;
жетони;
бейджі;
рації;
ліхтарі;
планшети;
телефони;
ключі;
аптечки;
спецзасоби;
засоби індивідуального захисту. # Зібрати наряди й табелі. K2 ERP здатна підтримувати:

K2 ERP здатна вести:

Що не варто переносити автоматизовано

ставки за годину;
ставки за зміну;
ставки за добу;
типу об’єкта;
нічних годин;
святкових годин;
понаднормових;
премій;
штрафів;
замін;
неявок;
класу охоронця;
KPI;
якості роботи;
інцидентів. |}

У ERP можна фіксувати:

Можна планувати:

Для яких компаній потрібна ERP

Приклади KPI:

Зовнішні посилання

Правильне впровадження ERP для охоронної компанії — це не копіювання старих Excel-таблиць. # Зібрати клієнтів.

які об’єкти охороняються;
скільки постів на кожному об’єкті;
хто заступив на зміну;
хто запізнився або не вийшов;
які наряди сформовані;
які інциденти сталися;
які тривоги оброблені;
які мобільні групи реагували;
які акти потрібно виставити клієнту;
які рахунки оплачені;
яка дебіторська заборгованість;
як рахується зарплата охоронців;
які витрати по об’єкту;
яка прибутковість клієнта, об’єкта або регіону;
як усе це впливає на Cash Flow і P&L.

виручку по договорах;
нові об’єкти;
витрати на зарплату;
витрати на форму;
витрати на транспорт;
пальне;
ремонт обладнання;
закупівельна діяльність рацій;
навчання;
податки;
маркетинг;
Cash Flow;
P&L;
бюджети регіонів.

Технічна охорона здатна бути окремим напрямом охоронної компанії. Це побудова прозорої моделі: від клієнта, договору й об’єкта до поста, зміни, табеля, зарплати, акта, оплати та фінального P&L по клієнту, об’єкту, регіону або напряму послуг. # Очистити дублікати клієнтів.== Журнал подій ==

ERP здатна підтримувати:

назву маршруту;
об’єкт;
контрольні точки;
порядок проходження;
частоту;
допустиме відхилення часу;
відповідальних;
інструкції;
ризикові зони;
історію проходжень. Курси можуть охоплювати:

SEO title: ERP для охоронної компанії — клієнти, об’єкти, пости, зміни, наряди, інциденти, зарплата, Cash Flow, P&L і K2 ERP

SEO keywords: ERP для охоронної компанії, ERP для охорони, автоматизація охоронної компанії, охоронний бізнес, об’єкти охорони, пости охорони, графіки змін охоронців, наряди охорони, патрулі, інциденти, тривожні виклики, мобільні групи реагування, зарплата охоронців, K2 ERP, українська ERP, альтернатива 1С для охоронної компанії, Power BI, AI, API

</noinclude>
 {{SEO
Шаблон для службового SEO-опису сторінки.

}}

Охорона ритейлу має специфіку магазинів, торгових залів, касових зон, складів і запобігання крадіжкам.== Чому охоронній компанії потрібна ERP ==

У наряді можна вести:

K2 ERP здатна інтегруватися з пультовими системами для:

працівника;
посаду;
підрозділ;
регіон;
допуски;
посвідчення;
графік;
наряди;
табель;
зарплату;
KPI;
навчання;
екіпірування;
документи;
доступи. Основні причини — 6 понаднормових змін, 3 заміни через неявки, збільшення витрат на пальне мобільної групи та прострочення оплати клієнта на 18 днів.

Замість 1С/BAS. Для українських охоронних компаній ERP часто розглядається як заміна 1С, альтернатива BAS, альтернатива 1С для охоронної компанії або перехід із застарілих, самописних чи доопрацьованих систем на сучасну українську ERP. ERP потрібна, якщо:

Об’єкти

активні об’єкти, пости, графіки, відповідальні, інструкції

Зміни

наряди, заступання, неявки, заміни, табелі, понаднормові

Події

журнал подій, інциденти, тривоги, патрулі, службові звіти

Персонал

охоронці, допуски, навчання, KPI, зарплата, екіпірування

фінансовий блок

рахунки, акти, оплати, дебіторка, Cash Flow, P&L

Якість

SLA, скарги клієнтів, аудити, CAPA, повторні порушення

У K2 ERP можна вести:

! ERP здатна підтримувати KPI для керівників, охоронців, мобільних груп, операторів пульта та менеджерів. K2 ERP здатна зберігати й погоджувати: ERP здатна контролювати: охоронної компанії: клієнти забезпечується через Українська ERP. K2 ERP здатна бути ERP-системою; так само реалізовано договори, об’єкти охорони, пости, графіки змін, наряди, патрулі, інциденти, тривоги, мобільні групи, персонал, зарплата охоронців, екіпірування, транспорт, EAM, електронний документообіг, Cash Flow, P&L, Power BI, AI, API та інтеграції. через CRM для охоронної компанії користувачі можуть керувати продажами охоронних послуг і відносинами з клієнтами. ERP здатна контролювати:

EAM здатна показувати:

ПІБ;
компанію;
документ;
мету візиту;
кого відвідує;
час входу;
час виходу;
перепустку;
транспорт;
коментар;
фото;
статус. * магазини;
графіки охоронців;
інциденти;
крадіжки;
конфлікти;
акти;
фото;
службові розслідування;
звіти клієнту;
KPI по магазинах. ERP здатна вести:

P&L охоронної компанії

Охорона будівництва потребує контролю КПП, матеріалів, техніки, підрядників і нічних обходів. ERP здатна контролювати:

дату;
об’єкт;
пост;
зміну;
охоронця;
старшого зміни;
час початку;
час завершення;
інструкцію;
екіпірування;
статус заступання;
відмітку про здачу зміни;
коментарі;
інциденти. Рахунок клієнту у охоронній компанії здатна формуватися за договором, абонентською платою, фактичними змінами, викликами або додатковими послугами.

ERP здатна формувати акт на основі:

Персонал охорони

K2 ERP здатна інтегруватися з:

Патрулювання

EAM система у охоронній компанії оптимізує контролювати обладнання, транспорт, засоби зв’язку та технічні системи. * спроба проникнення;

порушення пропускного режиму;
крадіжка;
конфлікт;
пошкодження майна;
пожежна тривога;
технічна несправність;
відмова обладнання;
порушення інструкції;
неявка охоронця;
запізнення;
скарга клієнта. Помилка

своєчасність заступання;
кількість неявок;
кількість запізнень;
виконання обходів;
час реагування;
порушення SLA;
кількість інцидентів;
якість звітності;
задоволеність клієнта;
дебіторка клієнтів;
маржа об’єктів;
P&L регіону.

Мобільні групи реагування

посвідчення охоронця;
строк дії;
медичні довідки;
навчання;
інструктажі;
допуск до об’єкта;
допуск до спеціальних робіт;
документи водія;
сертифікати;
нагадування про завершення строку.

ERP здатна вести:

Мобільний застосунок охоронця

У нову ERP не варто без перевірки переносити:

BPM для охоронної компанії

Висновок

AI у K2 ERP здатна допомагати власнику, CEO, COO, CFO, операційному директору, начальнику охорони, HR, диспетчерам і фінансистам.

Приклади:

Журнал подій охорони — це цифровий журнал, у якому фіксуються всі важливі події на об’єкті. Що потрібно цифровізувати

Провести аудит поточних систем. AI-підказка. Об’єкт «Логістичний центр Захід» має ризик падіння маржі нижче 12% у поточному місяці. * інструкції постів;

правила пропускного режиму;
дії при тривозі;
дії при пожежі;
комунікацію з відвідувачами;
першу допомогу;
роботу з ERP;
роботу з мобільним застосунком;
правила звітності;
охорону праці.

! Склад охоронної компанії здатна містити форму, обладнання, рації, ліхтарі, витратні матеріали, запасні частини, засоби зв’язку й технічні пристрої. # Зібрати об’єкти охорони.== Охорона ритейлу ==

Перший етап:

режим роботи;
обов’язки;
маршрут обходу;
порядок допуску;
порядок перевірки документів;
правила реагування;
контакти відповідальних;
дії при тривозі;
дії при пожежі;
дії при інциденті;
порядок ведення журналу;
заборони;
чеклісти. Заступання на зміну здатна контролюватися через мобільний застосунок, QR-код, геолокацію або ручне підтвердження відповідальним.== Коротко ==

|- | Клієнти | CRM, договори, об’єкти, рахунки, дебіторка, P&L |- | Договори | тарифи, строки, SLA, акти, рахунки, умови оплати |- | Об’єкти охорони | операційне керування, пости, графіки, інциденти |- | Пости | наряди, зміни, інструкції, табелі, собівартість |- | Охоронці | графіки, наряди, табелі, зарплата, допуски, KPI |- | Графіки | планування змін і контроль замін |- | Табелі | зарплата, план-факт, аналіз робочого часу |- | Рахунки й акти | фінансовий контроль і дебіторка |- | Екіпірування | складський облік, видача, повернення, списання |- | Транспорт | мобільні групи, пальне, ремонти, витрати |}

ERP здатна фіксувати:

У звіті можна показувати:

дублікати клієнтів;
неактуальні договори;
закриті об’єкти без аналітичної цінності;
пости без актуального статусу;
охоронців без актуального статусу;
старі графіки без потреби;
табелі без звірки;
зарплатні правила без підтвердження;
борги без звірки;
екіпірування без інвентаризації;
транспортні витрати без документів;
інциденти без структури;
ручні коригування без пояснення. Що має бути в ERP

|- | Що таке ERP для охоронної компанії?

очікувані оплати клієнтів;
фактичні надходження;
прострочену дебіторку;
зарплату охоронців;
податки;
закупівлю форми;
витрати на транспорт;
пальне;
ремонти;
оренду;
зв’язок;
обладнання;
кредити;
касові розриви;
платіжний календар. # Навчити користувачів. Тип компанії

електронний документообіг охоронної компанії

Перед вибором ERP для охоронної компанії потрібно перевірити:

Бюджетування охоронної компанії

ECM для охоронної компанії

Дебіторська заборгованість клієнтів

Пропускний режим

Облік пального важливий для компаній із мобільними групами реагування. | Компаніям фізичної охорони, пультової охорони, охорони ритейлу, складів, виробництва, бізнес-центрів, будівництва, заходів і мобільних груп реагування. Дашборд охоронної компанії показує власнику, CEO, COO, CFO, керівнику операцій, начальнику охорони, HR і фінансисту ключові показники.== CRM для охоронної компанії ==

Він здатна містити:

відвідувачів;
транспорт;
перепустки;
заявки на допуск;
тимчасові перепустки;
чорні списки;
журнали входу;
журнали виїзду;
вантажі;
відповідальних осіб;
інциденти.

Картка інциденту

працівника;
об’єкт;
позицію;
розмір;
кількість;
серійний номер;
дату видачі;
строк використання;
стан;
відповідального;
повернення;
списання. SLA реагування визначає допустимий час реакції на тривожний виклик або інцидент. | Об’єкти, пости, графіки, наряди, табелі, зарплата охоронців, інциденти, мобільні групи, акти, рахунки, дебіторка, Cash Flow і P&L. У K2 ERP можна вести:

Міграція на ERP для охоронної компанії

картки документів;
версії;
шаблони;
електронний архів;
права доступу;
конфіденційні документи;
погодження;
електронний підпис;
повнотекстовий пошук;
AI-пошук;
зв’язок із клієнтом, договором, об’єктом і інцидентом. * монтаж обладнання;
сервісні заявки;
обслуговування;
ремонти;
заміну датчиків;
тривожні кнопки;
відеонагляд;
системи контролю доступу;
акти виконаних робіт;
абонентські платежі;
P&L технічного напряму.

Cash Flow показує рух грошей охоронної компанії. # Налаштувати електронний документообіг.

Можна вести:

Об’єкти охорони

Не описати об’єкти й пости	неможливо коректно планувати зміни й рахувати собівартість	створити структуру клієнт ERP → договір → об’єкт → пост
Не формалізувати графіки	табелі й зарплата залишаються ручними	налаштувати типові графіки, заміни, неявки й понаднормові
Не зв’язати наряди з табелем	фактичні години не контролюються	формувати табель на основі нарядів і фактичних відміток
Не описати правила зарплати	розрахунок зарплати буде неточним	формалізувати ставки, нічні, святкові, штрафи, премії й KPI
Не рахувати P&L по об’єктах	збиткові об’єкти непомітні	прив’язати доходи й витрати до клієнтів, договорів, об’єктів і постів
Не контролювати екіпірування	форма й обладнання губляться або списуються без контролю	вести складський облік, видачу, повернення, інвентаризацію й відповідальних
Копіювати стару систему один в один	ERP повторює старі проблеми	побудувати цільову модель керування охоронним бізнесом

Патрулювання — регулярний або позаплановий обхід території чи маршруту. # Звірити дебіторку.== Зарплата охоронців ==

договору;
об’єктів;
постів;
фактично відпрацьованих змін;
додаткових послуг;
тривожних викликів;
ремонтів;
штрафів;
знижок;
погоджень;
електронного підпису.

До екіпірування можуть належати:

Обладнання охорони здатна включати технічні засоби безпеки, які встановлені на об’єктах або використовуються компанією.== Охорона заходів ==

Клієнт охоронної компанії — це замовник охоронних послуг, який здатна мати один або багато об’єктів, договорів, контактних осіб, рахунків, актів, інцидентів і звернень. AI здатна:

ERP для охоронної компанії — це програмна платформа, яка автоматизує управлінські, операційні, кадрові, фінансові, складські та аналітичні процеси охоронного бізнесу. Дебіторська заборгованість клієнтів у охоронному бізнесі критична, бо зарплата охоронцям виплачується регулярно, а клієнти можуть затримувати оплату. ERP для охоронної компанії зазвичай охоплює:

заправки;
ліміти;
паливні картки;
пробіг;
норми витрат;
маршрути;
відхилення;
списання;
вартість пального;
витрати по автомобілях;
витрати по регіонах. |-

| Чи здатна ERP замінити 1С/BAS?== Відвідувачі == У K2 ERP можна фіксувати: ECM система потрібна для електронного архіву, версій документів, прав доступу й швидкого пошуку. LMS система здатна використовуватися для навчання охоронців, операторів пульта, водіїв мобільних груп і менеджерів.

Ознаки, що охоронній компанії потрібна ERP

K2 ERP здатна бути українською ERP для охоронної компанії та альтернативою 1С / BAS. # Зібрати активні договори.== Заступання на зміну ==

Інциденти

У K2 ERP можна вести картку інциденту. # Описати пости. # Зібрати складський облік екіпірування. * денні зміни;

нічні зміни;
добові зміни;
вахтовий режим;
графік 1/2;
графік 2/2;
графік 12/12;
графік 24/48;
заміни;
відпустки;
лікарняні;
неявки;
переробки;
план-факт годин. Навіщо потрібні

Мобільний застосунок охоронця здатна бути інтегрований із K2 ERP. Службовий звіт охорони здатна формуватися за зміною, добою, тижнем, місяцем або інцидентом.

об’єкт;
пост;
зміни;
охоронців;
події;
інциденти;
тривоги;
обходи;
порушення;
зауваження;
рекомендації;
фото;
підписи;
статус погодження. ECM здатна підтримувати:

мобільний застосунок охоронця;
GPS;
QR/NFC-контрольні точки;
інтеграційні функції ERP з пультовою охороною;
AI-аналітика;
прогноз неявок;
прогноз Cash Flow;
кабінет клієнта;
QMS;
LMS;
API;
консолідація регіонів і філій. Контур

Охорона заходів має тимчасову структуру: короткий проєкт, багато людей, змінні пости, посилена координація та швидка формування звітів. Приклади процесів: ! # Налаштувати інциденти й журнал подій.== Див. так само ==

API та інтеграції

час отримання сигналу;
час призначення групи;
час виїзду;
час прибуття;
час закриття виклику;
порушення SLA;
причини затримки;
ескалації;
штрафи;
KPI мобільних груп. Як уникнути

! * кількість клієнтів;

кількість об’єктів;
кількість постів;
графіки змін;
неявки;
запізнення;
відкриті інциденти;
тривожні виклики;
час реагування;
SLA;
дебіторку;
зарплату;
витрати;
Cash Flow;
P&L;
прибутковість об’єктів;
KPI персоналу. # Побудувати дашборди.== Power BI для охоронної компанії ==

клієнти;
договори;
об’єкти охорони;
пости;
охоронці;
графіки змін;
наряди;
табелі;
рахунки;
акти;
оплати;
дебіторка;
базовий Cash Flow;
дашборд охоронної компанії. # Запустити K2 ERP поетапно.== Охорона будівництва ==

ERP для охоронної компанії потрібна тоді, коли бізнес-середовище має багато об’єктів, змін, охоронців, замовників, постів, маршрутів, інцидентів, актів, рахунків, зарплатних правил і витрат, які вже складно контролювати в Excel, месенджерах, окремій бухгалтерській системі або самописному обліку. Договір охорони визначає умови надання послуг охорони. ! ERP здатна вести:

Картка здатна містити:

Приклад AI-підказки

бізнес-центр;
складський облік;
виробництво;
магазин;
торговий центр;
офіс;
житловий комплекс;
будівельний майданчик;
банк;
медичний заклад;
школа;
паркінг;
приватний будинок;
логістичний термінал;
тимчасовий захід. У K2 ERP можна вести:

K2 ERP здатна вести:

складський облік групи;
водія;
охоронців;
транспорт;
район відповідальності;
графік чергування;
тривожні виклики;
час реагування;
результат виїзду;
витрати;
SLA;
P&L послуги. ! Стару систему можна залишити архівом, а в K2 ERP перенести очищені актуальні інформаційні дані. Інцидент охорони — це подія, яка потребує реакції, розслідування, звіту або коригувальних дій. {| class="wikitable" style="width:100%;"

Пультова охорона

чи можна вести клієнтів;
чи виступає як CRM;
чи можна вести договори;
чи виступає як об’єкти охорони;
чи виступає як пости охорони;
чи виступає як графіки змін;
чи виступає як наряди;
чи виступає як табелі;
чи можна рахувати зарплату охоронців;
чи виступає як інциденти;
чи виступає як журнал подій;
чи виступає як мобільні групи реагування;
чи можна контролювати SLA;
чи виступає як складський облік екіпірування;
чи виступає як транспорт і пальне;
чи виступає як електронний документообіг;
чи виступає як Cash Flow;
чи виступає як P&L;
чи підтримується Power BI;
чи виступає як AI-аналітика;
чи виступає як API;
чи можна інтегрувати мобільний застосунок, GPS, пультову охорону та електронний електронний документообіг. Акт охоронних послуг підтверджує надання послуг клієнту за період. Додаткова угода здатна змінювати умови договору охорони. == LMS для охоронної компанії ==