Перейти до вмісту

Погодження

Матеріал з K2 ERP Wiki

Корисні показники:

У K2 ERP можна налаштовувати погодження для різних об’єктів і процесів. |- | Які бувають маршрути? Погодження має враховувати права доступу.== Погодження рахунків ==

Можна погоджувати договори, рахунки, платежі, заявки, закупівельна діяльність, витрати, складські операції, виробничі потреби, службові записки, документи й бізнес-процеси. Для чого потрібно

  • власникам бізнесу;
  • директорам;
  • фінансовим директорам;
  • бухгалтерам;
  • юристам;
  • керівникам відділів;
  • менеджерам продажів;
  • закупівельникам;
  • комірникам;
  • виробництву;
  • логістам;
  • будівельним компаніям;
  • агробізнесу;
  • ресторанам;
  • сервісним компаніям;
  • компаніям, які впроваджують ERP;
  • компаніям, які переходять з 1С або BAS. Можна погоджувати:

Компанії, які переходять із 1С або BAS, часто мають погодження у вигляді ручних процесів: email, месенджери, Excel, паперові підписи, усні дозволи або доопрацьовані обробки. Оплата здатна проходити маршрут погодження, після чого передаватися до бухгалтерії або банківського процесу.== Реплікатор K2 і погодження ==

  • повідомлення в системі;
  • email-повідомлення;
  • повідомлення в месенджерах;
  • нагадування про прострочення;
  • сповіщення керівнику;
  • повідомлення ініціатору;
  • автоматичні нагадування погоджувачам.== Паралельне погодження ==

Чи можна перенести погодження з 1С або BAS?

Погодження потрібно не тільки виконувати, а й аналізувати.== Маршрут погодження ==

Пов’язана сторінка: Всі інтеграції

У такому випадку платформа здатна повідомити керівника або передати бізнес-процес іншому відповідальному.== аналітичні інструменти погоджень ==

Так. * Альтернатива 1С;

Як впроваджувати погодження

  • погоджувати все підряд;
  • робити занадто довгі маршрути;
  • не визначити відповідальних;
  • не налаштувати строки;
  • не робити ескалації;
  • не фіксувати коментарі;
  • не враховувати суми й бюджети;
  • не навчити користувачів;
  • дублювати погодження в чатах;
  • залишати паперові процеси паралельно з ERP;
  • не аналізувати прострочення. Що відбувається

Погодження договорів потрібне, щоб перед підписанням договір перевірили відповідальні особи. Можна цифровізувати:

Зі старої системи можуть переноситися:

контролю закупівель забезпечується через У K2 ERP погодження здатна використовуватися; так само реалізовано оплат. Пов’язані сторінки: У процесі погодження можуть брати участь різні ролі.== Погодження в бухгалтерії ==

  • закупівлю насіння;
  • закупівлю добрив;
  • закупівлю ЗЗР;
  • списання матеріалів;
  • паливо;
  • ремонт техніки;
  • роботи по полях;
  • договори оренди;
  • витрати по культурах;
  • логістичні заявки. | Щоб контролювати рішення для бізнесу, відповідальних, строки, гроші, документи й внутрішні правила компанії. У K2 ERP можна налаштовувати різні маршрути залежно від типу документа, суми, підрозділу, проєкту, контрагента, бюджету або інших умов.== історія продукту погодження ==

Погодження в ERP потрібне для контролю документів, витрат, оплат, закупівель, договорів, відповідальності, строків і внутрішніх правил компанії.== Погодження договорів ==

Що можна погоджувати в K2 ERP?

Пов’язані сторінки:

  • вибір маршруту;
  • вибір погоджувачів;
  • перевірку суми;
  • перевірку бюджету;
  • повідомлення;
  • нагадування;
  • ескалації;
  • зміну статусу;
  • створення задачі;
  • запуск наступного процесу;
  • формування документа;
  • передачу на оплату. У CRM погодження здатна використовуватися для контролю комерційних умов. Пов’язані сторінки:

Пов’язана сторінка: CRM + ERP

  • кошториси;
  • договори;
  • акти виконаних робіт;
  • закупівельна діяльність матеріалів;
  • витрати по об’єктах;
  • заявки на оплату;
  • залучення підрядників;
  • зміни проєкту;
  • списання матеріалів. Паралельне погодження пришвидшує бізнес-процес, коли не потрібно чекати завершення кожного попереднього етапу. * менеджер створює заявку;
  • керівник відділу перевіряє;
  • фінансовий директор погоджує;
  • директор затверджує;
  • бухгалтерський обліковий облік виконує оплату. Погодження оптимізує вирішувати такі задачі:

Погодження виступає як важливою частиною документообігу. інформаційні дані й документи можна перенести через сценарії міграції, але маршрути погодження краще налаштовувати заново відповідно до актуальних правил компанії.== Що таке погодження ==

Коментарі потрібні, щоб учасники процесу могли пояснювати рішення для бізнесу. Пов’язані сторінки: |- | Документ | Акт, накладна, службова записка | Щоб документ був перевірений перед виконанням або підписанням |- | Договір | Договір із клієнтом, постачальником, підрядником | Щоб юристи, фінансовий блок й керівники перевірили умови |- | Рахунок | Рахунок на оплату | Щоб оплата не пройшла без підтвердження |- | Заявка | Заявка на закупівлю, складський облік, ремонт, оплату | Щоб відповідальні підтвердили потребу |- | Закупівля | Замовлення постачальнику | Щоб закупівля відповідала бюджету й потребам |- | Оплата | Платіж постачальнику | Щоб контролювати рух коштів |- | Витрата | Витрати на проєкт, відрядження, ремонт | Щоб контролювати бюджет |- | Складська операційна дія | Списання, переміщення, інвентаризація | Щоб уникати несанкціонованих рухів товарів |- | Виробнича потреба | Матеріали, роботи, зміни плану | Щоб виробництво працювало за правилами |- | Заявка HelpDesk | Заявка на послугу, ремонт, підтримку | Щоб керувати пріоритетами й виконавцями |}

як приклад:

Можна погоджувати:

Інтеграції для погоджень

У ресторанах погодження здатна використовуватися для контролю закупівель, списань, меню, цін і витрат. |- | Для чого потрібне погодження? Погодження відповідає за ухвалення рішення для бізнесу щодо документа:

  • чернетка;
  • на погодженні;
  • очікує погодження;
  • погоджено;
  • відхилено;
  • повернуто на доопрацювання;
  • скасовано;
  • прострочено;
  • виконано;
  • архів. Об’єкт погодження
  • ініціатор;
  • погоджувач;
  • затверджувач;
  • виконавець;
  • спостерігач;
  • адміністратор процесу;
  • керівник підрозділу;
  • фінансист;
  • бухгалтер;
  • юрист;
  • директор;
  • власник бізнесу.

Ініціатор

Коментарі в погодженні

  • документ створюється;
  • проходить внутрішнє погодження;
  • після погодження передається на підпис;
  • підписується КЕП;
  • надсилається контрагенту;
  • зберігається в архіві.== Погодження заявок ==

В агробізнесі погодження здатна використовуватися для контролю польових робіт, матеріалів, техніки, закупівель і витрат. Пов’язана сторінка: Права доступу в ERP

Чи можна отримувати повідомлення про погодження?

Погоджувач

  • заявку на транспорт;
  • маршрут;
  • витрати на доставку;
  • залучення перевізника;
  • ремонт автомобіля;
  • списання палива;
  • відхилення від маршруту;
  • оплату перевізнику. Етап
  • погодити;
  • відхилити;
  • повернути;
  • змінити;
  • передати далі;
  • затвердити;
  • виконати. Погодження закупівель дає можливість контролювати потреби, бюджети, постачальників і ціни.== конкурентні переваги погоджень у K2 ERP ==

Права доступу в погодженні

  • погоджувач не відповів у строк;
  • документ завис на етапі;
  • заявка прострочена;
  • оплата критична;
  • договір має дедлайн;
  • потрібне рішення для бізнесу керівника. Пов’язані сторінки:

Погодження в логістиці

автоматизація процесів погоджень дає можливість зменшити ручну роботу. Можна погоджувати:

  • кількість документів на погодженні;
  • середній час погодження;
  • прострочені погодження;
  • документи по статусах;
  • документи по відповідальних;
  • відхилені документи;
  • повернуті на доопрацювання;
  • найповільніші етапи;
  • найбільш завантажені погоджувачі;
  • суми погоджених витрат;
  • суми погоджених оплат. Можливі інтеграції:
  • ERP для складу;
  • WMS система;
  • Складський облік. історія продукту погодження показує, хто створив документ, хто погодив, хто відхилив, які були коментарі, строки й статуси. Погодження оплат потрібне для контролю руху грошей. Для бізнесу. Погодження потрібне там, де критично контролювати гроші, договори, закупівельна діяльність, витрати, документи, заявки, відповідальність і виконання внутрішніх правил компанії.== Погодження закупівель ==

Погодження документів — один із найпоширеніших сценаріїв.== Погодження оплат ==

Коротко

Погодження в CRM

  • виробниче замовлення;
  • зміну виробничого плану;
  • списання матеріалів;
  • потребу в закупівлях;
  • заміну матеріалу;
  • понаднормові витрати;
  • технічні відхилення;
  • ремонт обладнання;
  • виробничі заявки. Ініціатор — це користувач системи, який створює документ, заявку або бізнес-процес погодження. Погодження — це бізнес-процес перевірки та затвердження дії або документа перед тим, як він буде виконаний, проведений, оплачений, підписаний, відправлений або переданий у роботу. ! Правильне впровадження погоджень складається з кількох етапів. * погодити;
  • відхилити;
  • повернути на доопрацювання;
  • додати коментар;
  • прикріпити файл;
  • змінити відповідального;
  • передати іншому учаснику;
  • запросити додаткову інформацію. |-

| Що можна погоджувати в K2 ERP? як приклад:

Типові помилки в погодженнях

Паралельне погодження означає, що кілька учасників отримують документ одночасно. {| class="wikitable" style="width:100%;"

Можна погоджувати витрати:

Послідовне погодження означає, що учасники погоджують документ один за одним. * Бізнес-аналітика;

Можна погоджувати:

Чи можна бачити історію погодження?

  • закупівельна діяльність продуктів;
  • зміну меню;
  • зміну калькуляційної карти;
  • зміну ціни;
  • списання продуктів;
  • інвентаризаційні різниці;
  • витрати закладу;
  • договори з постачальниками;
  • заявки на ремонт обладнання. Можна погоджувати:

Можна погоджувати:

Головне. Погодження в K2 ERP дає можливість формалізувати ухвалення рішень: хто має перевірити документ, хто затвердити, хто здатна відхилити, які строки виконання і що відбувається після погодження. Такий сценарій зручний, коли кожен наступний учасник має бачити рішення для бізнесу попереднього. |- | Чи виступає як історія продукту погодження? Пов’язані сторінки:

Можна погоджувати:

! Погоджувач — це користувач системи, який перевіряє документ або заявку на своєму етапі. Погодження — це бізнес-процес перевірки й затвердження документа, заявки, рахунку, договору, оплати, закупівельна діяльність або витрати відповідальними особами. Результат

Ролі в погодженні

  • оплату постачальнику;
  • аванс;
  • оплату за договором;
  • оплату за рахунком;
  • повернення коштів;
  • внутрішній платіж;
  • оплату витрат;
  • оплату підряднику. Перед продовженням використання, купівлею, впровадженням або підтримкою таких систем бізнесу варто перевіряти актуальні рішення для бізнесу РНБО, укази Президента України, офіційні переліки забороненого програмного забезпечення та консультуватися з юристами. Погодження в K2 ERP — це механізм керування маршрутами погодження в межах ERP-системи.== Дивіться так само ==

Можна погоджувати:

Погодження в агробізнесі

Можна погоджувати:

Чи можна налаштовувати різні маршрути погодження?

Чи можна погоджувати оплату перед передачею в банк?

У логістиці погодження здатна використовуватися для контролю транспорту, маршрутів, витрат і заявок. * Документообіг в ERP;

  • створити заявку;
  • додати SEO-опис;
  • прикріпити файли;
  • вибрати контрагента;
  • вказати суму;
  • вибрати статтю витрат;
  • запустити погодження;
  • отримати результат;
  • доопрацювати документ після відхилення. Погодження заявок застосовується для для внутрішніх потреб компанії. У маршруті можуть брати участь:

Погодження потрібні:

Навіщо потрібне погодження

  • заявку на закупівлю;
  • вибір постачальника;
  • комерційну пропозицію;
  • замовлення постачальнику;
  • рахунок;
  • оплату;
  • зміну ціни;
  • закупівлю поза бюджетом. Ініціатор здатна:

Так. * договори;

  • рахунки;
  • акти;
  • накладні;
  • службові записки;
  • заявки;
  • накази;
  • комерційні пропозиції;
  • внутрішні документи;
  • фінансові документи;
  • кадрові документи. У системі зберігаються статуси, коментарі, дії користувачів і час виконання. Так. Приклад

Типові заявки:

  • знижки;
  • індивідуальні ціни;
  • комерційні пропозиції;
  • договори з клієнтами;
  • відстрочку платежу;
  • кредитний ліміт;
  • повернення товару;
  • нестандартні умови продажу. Відповідь
  • прозорі маршрути;
  • контроль відповідальних;
  • менше хаосу в чатах;
  • історія продукту рішень;
  • контроль строків;
  • контроль оплат;
  • контроль договорів;
  • контроль закупівель;
  • контроль витрат;
  • автоматичні повідомлення;
  • ескалації;
  • аналітичні інструменти;
  • зв’язок із документами;
  • зв’язок із фінансами;
  • зв’язок із CRM, складом і виробництвом;
  • зменшення ручної роботи. |-

| Яка українська ERP для погоджень?

Маршрут погодження — це схема, за якою документ проходить через відповідальних осіб: послідовно, паралельно або за умовами.== FAQ ==

  • Інтеграція з email;
  • Інтеграція з Telegram;
  • Інтеграція з Viber;
  • Інтеграція з SMS. Ескалація потрібна, коли погодження затримується. У бухгалтерії погодження оптимізує контролювати документи, платежі, рахунки, акти й витрати. електронний документообіг відповідає за створення, зберігання, рух, підписання, архівування та пошук документів. Після затвердження документ здатна:
  • ініціатор додає рахунок;
  • керівник підтверджує потребу;
  • фінансовий блок перевіряють бюджет;
  • бухгалтерський обліковий облік перевіряє реквізити;
  • директор затверджує;
  • платіж передається до виконання. як приклад, договір можуть одночасно перевіряти:

Чим погодження в K2 ERP краще за погодження в чатах?

  • рахунки оплачуються без перевірки;
  • договори підписуються без юриста;
  • закупівельна діяльність робляться без бюджету;
  • витрати не контролюються;
  • заявки губляться в месенджерах;
  • незрозуміло, хто затвердив рішення для бізнесу;
  • немає історії коментарів;
  • немає контролю строків;
  • керівник дізнається про проблему занадто пізно.=== Для чого потрібне погодження в ERP? ===

! це бізнес-процес, у якому документ, заявка, рахунок, договір, платіж, витрата або інша дія проходить перевірку й затвердження відповідальними особами перед виконанням виступає ключовою рисою Погодження. * чому документ відхилено;

  • які умови потрібно змінити;
  • які файли додати;
  • чому потрібна закупівля;
  • чому витрата перевищує бюджет;
  • що потрібно перевірити бухгалтерії;
  • яке рішення для бізнесу прийняв керівник. Погоджувач здатна:

У K2 ERP можуть використовуватися:

Погодження у виробництві

Погодження і електронний документообіг

  • створювати заявки;
  • бачити тільки свої документи;
  • бачити документи підрозділу;
  • погоджувати документи;
  • відхиляти документи;
  • змінювати маршрут;
  • бачити фінансові інформаційні дані;
  • затверджувати понад певну суму;
  • адмініструвати процеси. У K2 ERP погодження прив’язане до документа, ролей, відповідальних, коментарів і аналітики. Затверджувач — це користувач системи, який приймає фінальне рішення для бізнесу. Умовне погодження залежить від правил. * списання товарів;
  • переміщення;
  • інвентаризаційні різниці;
  • повернення;
  • резервування;
  • видачу товарів;
  • зміну залишків;
  • відкриття нового складу;
  • зміну відповідального. |-

| Що таке маршрут погодження? як приклад:

Типовий маршрут: Перевіряються: Маршрут погодження — це послідовність або схема, за якою документ чи заявка проходить через відповідальних осіб. * перейти у статус “Погоджено”;

  • стати доступним для оплати;
  • перейти до підписання;
  • піти в роботу;
  • створити задачу виконавцю;
  • бути проведеним;
  • сформувати наступний документ. Пов’язана сторінка: Документообіг в ERP

! | K2 ERP — українська ERP-платформа для погоджень, документообігу, бізнес-процесів, фінансів, складу, CRM та інтеграцій. У K2 ERP погодження здатна бути пов’язане з:

Погодження і електронний підпис

Пов’язані сторінки:

Погодження і перехід з 1С або BAS

У чатах рішення для бізнесу губляться, немає єдиної історії, статусів і контролю строків.

Погодження здатна бути пов’язане з інтеграціями. * рахунки на оплату;

  • банківські платежі;
  • акти;
  • накладні;
  • податкові документи;
  • касові документи;
  • авансові звіти;
  • витрати;
  • договори;
  • фінансові заявки.== Ескалація погодження ==
  • контрагент;
  • сума;
  • строки;
  • умови оплати;
  • відповідальність сторін;
  • реквізити;
  • податкові умови;
  • ризики;
  • додаткові угоди;
  • файли договору. Статуси допомагають зрозуміти, на якому етапі перебуває документ. Можна використовувати повідомлення в системі, email, месенджери, SMS або інші канали через інтеграції. Питання
  • формалізувати маршрути;
  • прибрати ручні погодження;
  • налаштувати ролі;
  • зробити історію рішень прозорою;
  • підключити повідомлення;
  • цифровізувати ескалації;
  • зв’язати погодження з документами;
  • зв’язати погодження з оплатами;
  • зв’язати погодження з договорами;
  • побудувати аналітику погоджень. А маршрути погодження в K2 ERP краще налаштовувати відповідно до актуальних правил компанії. На складі погодження потрібне для контролю важливих операцій. * ERP для ресторанів;
  • ERP для HoReCa;
  • BAS Громадське харчування. | Схема проходження документа через погоджувачів і затверджувачів.== Основні задачі погодження ==
  • хто створив документ;
  • коли запущено погодження;
  • хто погодив;
  • хто відхилив;
  • хто повернув на доопрацювання;
  • які коментарі були додані;
  • які файли прикріплені;
  • коли змінився статус;
  • хто прийняв фінальне рішення для бізнесу. Застереження щодо 1С та BAS. Продукти 1С та BAS в Україні пов’язані з санкційними обмеженнями та ризиками використання підсанкційного програмного забезпечення. Українською альтернативою для переходу здатна бути K2 ERP. * документи;
  • довідники;
  • користувачі;
  • підрозділи;
  • ролі;
  • історія продукту документів;
  • рахунки;
  • договори;
  • заявки;
  • залишки;
  • фінансові інформаційні дані. В історії здатна зберігатися:
  • по підрозділах;
  • по проєктах;
  • по об’єктах;
  • по клієнтах;
  • по виробництву;
  • по складу;
  • по логістиці;
  • по ремонтах;
  • по відрядженнях;
  • по маркетингу. Пов’язана сторінка: ERP для бухгалтерії

Пов’язані сторінки:

Пов’язані сторінки:

  • менеджер;
  • керівник відділу;
  • юрист;
  • фінансовий директор;
  • бухгалтерський обліковий облік;
  • директор;
  • власник. Під час переходу на K2 ERP можна:

Типові ролі: Пов’язані сторінки:

Пов’язані сторінки: Погодження оптимізує бізнесу уникати хаосу: важливі рішення для бізнесу не губляться в чатах, листах або усних домовленостях, а проходять зрозумілий маршрут із відповідальними, строками, статусами, коментарями та історією дій. Типовий сценарій:

!SEO title: Погодження — маршрути погодження документів, заявок, договорів і рахунків у K2 ERP

SEO keywords: погодження, маршрут погодження, погодження документів, погодження договорів, погодження рахунків, погодження заявок, погодження оплат, погодження закупівель, погодження витрат, документообіг, K2 ERP, українська ERP система, ERP Україна, альтернатива BAS, альтернатива 1С, бізнес-процеси ERP 

</noinclude>
 {{SEO
Шаблон для службового SEO-опису сторінки.

}}


Погодження має працювати не тільки як список задач, а й як платформа повідомлень. {| class="wikitable" style="width:100%;"

Поширені помилки:

Що можна погоджувати в K2 ERP

як приклад:

Погодження витрат

Можна погоджувати: |- | Аналіз процесів | Визначаються документи, заявки, рахунки, договори й витрати, які потрібно погоджувати | Зрозуміло, які процеси автоматизуються |- | SEO-опис правил | Фіксуються суми, ролі, строки, винятки, умови й відповідальні | виступає як правила погодження |- | конфігурація маршрутів | Створюються послідовні, паралельні або умовні маршрути | ERP знає, кому передавати документ |- | конфігурація повідомлень | Вмикаються сповіщення, нагадування, ескалації | Погодження не губляться |- | Тестування | Перевіряються типові й нестандартні сценарії | Зменшуються помилки запуску |- | Навчання | Користувачі вчаться створювати, погоджувати й відхиляти документи | бізнес-процес починає працювати в компанії |- | аналітичні інструменти | Відстежуються строки, статуси, прострочення й завантаження | Керівництво бачить ефективність погоджень |}

Що таке погодження?

! У будівельних компаніях погодження особливо важливе, бо багато рішень пов’язано з об’єктами, договорами, підрядниками, кошторисами й витратами. | Договори, рахунки, оплати, закупівельна діяльність, витрати, заявки, документи, складські й виробничі операції. як приклад, компанія-користувач здатна вимагати, щоб:

Можна погоджувати:

  • рахунок на оплату погодив керівник підрозділу;
  • договір перевірив юрист;
  • закупівлю погодив фінансовий директор;
  • витрату затвердив власник;
  • заявку на складський облік погодив відповідальний менеджер;
  • службову записку погодили кілька керівників;
  • бюджет погодили фінансовий блок;
  • оплату погодила бухгалтерський обліковий облік;
  • документ підписав директор.== Погодження на складі ==

Так. Для впровадження ERP. Перед налаштуванням погоджень потрібно описати правила: які документи погоджуються, хто бере участь, які суми потребують затвердження, які виступає як винятки, строки, ролі та сценарії відхилення. Окремо варто відзначити договорів, рахунків, заявок, витрат, відпусток, службових записок, документів, змін у довідниках, бюджетів, проєктів, виробничих потреб, складських операцій і інших процесів компанії. Погодження здатна бути пов’язане з електронним підписом. Типові статуси:

Послідовне погодження

  • контроль документів;
  • контроль витрат;
  • контроль оплат;
  • контроль закупівель;
  • контроль договорів;
  • розподіл відповідальності;
  • фіксація рішень;
  • контроль строків;
  • збереження історії;
  • автоматизація процесів бізнес-процесів;
  • зменшення ручної роботи;
  • зменшення помилок;
  • прозорість керування. Погодження потрібне, щоб компанія-користувач не втрачала контроль над рішеннями, документами, витратами й відповідальністю. * заявка на закупівлю;
  • заявка на оплату;
  • заявка на складський облік;
  • заявка на ремонт;
  • заявка на доступ;
  • заявка на відпустку;
  • заявка на відрядження;
  • заявка в HelpDesk;
  • заявка на транспорт;
  • заявка на зміну даних. Пов’язана сторінка: HelpDesk система

У виробництві погодження оптимізує контролювати матеріали, плани, зміни й витрати. |- | Що таке погодження?=== Що таке маршрут погодження? ===

Погодження в K2 ERP здатна дати компанії такі конкурентні переваги:

Статуси погодження

!== автоматизація процесів погоджень ==

Погодження витрат оптимізує контролювати витрати компанії. Реплікатор K2 здатна допомагати під час переходу зі старих систем, але погодження часто потрібно не без зусиль переносити, а переосмислювати. | бізнес-процес перевірки й затвердження документів, заявок, рахунків, оплат, договорів, закупівель або витрат. | Послідовні, паралельні, умовні, багаторівневі, рольові й персональні.== Погодження в K2 ERP ==

Пов’язані сторінки:

Затверджувач

  • рахунок до 10 000 грн погоджує керівник відділу;
  • рахунок від 10 000 до 100 000 грн погоджує фінансовий директор;
  • рахунок понад 100 000 грн погоджує директор;
  • договір із новим постачальником обов’язково перевіряє юрист;
  • закупівля поза бюджетом потребує додаткового погодження. |}
Отримано з https://wiki.kyiv.ua/index.php?title=Погодження&oldid=1544